So vertreibst Du deine Event-Pressemitteilung in 7 Schritten

Wenn Du unseren Leitfaden zum Verfassen einer Pressemitteilung für deinen Event gefolgt bist, solltest Du nun dafür bereit sein, diese weit und breit zu vertreiben.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten ein, wie Du eine Event-Pressemitteilung vertreiben und wie Du die Wahrscheinlichkeit erhöhen kannst, dass sie hervorgehoben wird.

Viel Spaß!

1. Buche eine PR-Agentur

Denn am häufigsten wird eine Pressemitteilung für einen Event über eine PR-Agentur vertrieben. Deren Aufgabe ist es nämlich, ziemlich gut vernetzt zu sein, sodass sie bereits über eine lange Liste von Medienunternehmen verfügen.

Sie verfügen nicht nur über die Kontakte, sondern wissen auch, wie sie diese auf eine Weise angehen können, um darauf die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Pressemitteilung tatsächlich veröffentlicht wird.

Dazu kannst Du sogar noch einen Schritt weiter gehen und die PR-Agentur darum bitten, beim Verfassen der Pressemitteilung behilflich zu sein. Sie werden darin Erfahrung haben, weil dies auch Teil derer Stellenbeschreibung ist.

Klingt zu gut, um wahr zu sein? Das liegt daran, dass es nicht kostenlos ist.

Eine gute PR-Agentur weiß nur zu gut, was sie für ihre Dienste berechnen kann. Je mehr Dienste benötigt werden, desto höher ist also der Preis.

Ein weiterer Nachteil beim Einsatz einer PR-Agentur ist, dass nicht alle Medienunternehmen einen Umgang mit ihnen bevorzugen. Manche Vertriebsstellen bevorzugen lieber eine persönliche Note und finden Agenturen zu „korporativ“.

Tipp: Verwende diese Liste der 35 besten PR-Agenturen, um sofort loslegen zu können.

2. Nutze den Service eines Pressemitteilung-Vertriebs

Denn eine Pressemitteilung-Vertriebsservice ist eine Plattform, mit der Du deine Pressemitteilung an eine lange Liste von Medienkontakten senden kannst. Dies ist normalerweise eine viel billigere Option als eine PR-Agentur zu buchen.

Hinzu kannst Du Medienunternehmen und Journalisten nach bestimmten Kategorien filtern. Dies ist sehr praktisch und hilft dir dabei, deine Pressemitteilung auf jene Personen auszurichten, bei denen es am wahrscheinlichsten ist, dass sie diesen auch veröffentlichen.

Sowohl PR-Agenturen als auch Vertriebsplattformen helfen dir dabei, ein breites Publikum zu erreichen. Ein Vertriebsservice ist jedoch genau das: ein Vertrieb. Sie enthält keine persönliche Note und kein Follow-up.

Kritiker haben sogar argumentiert, dass es völlig sinnlos ist, einen Vertriebsservice für Pressemitteilungen zu nutzen, weil dieser kaum mehr als das Versenden von Spam-E-Mails an diverse Medienunternehmen darstellt.

Tipp: Sehe dir diese Liste der 13 besten Vertriebsagenturen für Pressemitteilungen für 2019 an.

3. Verwende Social Media

Es versteht sich beinahe von selbst, dass Social Media genutzt werden sollte, um für eine Pressemitteilung aktiv zu werben. Aber wir werden es trotzdem hier noch mal erwähnen.

Der erste und wichtigste Grund, warum eine Pressemitteilung im Social Media veröffentlicht werden sollte, ist schlichtweg die kostenlose Nutzung (es sei denn, Du ergänzt sie mit bezahlten Werbeaktionen).

Außerdem halten sich dort viele (wenn nicht die meisten) Journalisten und Blogger auf. Sie nutzen nämlich Social Media, um neue Geschichten, Unternehmen und Trends entdecken zu können. Dukönntest möglicherweise diese Journos über das Social Media leichter erreichen als über deren E-Mails. Tatsächlich, erreichen viele PR-Agenturen sie auf diese Art und Weise.

Wie bei allen anderen Personen im Social Media ist es besonders wichtig, dass Du sie als echte Personen und nicht lediglich als Spammail-Empfänger behandelst. Beschäftige dich mit den Inhalten und versuche dabei eine sinnvolle Beziehung aufzubauen.

So solltest Du deine Pressemitteilung auf den verschiedenen Social-Media-Plattformen strukturieren:

• Twitter: Schreibe eine Pressemitteilung mit etwa 140 bis 280 Zeichen und füge dazu ein Bild bei
• Facebook: Halte die Pressemitteilung auf etwa 90 Zeichen (damit sie nicht gekürzt wird) und füge ein Bild hinzu.
• Instagram: Veröffentliche ein Bild der Pressemitteilung und füge den Stories einen Videoclip von maximal 15 Sekunden Länge hinzu.
• Pinterest: Die Auswahlmöglichkeiten sind hier begrenzt. Entwerfe daher ein faszinierendes Bild, das zugleich deine Pressemitteilungsinformationen enthält.

Tipp: Lese mehr darüber, wie Du mit Journalisten im Social Media in Kontakt treten kannst, um darin deine Fähigkeiten zu verbessern und dich über Pressemitteilungen auf dem Social Media zu informieren.

4. Erstelle deine eigene Medienliste

Solltest Du dich im Event-Planungsspiel derzeit auf der Langstrecke befinden, dann kann es sich durchaus auszahlen, vorweg eine eigene Liste von Medienunternehmen zu erstellen, die zum Vertrieb deiner Pressemitteilung zu kontaktieren sind.

Diese Option ist zwar zeitaufwendig, aber sofern Du Zeit, Geld und Personal dafür hast, dann durchstöbere das Internet nach Pressekontakten, die Du deiner Liste hinzufügen kannst.

Der Vorteil einer eigenen Liste besteht nicht nur darin, dass Du in Bezug auf die Reichweite eine persönliche Note verleihen kannst. Denn viele Journalisten werden es nämlich zu schätzen wissen, direkt von dir selbst zu hören.

Selbstverständlich, kannst Du es auch wie in Punkt 2 beschrieben kombinieren, um darauf ein Verzeichnis aus Medienkontakten herzustellen, das Du darauf in deine eigene Mailingliste kopieren kannst.

Tipp: Lese in diesem Leitfaden, wie Du Social Media nutzen solltest, um deine Medienkontaktliste erstellen zu können.

5. Recherchiere und befolge die Richtlinie des Einreichens

Wenn Du dich für die Erstellung einer eigenen Medienkontaktliste entschieden hast, dann sollte unbedingt auf die Richtlinien zur Einreichung der einzelnen Vertriebsstellen für Pressemitteilungen beachtet werden.

Wie Du dich wahrscheinlich vorstellen kannst, werden die Medienunternehmen täglich mit Anfragen überflutet. Daher verfügen sie nicht über die Zeit, sie allesamt zu durchforsten. Ihre Richtlinien zur Einreichung dienen dazu, einige Spam herauszufiltern.

Zu den typischen Richtlinien zur Einreichung gehören beispielsweise, woran ein Vertriebsservice interessiert ist und in welchem Dateiformat die Pressemitteilung einzureichen ist.

Tipp: Sehe dir einige Muster bezüglich der Richtlinien für die Einreichung an, um darauf eine Vorstellung davon zu bekommen, was dich genau erwartet.

6. Reiche deine Pressemitteilung ein

Sobald festgelegt wurde, an welches Medienunternehmen Du dich wenden möchtest und deren Richtlinien für die Einreichung gelesen hast, ist es an der Zeit, ihnen die Pressemitteilung vorzulegen.

Es ist wichtig, dass Du deine Pressemitteilung umgehend einreichst. Lass es nicht bis zur letzten Minute warten. Gebe den Vertriebsstellen ein paar Wochen Zeit, um deine Pressemitteilung zu lesen und darauf zu veröffentlichen.

So sollte die Struktur deiner E-Mail an einem Medienunternehmen aussehen:

• Der Betreff: Erwähne den Höhepunkt deines Events und warum es großartig ist.
• Die Begrüßung: Begrüße die Person, die Du ansprechen möchtest, stets mit den Namen, sofern dies vorhanden ist.
• Erster Absatz: Gebe einen Kontext an, wer Du bist und warum Du eine E-Mail sendest.
• Der zweite Absatz: Stelle deinen Event vor und erkläre, warum sie auf deren Website in Vertrieb gehen sollte.
• Der dritte Absatz: Versehe es mit einem Aufruf zum Handeln und einem möglichen Anreiz, es zu veröffentlichen.
• Der Abschluss: Bedanke dich für die Zeit und gebe deine Kontaktdaten an, damit eine Rückmeldung erfolgen kann.

Denke stets daran, dass es keine Garantie dafür gibt, dass Du eine Antwort erhältst, völlig egal wie gut deine E-Mail geschrieben war. Die Medien-Vertriebsstellen sind äußerst beschäftigt. Hervorgehoben zu werden ist letztendlich ein Spiel mit Zahlen.

Tipp: Lese diese ausführliche Anleitung, um darin zu erfahren, wie Du deine E-Mails an Medienunternehmen strukturieren solltest.

7. Das Follow-up

Deine Arbeit mit dem Vertrieb deiner Pressemitteilung endet nicht, sobald Du auf „Senden“ geklickt hast. Nun musst Du für eine Weile warten… und dann weiterzumachen.

Bei einigen der Medienunternehmen musst Du nicht einmal warten, bevor Du das Follow-up fortsetzen kannst. Denn Du kannst das Medienunternehmen oder den Journalisten anrufen, um ihnen mitzuteilen, dass Du soeben eine E-Mail gesendet hast. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit darin, dass deine E-Mail gelesen wird.

Danach solltest Du dich jedoch in etwas Geduld üben, während sie sich mit deiner Pressemitteilung befassen. Es wird dir absolut keinen Gefallen tun, eine Telefon- oder E-Mail-Nervensäge zu sein.

Wie lange Du jedoch wartest, hängt ganz allein davon ab, wie viel Zeit Du zur Verfügung hast. Sofern dein Event noch etwas entfernt ist, dann warte damit doch ungefähr eine Woche. Wenn es jedoch früher anrückt, dann warte etwa drei Tage, bevor Du weitermachst.

Sei bitte höflich, wenn Du ein Follow-up tätigst. Strukturiere daher den Anruf so, dass er höflich ist. Erkundige dich, ob es bisher die Gelegenheit zu gab, deine Pressemitteilung zu lesen und ob dazu Fragen bestehen, welche Du beantworten kannst.

Tipp: Lese hier tatsächliche Zitate von Journalisten und wie sie sich ein Follow-up wünschen.

Presse, auf geht’s

Es gibt viele Möglichkeiten, um eine Pressemitteilung zu vertreiben. Wie dies anzugehen ist, hängt hauptsächlich von deinem Event und deinem Geschäftsstil ab.

Eine persönliche E-Mail oder eine professionell geschriebene E-Mail durch eine PR-Agentur sind zwar die effektivsten, jedoch auch die teuersten sowie zeitaufwendigsten Methoden.

Ein Vertriebsservice kann dabei deine Nachricht schneller und billiger versenden, doch besteht die Gefahr darin, dass deine Pressemitteilung als Spam gekennzeichnet wird und nicht von den Medienunternehmen entgegengenommen wird.

Verfügst Du über Erfahrungen aus erster Hand in Bezug auf den Vertrieb einer Pressemitteilung zu einem Event? Hinterlasse uns doch bitte einen Kommentar im Abschnitt unten!