Wie du erfolgreich ein Sponsoring-Angebot für dein Event schreibst

Geld ist ein großer Faktor, wenn es um die Organisation eines Events geht. Du weißt das, wir wissen das und Unternehmen wissen das – deshalb nutzen sie die Gelegenheit auch, Events zu sponsern!

In diesem Artikel erfährst du:

• Die grundlegenden Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich an einen Sponsor wendest
• Wie man potenzielle Event-Sponsoren recherchiert
• Wie du sie ansprichst, sobald du eine engere Auswahl getroffen hast
• Die Grundelemente und Struktur eines Sponsoring-Angebots für Events

Bereit für etwas Geld? Los geht’s!

Definiere deine Event-Marke und -Ziele

Bevor du ein Sponsoring-Angebot für dein Event verfassen kannst (oder überhaupt potenzielle Sponsoren kontaktieren kannst), brauchst du eine klare Definition von dir selbst, deinem Event und deinen Zielen.

Das wird dir nicht nur dabei helfen, deine Auswahlliste potenzieller Sponsoren einzugrenzen, sondern auch dazu beitragen, dass sie verstehen, was du im Gegenzug zu ihrem Sponsoring bieten kannst.

Nachfolgend findest du einige Schlüsselfragen, die du dir stellen kannst, um deine Marke und deine Ziele zu definieren. Das wird auch dazu beitragen, dass sich potenzielle Event-Sponsoren etwas besser fühlen, wenn sie dein Angebot erhalten.

1. Event-Marke

Was für ein Event organisierst du? Was sind deine Ziele, deine Werte und deine Firmenphilosophie? Du solltest als Eventorganisator eine klare Definition deiner persönlichen Marke haben.

2. Zielgruppe

An wen sind deine Events gerichtet? Sind sie professionelle Anzugträger, die gerne networken und auf Konferenzen gehen? Oder sind sie totale Möchtegern-Rockstars, die auf Festivals Luftgitarre spielen?

3. Professioneller Background

Was ist dein professioneller Background? Hast du in der Vergangenheit bereits erfolgreiche Events organisiert? Hast du in einem Bereich gearbeitet, der dir übertragbare Fähigkeiten vermittelt hat?

4. Alleinstellungsmerkmale

Was unterscheidet dich von den anderen Eventorganisatoren, die Geld für ihr Projekt brauchen? Hast du Alleinstellungsmerkmale, die dich einzigartig machen?

5. Vorteile einer Partnerschaft

Wovon profitieren Menschen im Normalfall, wenn sie mit dir zusammenarbeiten? Steigern sich ihre Verkaufszahlen? Fühlt sich ihr Personal inspiriert? Stehen Unternehmen gut da, wenn ihr Name mit deinem erwähnt wird?

Wie recherchierst du potenzielle Event-Sponsoren?

Sobald du eine klare Definition deiner Marke, deiner Zielgruppe und deiner Alleinstellungsmerkmale hast, bist du in der Lage, mit der Recherche und der Annäherung an potenzielle Sponsoren zu beginnen.

Hier sind Möglichkeiten, wie du Event-Sponsoren recherchierst:

• Finde Unternehmen, die ähnliche Events gesponsert haben. (Es ist wahrscheinlich, dass sie erneut eines sponsern würden.)
• Erstelle eine Liste mit den Konkurrenten dieser Firmen. (Sie wollen nicht außen vor gelassen werden.)
• Frage ehemalige Teilnehmer, welche Marken sie benutzen. (Diese Marken haben ein Interesse an deiner Zielgruppe.)
• Stelle Nachforschungen über deine Zielgruppe an, um herauszufinden, was ihre Vorlieben sind. (Die Marken, die sie verwenden, sind potenzielle Sponsoring-Kandidaten, die du ansprechen kannst).
• Nutze Sponsor My Event, um Unternehmen zu finden, die bereit und willens sind, Events zu sponsern.

Wie sprichst du potenzielle Event-Sponsoren an?

Du solltest jetzt eine Liste an potenziellen Sponsoren haben, die du ansprechen kannst. Aber warte mal, wie kannst du sie ohne ein Sponsoring-Angebot ansprechen?

Immer mit der Ruhe.

Was du im Wesentlichen jetzt tun wirst, ist Verkaufsanrufe zu tätigen und Verkaufs-E-Mail zu versenden. Niemand mag das. (Bis sie etwas kaufen. Dann lieben sie dich.) Aber soweit bist du noch nicht.

Zuerst musst du herausfinden, wer die richtige Person ist, mit der du sprechen solltest. Die „richtige Person“ ist diejenige, die die Geldbörse kontrolliert, und sie ist immer schwer zu erreichen.

Es wird einige Zeit dauern, bis du dich durch zahlreiche Online-Artikel und LinkedIn-Profile gearbeitet und dich an E-Mail-Pförtner und Kollegen vorbeigekämpft hast, um diese Person zu erreichen.

Zum Glück haben wir einen exzellenten Guide zusammengestellt, der dir erklärt, wie du genau das tust. (Öffne diesen Link in einem neuen Tab und komm dann wieder hier zurück, um weiterzulesen, wie du dein Angebot schreibst.)

Wie du ein Sponsoring-Angebot für dein Event schreibst

Jetzt geht es ans Eingemachte. Ein Sponsoring-Angebot, auch „Pitch Deck“ genannt, ist eine schriftliche Verkaufspräsentation. Und hier gibt es keine fixen Regeln, wie man sie schreibt.

Sie soll nur dein Event verkaufen.

Sobald du dich am Pförtner vorbeigekämpft hast und die richtige Person in dem Unternehmen erreicht hast, haben sie dich entweder gebeten, ihnen ein Angebot zu schicken oder ein Treffen mit dir vereinbart.

Wenn du gebeten wurdest, im Voraus ein Angebot zu schicken, reicht ein simples Word-Dokument oder PDF aus.

Wenn du dich persönlich mit ihnen triffst, solltest du eine PowerPoint-Präsentation vorbereiten.

Sehen wir uns an, wie du ein Sponsoring-Angebot für dein Event schreibst.

1. Beschreibe dein Event in wenigen Worten

Das Event ist das Entrecôte der köstlichen Mahlzeit, die du potenziellen Sponsoren servieren wirst, während du sie umwirbst.

Sorge dafür, dass dieser erste Teil alle relevanten Informationen enthält, die Sponsoren interessieren könnten:

• Eventname
• Datum und Uhrzeit
• Redner und Entertainer
• Catering und Zulieferer
• Veranstaltungsort und Location
• Was dein Event besonders macht (also die Alleinstellungsmerkmale)

Deine potenziellen Sponsoren könnten auch an der Geschichte oder dem Hintergrund des Events interessiert sein (wenn du bereits ein ähnliches Event organisiert hast).

Zum Schluss sind sie daran interessiert, warum du tust, was du tust. Was ist der Zweck des Events was ist deine Mission als Eventorganisator?

2. Präsentiere deine Zielgruppe

Die Art von Event deutet darauf hin, an wen es gerichtet ist. Im zweiten Abschnitt deines Angebotes arbeitest du genau aus, wer deine Zielgruppe ist.

Hier sind einige Informationen, die du dabei inkludieren solltest (je mehr, desto besser):

• Altersgruppe
• Geschlecht
• Interessen
• Beruf
• Einkommensniveau
• Technisches Wissen

Da das visuelle Element deines Sponsoring-Angebotes auch eine Rolle dabei spielt, wie es wahrgenommen wird, solltest du auch erwägen, eine Infografik über deine Zielgruppe zusammenzustellen.

Tipp:Lies unseren Guide, der dir erklärt, wie du deine Zielgruppe identifizierst, damit du genau weißt, was zu berücksichtigen ist.

3. Demonstriere deine Erfolgsbilanz

Kannst du dich daran erinnern, wie wir über deine professionellen Erfolge gesprochen haben? Jetzt ist es Zeit, zu zeigen, was du bislang erreicht hast und die Ergebnisse, die du in der Vergangenheit erzielt hast.

Es ist ja schön und gut, wenn du eine exzellente Idee für ein Event hast. Es ist auch gut, wenn sich deine Zielgruppe mit ihrer überschneidet. Aber warum sollten sie dir ihr Geld anvertrauen?

Deine professionelle Erfolgsbilanz zeigt, dass du weißt, was du tust. Wenn du willst, dass jemand in dein Event investiert, musst du ein angemessenes Maß an Glaubwürdigkeit nachweisen können.

Tipp:Lies hier,wie du einen Lebenslauf für Eventplaner erstellst, damit du deine Erfolgsbilanz stets nachweisen kannst.

4. Umreiße deinen Prozess

Du hast das Konzept des Events erläutert, an wen es sich richtet und warum du die beste Person bist, um es zu organisieren. Genug mit dem Erzählen. Jetzt musst du was zeigen.

Umreiße genau, wie du deinen Plan Schritt für Schritt umsetzen wirst. So können Sponsoren sehen, ob du wirklich weißt, wovon du sprichst, und ob dein Vorgehen realistisch ist.

Stell dir vor, du schreibst einen Geschäftsplan, den du nutzen willst, um einen Kredit bei der Bank aufzunehmen. Es ist das gleiche Prinzip, egal, ob du die Bank um Geld bittest oder versuchst, Sponsoring für dein Event zu sichern.

Deine Timeline sollte auch dein Marketing beinhalten. Auf diese Weise können Sponsoren sehen, wie viel Kontakt zu der begehrten Zielgruppe du ihnen im Rahmen des Deals bieten wirst.

Tipp:Nutze diesen Guide zur Zeitplanung von Events als Rahmen für deine eigene Timeline.

5. Schlage einige Sponsoring-Pakete vor

Sobald du ein überzeugendes Argument für dein Event, die Zielgruppe und deine Erfolgsgeschichte gemacht hast, ist es an der Zeit, deinen potenziellen Sponsoren zu zeigen, wie sie sich an dem Ganzen beteiligen können.

Du solltest Sponsoring-Pakete zusammenstellen, die helfen, mehr Menschen ihre Marke zu präsentieren und ihnen so mehr Geschäft bringen.

Deine Pakete sollte Dinge enthalten wie (klicke, um ein Beispiel zu sehen):

• Webseiten-Banner
• Livestream-Takeover
• Drinks und Catering
• Swagbags and Broschüren
• Event-App-Features

Tipp:Lies unseren Guide für Ideen zum Event-Sponsoring, um Anregungen für dein Angebot zu finden.

Vorlage für ein Event-Sponsoring-Angebot

Wenn du von all den Informationen überwältigt bist, die du in dein Sponsoring-Angebot aufnehmen musst — nur keine Sorge: Du musst das Rad nicht neu erfinden.

Es gibt eine Reihe von vorgefertigten – und vor allem kostenlosen – Vorlagen für Sponsoring-Angebote für Events, die du verwenden und an dein Event anpassen kannst.

Better Proposals ist ein großartiges Beispiel für eine elegante und professionelle Vorlage, die du nutzen kannst. Du kannst dir auch template.net ansehen und du findest 13 Vorlagen für Sponsoring-Angebote für Events, die du nutzen kannst.

Bereit, dir Sponsoring zu sichern?

Gratuliere, du bist auf dem besten Weg, Geldmittel für dein nächstes Event zu sichern. Vergiss nicht, jedes Angebot individuell anzupassen. Einen gewissen persönlichen Touch mag jeder.

Hast du Erfahrung mit der Aussendung von Sponsoring-Angeboten? Teile sie unten in den Kommentaren mit uns!