Finde den richtigen Veranstaltungsort für dein Event: Tipps, damit du den perfekten Austragungsort findest

Den richtigen Veranstaltungsort zu finden ist selten unkompliziert. Jedes Event hat seine eigenen Anforderungen.

Einen Austragungsort zu finden, der groß genug (und verfügbar) ist, kann eine Herausforderung sein. Stelle dir selbst als Eventorganisator die folgenden Fragen und du wirst sehen, wie schwierig der Prozess sein kann.

Hat der Veranstaltungsort das nötige technische Equipment? Ist er leicht zu erreichen? Gibt es Personal dort? Muss ich Equipment selbst mitbringen? Es ist leicht, sich selbst in Panik zu versetzen, wenn man daran denkt, woran man nicht alles denken muss. Unsere Tipps sind dazu da, dein Leben einfacher zu machen.

Es gibt zwei Aspekte, die du in Betracht ziehen musst:

1. Wie die Suche nach einem Veranstaltungsort aussieht.
2. Wie man erkennt, ob ein Veranstaltungsort geeignet ist.

Die Suche nach einem Veranstaltungsort

Welche Schritte solltest du setzen, um den richtigen Austragungsort für dein Event zu finden? Wo beginnt der Prozess und wo endet er? Sehen wir uns das einmal an.

1. Fang früh damit an

Das kann gar nicht oft genug gesagt werden. Ein beliebter Veranstaltungsort kann Monate oder gar Jahre im Voraus voll gebucht sein. Darüber hinaus ist das Buchen von Rednern, Lieferanten oder Performern einfacher, wenn du früh damit beginnst.

Je mehr Vorlaufzeit du hast, desto besser stehen die Chancen, dass du den richtigen Veranstaltungsort bekommst…und desto weniger stressig wird der ganze Prozess.

2. Arbeite anhand eines Kriterienkatalogs

Stell dir vor, du gehst zu einem Autohändler, ohne zu wissen, wie hoch der Verbrauch deines Autos sein soll oder wie viele Sitzplätze du brauchst. Das wäre ziemlich dumm. Du solltest so gut vorbereitet sein wie nur möglich.

Das gilt auch für die Suche nach deinem Veranstaltungsort. Du brauchst einen Katalog an Kriterien. Dieser sollte alles beinhalten: von der Kapazität über Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bis hin zu öffentlichen Transportmitteln und Personal.

Um die Metapher weiterzuführen: Sorge dafür, dass du den Händler nicht mit einem Sportwagen verlässt, obwohl du eigentlich einen Minivan brauchst.

Tipp: Für eine gute Liste an Dingen, an die man denken sollte, sieh dir „13 Important Things to Consider When Choosing Your Event Venue“ an.

3. Lege ein Budget fest

Ein Budget zu haben ist wichtig. Für fast alles, das du geschäftlich oder privat tust. Das ist ein Teil deines Kriterienkataloges, aber es verdient seinen eigenen Abschnitt. Du solltest nicht nur die Mietkosten des Veranstaltungsortes budgetieren, sondern auch die für Sicherheitsvorkehrungen, Mitarbeiter und Lizenzen.

Tipp:Hier ist ein großartiges Tool, das dir hilft, ein Budget für dein nächstes Event zu erstellen (inklusive Veranstaltungsort).

4. Erstelle eine engere Auswahlliste und beginne die Verhandlungen

Es kann verlockend sein, einfach einen Veranstaltungsort zu finden, der geeignet scheint, und ihn dann einfach zu mieten. Das kann weniger Stunden an Diskussionen und Verhandlungen bedeuten. Es kann aber auch bedeuten, dass du einen schlechten Deal bekommst und es gar nicht erst bemerkst.

Nur einen Veranstaltungsort zu finden ist schwierig, aber die Aufgabe hier ist es, mehrere zu finden und den besten herauszufiltern.

Sobald du einige Austragungsorte ausgewählt hast, die deinen Kriterien entsprechen, sprich deren Betreiber an, um mit den Verhandlungen zu beginnen.

Sie sollten dein Geschäft wollen. Aus diesem Grund sind manche Veranstaltungsorte gewillt, dich mit Personal und Promotion zu unterstützen. Verhandlungen sind auch eine gute Möglichkeit, Dinge wie Equipment zu überprüfen.

Ein Veranstaltungsort, der deine Anforderungen versteht und dir mit den Extras helfen kann, erspart dir viel Stress.

Tipp: Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren, wie du mit Veranstaltungsorten verhandelst.

5. Besuche ihn

Es ist sowas wie eine goldene Regel: Buche keinen Veranstaltungsort, ohne ihn vorher zu besuchen und dir anzusehen. Ein Besuch kann deine Entscheidung wesentlich beeinflussen. Du kommst an und siehst, dass es keine Parkmöglichkeiten gibt, das Personal unfreundlich ist und das Equipment kaputt ist? Am besten hältst du dich da fern.

Besuche können zeitaufwendig sein, aber sie haben den Vorteil, dass du gleich weißt, ob sich ein Veranstaltungsort richtig für dein Event anfühlt oder nicht. Was dein Instinkt sagt, ist wichtig.

Tools, mit denen du Veranstaltungsorte findest (und wie du sie nutzt)

Es gibt viele Tools, mit denen Veranstaltungsorte suchen und finden kannst. Manche sind offensichtlicher als andere. Die nachstehenden Tools sollten zumindest einen Teil deines Tool-Arsenals ausmachen.

1. Tagvenue

Tagvenue ist ein exzellentes Tool für alle Arten von Events. Sie haben eine britische und eine australische Datenbank und ermöglichen dir, mehr als 5.000 Veranstaltungsorte zu durchsuchen.

Mit ihren Suchfunktionen kannst du nach Event-Typ, Gästeanzahl und gewünschtem Standort gefiltert suchen. Wenn du beispielsweise ein Live-Konzert für 200 Gäste in Manchester organisierst, kannst du diese Kriterien eingeben und du bekommst eine fertige Liste an potenziellen Veranstaltungsorten.

Du kannst die Ergebnisse auch filtern. Pass diese Filter deiner Kriterienliste an. Du kannst anhand spezifischem A/V-Equipment, Alkohollizenzen, Sicherheit und mehr suchen.

Alternativ ist Venue Scanner eine weitere Seite, die sehr ähnliche Funktionen hat. Wenn du Schwierigkeiten hast, für deine Region Ergebnisse zu finden, versuche es auch mit ihrer Datenbank.

2. Webseiten für Event-Listings

Auf Webseiten für Event-Listing findest du viele existierende Events. Es ist nichts falsch daran, sich von Events inspirieren zu lassen, die deinem ähnlich sind.

Du kannst Suchen auch umkehren und nach ähnlichen Events in der gefragten Region suchen. (Alle Event-Listings-Webseiten lassen dich Suchergebnisse filtern.)

Du wirst schnell Veranstaltungsorte finden, die für ähnliche Events verwendet werden. Du kannst dann eine Liste an Veranstaltungsorten zusammenstellen, die du dir dann genauer ansehen kannst.

Diese Methode erfordert ein gutes Stück Arbeit. Aber du findest garantiert Veranstaltungsorte, die aktiv genutzt werden und für deine Branche geeignet sind.

Tipp: Es gibt hunderte Webseiten nur für Event-Listings. Sieh dir diesen Guide an für die besten 10 in Großbritannien

3. Suchmaschinen

Dieser Rat ist nicht auf Google beschränkt, aber seien wir uns mal ehrlich: Jeder denkt bei Suchmaschinen an Google.

Eventplaner haben ein Verhältnis zu Google, das vor allem von Hassliebe geprägt ist. Das ist total verständlich.

Google ist immer noch die beste Methode, um nach etwas zu suchen. Das gilt auch für Veranstaltungsorte. Mit nur wenigen Suchbegriffen kannst du eine Menge an Suchergebnissen erzielen, aber es kann auch mehr Arbeit verursachen.

Eine Suche nach „Veranstaltungsort für Musik Birmingham“ oder „Konferenzzentrum Southampton“ bringt dir massenhaft Suchergebnisse, durch die du dich arbeiten musst.

Leider sind die Veranstaltungsorte, die in den Suchergebnissen aufscheinen, nicht gefiltert. Du musst also etwas weitersuchen, um herauszufinden, welche davon geeignet sind.

Google garantiert dir zudem nicht, dass die Veranstaltungsorte in den Suchergebnissen aktiv sind. Das kann zu Frust führen, wenn du herausfindest, dass ein Veranstaltungsort schon seit Monaten geschlossen ist.

Tipp: Um das meiste aus Google zu holen, sieh dir „Google Search Hacks That’ll Make Your Life Easier“ an.

Was es noch zu bedenken gibt

Jetzt weißt du, wie man eine engere Auswahl an Veranstaltungsorten trifft und wo du nach potenziellen Austragungsorten für dein Event suchst. Hier sind noch ein paar Dinge, an die du denken solltest.

1. Das Zielpublikum

Ein Veranstaltungsort sieht vielleicht auf dem Papier perfekt aus, kann sich aber für dein Zielpublikum nicht richtig anfühlen. Organisierst du ein Metal-Konzert? Veranstalte es nicht in einer Konzerthalle für klassische Musik. Veranstaltest du ein Event für überfliegerische Unternehmer? Heb die Preisklasse an. Denke darüber nach, was dein Zielpublikum erwartet.

2. Wie du den Raum füllst

Wenn du 100 Teilnehmer erwartest und du einen Veranstaltungsort mit einer Kapazität für 500 Personen finden möchtest, der in dein Budget passt, denke über einen kleineren Austragungsort nach. Es mag vielleicht etwas seltsam klingen (und es ist gut, etwas Spielraum zu haben), aber in einem riesengroßen Veranstaltungsort kann es so wirken, dass du wenig Gäste hast, die dann an deinem Event verloren herumirren.

3. Ausstattung, Lieferanten und andere Services

Muss Essen an deinem Event serviert werden? Benötigst du Tische und Stühle? Wird Sicherheitspersonal vom Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt? Finde heraus, was angeboten wird, um später Probleme zu vermeiden.

Tipp: Add to event ist eine tolle Webseite, um Lieferanten und Zulieferer zu finden, wenn du Dinge selbst zur Verfügung stellen musst.

Beginne heute mit deiner Jagd nach einem Veranstaltungsort

Mit diesen Tipps kannst du eine solide Liste an Optionen erstellen und deine Fühler ausstrecken. Sei smart und beginne rechtzeitig, um Stress zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Sobald du den richtigen Veranstaltungsort gefunden hast, sieh dir diese Tipps zur Eventplanung an, damit dein Event zu einem Megaerfolg wird. Wir wünschen dir eine erfolgreiche Jagd!