Wie du dein Event-Budget wie ein Profi vorbereitest und managst

Geld regiert die Welt und es kann auch das Schicksal deines Events bestimmen. Lass uns also darüber sprechen, wie du das Budget für dein Event richtig vorbereitest und verwaltest.

In diesem Artikel gehen wir die folgenden Punkte durch…

• Wie du eine Strategie für die Budgetierung deines Events entwirfst
• Welche Ausgaben du vor Ort erwarten kannst
• Welche Ausgaben für Technik du bedenken solltest
• Worauf du dein Marketingbudget fokussieren solltest
• Wie du mit deinem Event Geld verdienen kannst
• Tipps, wie du das meiste aus deinem Event-Budget holst
• Wo du kostenlose Vorlagen findest, mit denen du dein Event-Budget erstellen kannst

Es gibt viel zu besprechen, also los geht’s!

Entwerfe eine Strategie für dein Event-Budget

Es ist wichtig, dass du eine grundlegende Strategie hast, bevor du irgendwelche Kalkulationen durchführst. Sie dir das große Ganze an und stelle sicher, dass du einen guten Überblick hast.

Es gibt einige Dinge, die du bedenken solltest, wenn du eine Strategie für dein Event-Budget entwirfst:

1. Beginne mit deinem Ziel

Was ist das Ziel des Events? Möchtest du einen Profit erzielen, Spenden sammeln oder Bewusstsein schaffen?

2. Sieh dir die Daten an

Sieh dir die Umsätze und Ausgaben deiner letzten Events an. Alternativ gibt es Fallstudien von anderen Events, an denen du dich orientieren kannst.

3. Schreib alles auf

Es ist wichtig, jeden Cent zweimal zu zählen, wenn du dein Event-Budget zusammenstellst und verwaltest.

4. Kommuniziere mit deinem Team

Stelle sicher, dass dein Team das Budget versteht. Kommuniziere auch klar mit jeglichen Event-Stakeholdern.

5. Halte Ausschau nach Trends in der Eventbranche

Behalte im Auge, wofür andere Veranstaltungen ihr Budget ausgeben. Das kann auf neue Trends hindeuten, von denen du wissen solltest.

6. Erstelle einen Überblick deines Event-Budgets

Bevor wir auf die Einzelheiten eingehen, ist es eine gute Idee, einen Überblick darüber zu erstellen, wie deine Ausgaben etwa aussehen werden. Nutze diese Vorlage, um einen zu erstellen.

Ausgaben vor Ort

Es ist wahrscheinlich, dass die Veranstaltungskosten vor Ort den größten Teil deines Budgets verschlingen. Aber scheue nicht davor zurück, etwas mehr für Marketing auszugeben, wenn deine Gemeinkosten niedrig sind.

Nachfolgend findest du einige der Kosten, die am Veranstaltungsort entstehen werden, die du in deine Kalkulationen einbeziehen solltest.

1. Veranstaltungsort

Der Veranstaltungsort ist oft die größte Ausgabe vor Ort. Recherchiere, welche Optionen du hast, und verhandle den Preis, so gut du kannst.

2. Sprecher und Entertainer

Sprecher und Entertainer zu buchen kann ebenfalls teuer werden, abhängig von dem Preis, den sie verlangen.

3. Personal

Kleine Events brauchen nicht viel Personal — vielleicht nur dich. Aber es kann für größere Veranstaltungen wie Konferenzen und Festivals teuer werden.

Ausgaben für Zulieferer

Möglicherweise brauchst du externe Zulieferer, die dich bei deinem Event unterstützen. Es ist eine gute Idee, Angebote zu sammeln und Preise zu vergleichen, bevor du dich in den Kampf stürzt.

1. Catering

Essen und Trinken ist immer erwünscht (besonders wenn du ein Food-Event veranstaltest). Ob es im Preis inbegriffen ist oder nicht, du benötigst einen Caterer, der es organisiert.

2. Fotografie

Es ist wichtig, jemanden vor Ort zu haben, der Fotos und Videos von dem Event macht. Nach dem Event werden diese für Marketing- und Social-Media-Zwecke von unschätzbarem Wert sein.

3. Beschilderung und Dekoration

Das Branding eines Events wird sich auch auf dein Budget auswirken, also solltest du dich für gute Deals umsehen.

Tipp: AddToEvent ist eine ausgezeichnete Plattform, um Zulieferer für dein Event zu finden und deren Preisangebote zu vergleichen.

Ausgaben für Eventtechnik

Dieser Artikel existiert in einem digitalen Raum…und viel von deinem Event wird das auch. Du musst also auch an alle Ausgaben denken, die durch Eventtechnik verursacht werden.

Wir haben dir einige der technischen Aspekte aufgelistet, die du in deinem Budget miteinbeziehen solltest.

1. Eventmanagement-Tools

Eventmanagement-Software ist eines der besten Dinge, für die du Geld ausgeben kannst. Sie macht dein Leben einfacher, indem sie dir hilft, Tickets zu verkaufen und Daten zu sammeln.

2. Event-App

Wenn du ein groß angelegtes Event wie eine Konferenz oder ein Festival organisierst, brauchst du möglicherweise eine App. Vergiss dabei nicht, Geld in die Entwicklung und Promotion zu stecken.

3. Systemintegration

Möglicherweise hast du am Ende eine Reihe an Apps, mit denen du dich herumschlagen musst. Eventmanagement-Apps, Social-Media-Management-Apps und Website-Plugins Möglicherweise musst du jemanden einstellen, um sicherzustellen, dass alles integriert ist und reibungslos läuft.

4. Streamen

Streamen kann eine großartige Methode sein, dein Event zu vermarkten. Aber du brauchst Kameras, Mikros, ein Kamerateam und einen Social-Media-Manager.

Ausgaben für Eventmarketing

Du musst definitiv einen Teil deines Budgets ins Marketing und die Promotion deines Events investieren. Ohne wird es schwierig sein, Leute dazu zu bringen, an deinem Event teilzunehmen.

Sehen wir uns an, wofür du dein Marketingbudget ausgeben kannst.

1. SEO und SEM

SEO ist wichtig, damit deine Event-Website bei Google-Suchen gefunden wird. Du kannst das auch mit PPC-Anzeigen via Google Adwords supplementieren.

2. PR-Kampagnen

Eine PR-Kampagne kann dabei helfen, dass von deinem Event in Medien berichtet wird. Du kannst dafür eine Agentur anheuern oder Zeit aufwenden, um Medien selbst zu kontaktieren.

3. Social-Media-Werbung

Du kannst dein Event auf allen sozialen Netzwerken bewerben. Teil einen Teil deines Budgets für Anzeigen auf Facebook, YouTube, Instagram und Twitter bereit. Du wirst auch ein Social-Media-Management-Tool benötigen.

Potenzielle Event-Umsätze

In der Budgetabteilung muss nicht alles düster und grau sein. Du hast auch Möglichkeiten, Geld mit deinem Event zu verdienen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du schwarze Zahlen schreibst.

1. Sponsoren

Kontaktiere Unternehmen, die an deinem Event-Zielpublikum interessiert sind. Versuche, Sponsoring für dein Event zu sichern und biete ihm Gegenzug Marketing für die Unternehmen.

2. Merchandise

Du kannst auch alle Arten von Merchandise verkaufen. T-Shirts, Tassen, Taschen…es gibt unendliche viele Möglichkeiten.

3. Spenden

Wenn du ein Fundraising-Event organisierst, dann konzentriere dich auf das Finden von Spendern. Bitte um Spenden von Unternehmen und Privatpersonen.

4. Speisen und Getränke

Du kannst Geld mit dem Verkauf von Speisen und Getränken verdienen, es sei denn, sie sind im Ticket inkludiert.

Wie du das meiste aus deinem Event-Budget holst

Wenn du Schwierigkeiten mit deinem Budget hast, haben wir noch ein paar Tipps für dich.

1. Arbeite mit Influencern

Kennst du jemanden auf Social Media? Hast du Stammkunden? Dann bitte sie, dir bei denen Marketinganstrengungen zu helfen, indem sie die Kunde von deinem Event verbreiten.

2. Nutze kostenlose Online-Tools

Nicht alle Apps kosten Geld. Eine große Anzahl an nützlichen Tools sind gratis. Wir haben einen ganzen Artikel über kostenlose Tools für die Eventplanung geschrieben.

3. Arbeite mit Freelancern oder Frewilligen

Du kannst Personalkosten sparen, indem du bestimmte Aufgaben an Freiwillige und Freelancer auslagerst.

4. Leg etwas Geld zur Seite

Es ist immer gut, etwas Geld für schlechte Zeiten auf die Seite als Reserve für schlechte Zeiten zu legen. Heb dir 10 % deines Budgets als Reserve für Notfälle auf für den Fall, dass Dinge plötzlich schiefgehen.

Tipp: Lies diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie du die Veranstaltungskosten senken kannst, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Vorlage für Event-Budgets

Die schnellste Weise, ein Event-Budget zu kreieren, ist Google Sheets. Es ist kostenlos und du bekommst eine Tabelle mit Formeln, um Kalkulationen durchzuführen.

Tipp: Mach dir keine Sorgen, wenn du dich nicht wohl dabei fühlst, selbst eine Event-Budgetvorlage zu erstellen. Es gibt viele kostenlose Vorlagen, die du herunterladen kannst.

Beginne mit der Vorbereitung deines Budgets

Wie wir in anderen Artikeln auf diesem Blog berichtet haben, ist es wichtig, mit dem Makro zu beginnen und dann auf das Mikro einzugehen. Zuerst kommt das große Ganze, danach die Details.

Diese Herangehensweise hilft dir, eine Strategie für dein Event-Budget festzulegen. Sobald du das einmal hast, geht es nur noch darum, Preise zu recherchieren und die Verhandlungen zu starten.

Viel Glück beim Budgetieren deines Events und vergiss nicht auf die Notfallreserven!