Checkliste für die Partyplanung: in 31 Schritten zur perfekten Party

Organisiere noch bessere Partys mit dieser Checkliste für die Partyplanung

Für die Planung einer Party benötigt man stets Zeit, Kreativität und die Fähigkeit, den Überblick behalten zu können. Wenn es sich nicht gerade um eine kleine Zusammenkunft für Familie und Freunde handelt, sollte die Partyplanung ein strukturierter Prozess mit klar definierten Schritten sein. Das gilt dabei für jede Art von Party, egal ob Retro-Disco-Party oder Halloweenparty für die Kleinen.

Unsere Checkliste für die Partyplanung soll Dir dabei helfen, den Überblick zu bewahren. Nicht jeder Schritt ist gleich wichtig für jede Party, wenn Du diese aber im Hinterkopf behälst, wirst Du in Kürze zu einem noch besseren Partyplaner werden. Folge dieser Checkliste, um sicherzustellen, dass Du keine wichtigen Schritte vergisst - wie etwa, genügend Essen für alle zu besorgen. Hungrige Gäste machen keine besonders lustige Party aus.

Rechtzeitig vorher

Datum & Zeit: Lege das Datum und die Uhrzeit für Deine Party fest. Versuche die Party so zu planen, dass keine anderen wichtigen Festlichkeiten, Feiertage oder Festivals am gleichen Tag stattfinden. Dadurch stehen Deine Chancen besser, dass Leute tatsächlich zu Deiner Party erscheinen.




Ort: Wo wird Deine Party stattfinden? Wird sie im Freien oder drinnen stattfinden? Bei jemandem zuhause, in einem Restaurant, einer Bar oder wo ganz anders? Fange damit an, über potentielle Veranstaltungsorte nachzudenken.




Thema: Entscheide, ob es ein übergeordnetes Thema geben soll. Was ist der Anlass für Deine Party? Ein spezielles Event oder "einfach nur so". Sollen sich die Gäste sich verkleiden oder einem schicken Dresscode folgen?




Publikum: Finde heraus, welche Art von Leuten sich für die Party interessieren könnte. Wo kannst Du sie erreichen? (Wo befinden sie sich offline und online?) Beginne damit, eine vorläufige Gästeliste zusammenzustellen.




Menü: Wirst Du Speisen und Getränke anbieten? Sollen die Gäste ihre eigene Verpflegung mitbringen? Denke über Deine potentielle Einkaufsliste und Catering-Möglichkeiten nach.




Team: Entscheide darüber, ob Du Alleinveranstalter sein möchtest oder ob andere Leute Dir bei der Planung und Durchführung der Party helfen sollen. Stelle ein Team zusammen und einigt Euch darüber, wer für welchen Teil der Partyplanung zuständig sein soll.




Budget: Kalkuliere, welche Kosten Dich für Miete, Verpflegung, Entertainment, Mitarbeiter, etc. erwarten werden. Wirst Du Eintritt verlangen oder Tickets verkaufen, um so ein paar der Kosten auszugleichen? Versuchst Du Gewinn zu machen?

Ein Monat vorher

Programm: Fange damit an, einen detailierteren Überblick über das Unterhaltungsprogramm vorzubereiten. Wird es Partyspiele geben? Oder anderes Entertainment in Form von einer Live-Band, einem DJ oder Tänzern? Versuche einen groben Ablauf zusammenzustellen.




Ausstattung: Da Du inzwischen eine erste Idee über das Programm hast, solltest Du jetzt überlegen, welche Art von Ausstattung Du benötigen wirst. Lautsprecher, Projektoren, Dinge für die Spiele, oder etwas ganz anderes. Werden die auftretenden Künstler ihre eigene Ausstattung und Anlagen mitbringen, oder musst Du Dich darum kümmern? Beginne damit, größere Geräte mit längeren Lieferzeiten zu bestellen.




Veranstaltungsort: Spätestens jetzt ist es auch an der Zeit den Veranstaltungsort für Deine Party zu sichern. Stelle sicher, dass Du das Restaurant reserviert hast, den Vertrag über den Konferenzsaal unterschrieben hast, oder was auch immer für Deinen Fall zutrifft.




Lieferanten: Erstelle eine engere Auswahlliste über Lieferanten und verhandle Angebote für das Catering, die Blumendekorationen, Luftballons und vieles mehr.




Event-Seite: Erstelle eine Event-Seite für Deine Party, die all das oben Genannte vereint. Die Seite sollte dabei alle Eckdaten über Deine Party beinhalten - Zeit, Ort, Programm und so weiter. Üblicherweise ist die Event-Seite auch gleichzeitig die Stelle, wo Du Anmeldungen verfolgst oder Tickets verkaufst.




Einladungen: Sende Einladungen an die Leute auf Deiner Gästeliste. In diesen Einladungen kannst Du auf Deine Event-Seite verlinken, damit Leute mehr erfahren und sich direkt anmelden können.




Promo: Beginne damit Deine Party zu promoten - über alle Kanäle und Social Media-Plattformen, auf denen Du Dein potentielles Publikum erwartest. Bitte die Gäste, die sich bereits für Deine Party angemeldet haben, darum, sie unter ihren Freunden und in ihrem Umfeld zu verbreiten. Vergesse nicht Offline-Werbung, wenn sie für Dich Sinn macht: Poster, Flyer, etc.

Zwei Wochen vorher

Lieferanten bestätigen: Stelle sicher, dass alle Lieferanten ihre Lieferungen bestätigt haben und alles auf dem richtigen Weg ist. Du möchtest keine böse Überraschung erleben, wie etwa einen fehlenden Kuchen oder fehlende Dekoration.




Fehlende Dinge kaufen: Kaufe all die kleineren Dinge, um die Du Dich selbst kümmerst - Eisboxen, Besteck, Tischdecken, etc.




Logistik: Fange an Dir Gedanken über Dinge, wie den Sitzplan oder die örtlichen Gegebenheiten Deines Veranstaltungsortes, zu machen. Wo werden die Leute parken? Durch welchen Eingang wird das Catering angeliefert werden? Gibt es eine Bühne für den DJ oder die Band? Eine Tanzfläche? Gibt es eine Garderobe, in der die Gäste ihre Mäntel abgeben können?

Eine Woche vorher

Playlist vorbereiten: Wenn Du keinen DJ hast und Dich selbst um die Musik kümmerst, ist es jetzt an der Zeit eine Playlist für die Party zusammenzustellen.




Gäste bestätigen: Hake bei den Gästen, die sich noch nicht rückgemeldet haben, nach. Schicke Erinnerungen an alle, die sich angemeldet haben, um ihre Vorfreude auf die Party zu steigern.




Sicherheitscheck: Stelle sicher, dass die Sicherheitsausstattung an ihrem vorgeschriebenen Platz ist und einwandfrei funktioniert. Gibt es einen deutlich erkennbaren Fluchtplan für den Brandfall? Wurden alle nötigen Inspektionen durchgeführt?

Ein Tag vorher

Veranstaltungsort vorbereiten: Arrangiere die Möbel, stelle sicher, dass das W-Lan funktioniert und teste das Soundsystem. Bereite die Luftballons und die restliche Partydekoration vor.




Letzte Dinge kaufen: Kaufe die letzten, leichtverderblichen Dinge ein, wie Obst, Eis, und so weiter.




Probelauf machen: Wenn möglich, mache einen Probedurchlauf mit den Lieferanten und Deinem Team, damit jeder genau weiß, was während der Party zu tun ist.

Am Tag selbst

Aufbau: Decke die Tische, bereite die Willkommensdrinks vor, mache einen letzten Soundcheck, und stelle generell sicher, dass auch die letzten Dinge an ihrem richtigen Platz sind.




Catering: Lasse die Catering-Crew herein und stelle sicher, dass sie alles haben, was sie brauchen, um das Essen vorbereiten und servieren zu können.




Einlass: Sorge dafür, dass jemand für den Einlass zuständig ist, um dort die Gäste zu begrüßen, Tickets zu scannen, die Gästeliste zu checken, die Mäntel der Gäste abzunehmen, die Willkommensdrinks zu servieren, etc.




Fotos & Video: Beauftrage jemanden aus Deinem Team (oder einen Profi) damit, die Party mit Fotos und unvergesslichen Videos zu dokumentieren, die Du anschließend mit den Gästen teilen kannst.

Nach der Party

Reinigung: Sorge dafür, dass Dein Team die Ausstattung auseinanderbaut, die Möbel an ihre Plätze zurückstellt, die Dekoration entfernt und den Veranstaltungsort putzt.




Dankeschöns: Sende Dankesschreiben an die Vermieter des Veranstaltungsortes, an die Lieferanten und - natürlich - an Deine Gäste. Teile die Fotos und Videos vom Event auf Social Media und direkt mit Deinen Gästen.




Umfrage: Wenn Du eine weitere Party planst, ist es eine gute Idee, Deinen Gästen ein paar Fragen darüber zu stellen, wie sie das Event fanden. Schau Dir dazu unseren Artikel über die wichtigsten Fragen nach einem Event an.




Finanzen: Überprüfe was Du insgesamt ausgegeben hast, inklusive dem potentiellen Umsatz vom Ticketverkauf, dem Eintrittsgeld und so weiter.