Erstelle einen Event-Businessplan (+ Checkliste)

Denn ein Event-Businessplan ist ein praktisches Dokument, das den Fokus auf sämtliche Bemühungen als ein Eventplaner beibehält. Es ist aber auch ein großartiges Instrument, um eine Eventidee an potenzielle Investoren zu verkaufen.

Lese diesen Leitfaden, um mehr über die verschiedenen Abschnitte zu erfahren, die in einem Event-Businessplan aufgenommen werden sollten, damit dieser nützlich und überzeugend ist.

1. Die Geschäftsstruktur

Die Struktur einer Eventfirma und das gesamte Teams wird weitreichende Überzeugungsarbeit leisten müssen, um Investoren überzeugen zu können. Dabei spielt es keine Rolle, wie großartig ein Eventvorschlag ist, wenn dahinter kein Team zur Verfügung steht, das diesen in die Realität umsetzen kann.

Daher sollte folgendes in die Beschreibung einer Geschäftsstruktur aufgeführt werden:

• Du und deine Rolle als Eventplaner
• Das von Dir angeworbene Event-Team (einschließlich Titel und Stellenbeschreibungen)
• Welche Art von Unternehmen Du führst (Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
• Mit welchen Vendoren und Lieferanten, Du zusammenarbeiten möchtest
• Die Firmengeschichte und vergangene Erfolge

Tipp: Sofern die Unternehmensstruktur komplexer ist, kann anhand dieses Handbuchs eine Beschreibung verfasst werden.

2. Die Eventbeschreibung

Die Eventbeschreibung ist der Inhalt eines Businessplans. Denn genau hier, wird in der Tat versucht, das Konzept an potenzielle Investoren zu verkaufen. Achte daher darauf, so viele Details wie möglich einzubeziehen.

Folgendes muss dabei in der Eventbeschreibung ansprechen:

• Auftrag der Mission: Beschreibe dabei das allgemeine Ziel der Veranstaltung und was vor, während und nach der Veranstaltung erreicht werden soll.
• Die Ziele und der Zeitplan: Beschreibe die Aufgaben, die erledigt werden müssen, wann sie erledigt werden müssen, wer sie erledigen wird und wie sie zu erledigen sind, um das Gesamtziel des Events zu erreichen.
• Eventprogramm: Beschreibe das Programm des Events im Detail und gebe einen Überblick über die Art von Inhalten, welche den Event-Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
• Zielgruppe: Teile den Investoren mit, welche Zielgruppe erreicht werden möchte (einschließlich deiner Käuferpersönlichkeit), warum dein Event gerade sie ansprechen würde und wie sie zu vermarkten ist.
• Interessengruppen: Beziehe alle wichtigen Interessengruppen in die Veranstaltung ein und gebe dabei an, inwieweit sie involviert sind und welchen Nutzen der Event für sie hat.

Ein Teil des Geschichtsverlaufs eines Events kann dabei eingefügt werden, sofern in der Vergangenheit ein ähnliches Event stattgefunden hat. Berücksichtige alle positiven Ergebnisse sowie Pläne, die in Zukunft weiter auszubauen sind.

3. Ein Entwicklungsplan

Die Eventbeschreibung sollte die potenziellen Investoren dazu zwingen, das aktuelle Event unterstützen zu möchten. Erweitere es mit einem zukünftigen Entwicklungsplan, und Du wirst sehr bald Dollarzeichen in den Augen haben.

• Zukunftsvision: Zeige das Gesamtbild, indem Du deine Vision für das bevorstehende Event beschreibst. Wird es nächstes Jahr noch größer sein? Wird es sogar auf andere Länder ausgeweitet?

• Strategische Entwicklung: Gebe an, wie Du die Zukunftsvision verwirklichen möchtest, wie der Zeitplan aussehen wird und wer an der Entwicklung beteiligt ist.
• SWOT-Analyse: Zeige den Investoren, dass alles durchdacht wurde, indem Du ihnen eine Analyse der Stärken und Schwächen deiner Vision zur Verfügung stellst.

Tipp: Sofern Du noch keine Erfahrung damit hast, dann lerne hier, wie Du eine SWOT-Analyse für einen Event durchführen kannst.

4. Die Event-Anforderungen

Verwende die Event-Anforderungen, um darstellen zu können, was für die Durchführung des Events benötigt wird. Auf diese Weise, erhalten die Investoren eine klare Vorstellung davon, wie viele Ressourcen benötigt werden, und es zeigt ihnen auch, dass Du dabei sehr gründlich warst.

Hier sind einige der vielen Dinge, die für ein Event benötigt werden:

• Einrichtungen: Auflistung über den Ort des Events, die Verpflegung, die Reise, die Unterkunft, das Parken, die Stromversorgung und das WLAN.
• Equipment: Umfasse dabei zudem Ton-, Licht- und Bühnenausrüstung für Interpreten oder Lautsprecher.
• Personal: Beschreibe jedes Event, jeden Service, jede Sicherheit, jede Unterhaltung und jedes medizinische Personal, das benötigt wird.
• Rechtliches: Umrande alle unterschiedlichen Lizenzen und Versicherungspolicen, die für ein Event benötigt werden.
• Budget: Gebe dabei an, wie viel das alles kostet.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, welche Event-Versicherungen benötigt werden.

5. Ein Marketingplan

Investoren sind nicht die einzigen Personen, an die Du ein Event verkaufen muss. Denn die eigene Zielgruppe muss auch darüber Bescheid wissen. Im Gegenzug werden die Investoren wissen wollen, wie Du das Wort ergreifen möchtest.

Hier sind einige Überlegungen, die bei der Formulierung eines Marketingplans berücksichtigt werden sollten:

• Die Positionierung: Definiere die USPs und wie das Event in Bezug auf die Konkurrenz positioniert ist.
• Das Ticketing: Beschreibe, wie viel die Tickets kosten und wie diese verteilt werden.
• Promotion: Gebe an, über welche Kanäle (wie beispielsweise E-Mail, Direktwerbung, SEM und soziale Medien) für das Event beworben wird und wie das Publikum zu erreichen ist.
• Die Öffentlichkeitsarbeit: Identifiziere jene Medien, an die Du dich wendest und wie Du sie davon überzeugst, deinen Event zu präsentieren.
• Das Budget: Schätze, wie viel es kosten wird, um das gesamte Event zu bewerben.

Tipp: Lade diese Event-Marketing-Vorlage herunter, um einen Überblick über deinen Plan zu erhalten.

6. Der Finanzplan

Es braucht Geld, um Geld zu verdienen, doch jeder, der sein Geld in deinen Event investiert, wird auch wissen wollen, ob Du es schaffen kannst. Erstelle hierfür einen Finanzplan, um das Eventbudget verwalten zu können.

Beschreibe alle möglichen Einnahmequellen des Events:

• Tickets
• Merchandising
• Verkauf von Ausstellungsflächen
• Finanzierung
• Zuschüsse
• Spenden
• Sponsoring

Liste dann sämtliche prognostizierten Ausgaben auf:

• Die Miete des Veranstaltungsortes
• Equipment-Verleih
• Marketing
• Die Redner und Entertainer
• Catering
• Fotografie
• Beschilderung und Dekoration
• Personal
• Apps und Software

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie ein Eventbudget zu planen ist, um die Kosten des Events abschätzen zu können.

7. Die Abwicklung

Nachdem alle wichtigen Abschnitte im Event-Businessplan behandelt sind, ist es nun an der Zeit, diese zusammenzufassen und schön aussehen zu lassen.

Hier sind die Abschnitte, die vor und nach den gerade behandelten Abschnitten einzufügen sind:

• Titelbild: Gebe den Namen und das Logo des Events an sowie den Titel des Geschäftsplans und die Kontaktdaten.
• Inhalt: Erstelle ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Abschnitte des Event-Businessplans aufgeführt sind.
• Zusammenfassung: Schreibe den gesamten Geschäftsplan in einem komprimierten Format, sodass alle wichtigen Details abgedeckt sind. Das Lesen selbst, dauert jedoch nur wenige Minuten.
• Anhänge: Füge Anhänge hinzu, sofern zusätzliche Notizen, Berichte oder Nachforschungen dem Geschäftsplan zu ergänzen sind.

Tipp: In diesem Handbuch erfährst Du, wie ein Geschäftsplan formatiert wird, um einen Rahmen zu erhalten.

Checkliste für einen Event-Businessplan

Um es noch einmal zusammenzufassen, hier sind jene Abschnitte, die im Event-Businessplan aufzunehmen sind:

• Titelbild: Titel, Name des Events und Logo.
• Inhaltsverzeichnis: Seitenzahlen für jeden Abschnitt.
• Zusammenfassung: Eine Kurzfassung des Geschäftsplans.
• Geschäftsstruktur: Angaben zur Art des Unternehmens und zu den Mitarbeitern.
• Eventbeschreibung: Ziele, Programm und Zielgruppe.
• Entwicklungsplan: Zukunftsvision, Strategie und SWOT-Analyse.
• Event-Anforderungen: Einrichtungen, Ausrüstung, Personal und rechtliche Bestimmungen.
• Marketingplan: Positionierung, Ticketverkauf, Promotion, PR und Budget.
• Finanzplan: Einnahmen und Ausgaben.
• Anhänge: zusätzliche Recherchen, Grafiken und Notizen.

Fazit

Es wird einige Zeit dauern, um einen Geschäftsplan für einen Event formulieren zu können, doch sobald es fertig ist, wirst Du froh darüber sein. Dies ist nicht nur für potenzielle Investoren von Nutzen, sondern auch für Dich und das gesamte Event-Team.

Denken stets daran, dass dein Event-Businessplan ein lebendiges Dokument sein sollte. Aktualisiere es daher jedes Mal, wenn es neue Entwicklungen gegeben hat.

Sofern Du noch immer Lust auf mehr hast, sehe Dir dieses Video an, in dem Du erfahren wirst, wie ein Geschäftsplan aufzustellen ist: