Das Einchecken der Gäste bei Events: 7 intelligente Möglichkeiten zur Verwaltung beim Einchecken der Gäste

Es gibt gute Gründe dafür, das Einchecken bei einem Event zu verbessern. Denn das Einchecken ist der erste Kontaktpunkt zum Publikum. Als ein Eventbeschaffer hast Du die Chance dazu, einen guten ersten Eindruck bei deinen Gästen zu hinterlassen.

Ein reibungsloser Ablauf beim Einchecken hält die Aufregung hoch und die Warteschlangenlänge niedrig. Es gibt auch den Ton an für das, was nun in Kürze kommen wird.

Umgekehrt kann ein negativer Eindruck den Ruf völlig schaden, bevor das Event überhaupt begonnen hat. Zu lange Wartezeiten kann die von die angestrebte Atmosphäre dämpfen.

Als ein Eventbeschaffer sind daher viele Dinge zu beachten, um eine reibungslose Verwaltung der Warteschlangen zu gewährleisten.

Wichtige Überlegungen beim Einchecken von Gästen beim Event

Bevor wir uns mit dem Einchecken der Gäste befassen, müssen zunächst einige Vorbereitungen getroffen werden, um näher einen Blick darauf werfen zu können.

1. Richte Eingangsbereiche ein

Denn es sollte mehr als ein Check-in-Schalter für die Gäste verfügbar sein, insbesondere dann, wenn wir von Tausenden von Teilnehmern sprechen.

Das erfordert ein Eventort geradezu mit mehreren Türen oder Durchgängen. Je eher das Publikum den Eingangsbereich erreicht, desto glücklicher wird es dabei.

Tipp: Lese hier in unserem Leitfaden nach, wie Du den idealen Eventort findest, damit du diesen rechtzeitig überprüfen kannst.

2. Verfügst Du über mehrere Eincheckbereiche

Mehrere Eincheckbereiche verhindern nämlich, dass die Gäste sich an einem einzigen Punkt überfüllen. Eine lange Warteschlange lässt dabei den Eventveranstalter inkompetent aussehen. Das Ziel sollte doch sein, die Warteschlangen so schnell wie möglich zu minimieren.

3. Wähle dafür die richtigen Leute für den Job aus

Als ein Eventveranstalter besteht einer der Aufgaben darin, die richtigen Personen für die Verwaltung der Event-Gästeliste einzustellen. Jemand mit guten Fähigkeiten, sollte sich um den persönlichen Kontakt kümmern. Ein Teammitglied, das außergewöhnlich akribisch darin ist, sich um den Papierkram zu kümmern. Und so weiter.

4. Hast Du genügend Arbeitskräfte

Denn an jedem Eingang sollte mindestens eine Person die Gäste einchecken. Wenn es um die Versorgung großer Menschenmengen geht, dann ist es auch wichtig, im Notfall mehr als eine Person für den Job einzustellen.

5. Führe dazu einen Sicherungsplan durch, sofern Du mit einer Software arbeitest

Apps und Software neigen zudem zum Absturz, wenn es am wenigsten erwartet wird – oder gar wollen. Und was dann? Habe daher stets einen Back-up-Plan bereit, sei es ein persönlicher Hotspot, sobald das WLAN ausfällt oder ein Blatt Papier, um darauf die eingecheckten Gäste zählen zu können.

6. Wähle unbedingt die richtige Ressource aus

Stelle sicher, dass die schnellste Methode zum Registrieren von Teilnehmern verwendet wird, um daraufhin Verzögerungen zu vermeiden. Papierbögen sind zwar alte Schule, aber erledigen die Arbeit problemlos. Möglicherweise möchtest Du stattdessen Namen aus einer digitalen App-Liste ankreuzen.

Tipp: Sehe in unserer Ticket-App nach, ob diese Lösung für dein Event geeignet ist.

7. Sortiere die Werbegeschenke

Wirst du deinen Gästen ein Armband, Getränkekarten, Geschenktüten oder andere Materialien schenken, wenn sie hereinkommen? Wenn dies der Fall ist, sortiere diese im Voraus, um dabei den Personenfluss aufrechtzuerhalten und darauffolgend eine Warteschlange zu vermeiden.

8. Die Beschilderung einfach halten

Hassen wir nicht alle die Warteschlangenspringer? Denn sie können in Sekundenschnelle die Stimmung aller ruinieren. Das möchtest Du als Eventveranstalter nicht. Stelle dafür eine einfache und unkomplizierte Beschilderung auf, um zu verhindern, dass jemand über die Linie geht.

Tipp: Lese unseren Leitfaden zur Event-Beschilderung, um darin zu verstehen, was funktioniert und was eher nicht.

Das Event Eincheck-Verfahren

Das Einchecken von Events umfasst viele Aufgaben, von der Begrüßung der Gäste bis zum Einchecken vor den Toren und der Übergabe des Eventprogramms.

Es kann einfach erscheinen: Frage die Gäste nach ihrem Namen, suche in der Liste oder in System nach und gebe ihnen das Programm für das Event.

So einfach es auch erscheint, dennoch gibt es unvorhergesehene Umstände, die für den ansonsten einfachen Eincheck-Vorgang zum Problem werden können.

1. Die Event-Crasher

Stelle dir jemand ohne eine Einladung oder ein Ticket vor, der vergeblich versucht, Zutritt zum Event zu erhalten. Die Suche nach dessen Namen auf der Liste wird nicht nur eine Sackgasse werden, sondern sie wird auch den reibungslosen Fluss anhalten und die Zeit aller verschwenden.

Tipp: Darauf kannst Du dich vorbereiten, indem du hier mehr darüber liest, wie Event-Crasher fernzuhalten sind.

2. Die Materialien verteilen

Sofern Du vorhast am Eingang Abzeichen, Armbänder oder Karten auszuhändigen, müssen diese zunächst aussortiert werden. Richte bei der Abgabe von personalisierten Materialien einen separaten Tisch ein, um die Gäste weiter voran zu bringen.

Tipp: In diesem Artikel erfährst Du, wie die Eventunterlagen organisiert werden können.

3. Unerwartete (und dennoch willkommene) Gäste

Hat ein hochkarätiger Gast ein „Plus-Gast“ mitgebracht? Hat sich ein Gast dafür entschuldigt, dass er die Anmeldefrist verpasst hat? Möchte er oder sie sich jetzt registrieren?

All dies kann das reibungslose Event-Einchecken für andere Gäste behindern. Bespreche daher vor dem Event mit dem Eventveranstalter darüber, wie solche Anfragen zu bearbeiten sind. Auf diese Weise ersparst Du viel Zeit.

Ideen für das Einchecken an Events

Es gibt viele Möglichkeiten, um die Gäste bei Events einzuchecken. Von den traditionellen Stift-Papier-Methoden bis hin zu den fortgeschritteneren Methoden für technisch versierte Veranstaltungsplaner.

1. Manuelle Eincheckvorgänge

Manuelle Eincheckvorgänge werden heutzutage zwar nicht so sehr geschätzt, sind jedoch für kleine Menschenmengen sehr bequem und kostengünstig. Sie beinhalten die Verwendung eines einfachen Stiftes und einer gedruckten Gästeliste.

2. Die RFID Methode

RFID-Armbänder haben in letzter Zeit sehr an Popularität gewonnen. Dafür benötigst Du ein NFC-fähiges Tablet oder ein Smartphone zum Scannen. Diese verwenden die Informationen eines Teilnehmers und erlauben ihm, die eingeschränkte Bereiche zu betreten. RFID-Armbänder helfen den Veranstaltern auch dabei, den Fußgängerverkehr im Auge zu behalten.

3. Eincheck-Automaten

Selbstregistrierungskioske ermöglichen das individuelle Einchecken ohne die Hilfe eines Eventmitarbeiters. Registranten können dabei ihren QR-Code verwenden, um sich selbst einzuchecken und darauffolgend Warteschlangen zu vermeiden.

4. Tablets

Eine technisch versierte Zielgruppe wird Tablets besonders schätzen, die auf einem Podest oder einem Tisch montiert sind. Diese ermöglichen die Selbstregistrierung über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Sie sind auch leicht zu bewegen und nehmen sehr wenig Platz ein.

5. Drehkreuze

Drehkreuze sind ideal, wenn die meisten deiner Events am selben Ort stattfinden. Sie werden mit einem eingebauten Barcode-Leser geliefert, der dabei ein einfaches Scannen ermöglicht. Dafür benötigst Du kein Personal. Da sie keiner manuellen Überprüfung bedürfen, eignen sie sich hervorragend für VIP-Events sowie Wohltätigkeitsbälle und Galas.

6. Event-Apps

Event-Apps machen den Anmeldevorgang zum Kinderspiel. Einige haben sogar eine Selbst-Check-In-Option eingebaut, um den Vorgang weiter zu vereinfachen. Sie reduzieren den Bedarf an Logistik sowie Warteschlangen und Registrierungsschaltern. Solche Anwendungen eignen sich ideal für den Umgang mit großen Menschenmengen, da die Gäste ihre Tickets direkt auf ihren Handys scannen können.

Tipp: Sehe dir unsere Liste der besten Event-Apps an, damit Du Bescheid weiß, welche Du für dein Event auswählen kannst.

7. Barcodelesegeräte

Barcode-Ticket-Scanner sind Lesegeräte, die QR-Codes und Barcodes scannen können. Denn sie sind Mehrzweckgeräte zum Scannen von Tickets und können beim gleichzeitigen Scannen vieler Barcodes helfen.

Mache dich für das Einchecken bereit

Das Einchecken kann zwar stressig sein, muss es aber nicht. Wir hoffen, dass Du nun mit diesen Tipps sowie Richtlinien das Event-Einchecken besser verwalten kannst.

Teile uns in den Kommentaren unten mit, wie Du mit den Eincheck-Punkten umgehst und was für dich am besten funktioniert.