Wie man Sponsoren für ein Event sichert: Ein schneller Guide zu Event-Sponsoring

Es ist leicht, Events zu planen, wenn Geld keine Rolle spielt. Aber realistischerweise ist das Budget immer ein wesentlicher Faktor in der Eventplanung.

Wir haben einen Guide zusammengestellt, um dir zu helfen, zu verstehen, wie du Sponsoren für dein Event sicherst. Er hilft dir bei der Recherche und der Kommunikation.

Wir erklären dir,…

• Warum Unternehmen Events sponsern
• Wie du Sponsoren für dein Event findest
• Wie du ihnen dein Event schmackhaft machst
• Welche unterschiedlichen Arten von Event-Sponsoring es gibt

Nach dem Lesen wirst du genau wissen, wie du Sponsoring für dein Event bekommst.

Warum Unternehmen Events sponsern

Es ist wichtig, zu verstehen, warum Unternehmen Event sponsern. Auf diese Weise weißt du, wie du ihnen das Event verkaufen und sie an Bord holen kannst.

Sponsoren werden ein Event normalerweise aus den folgenden Gründen finanzieren:

• Marketing und Brand Awareness
• Um neue Zielgruppen zu erreichen
• Um Leads zu generieren und ihr Unternehmen weiterzuentwickeln
• Soziale Unternehmensverantwortung

Unabhängig davon, aus welchem Grund sie dein Event sponsern, werden sie einen messbaren Return on Investment wollen. Es liegt an dir, ihnen zu zeigen, wie sie davon profitieren können, dein Event zu finanzieren.

Wie du Sponsoren für dein Event findest

Welche potenziellen Sponsoren du ansprechen solltest hängt von deinem Event und deiner Zielgruppe ab. Alle drei sollten gut aufeinander abstimmbar sein.

Am wichtigsten ist es, dass du den Sponsoren etwas Einzigartiges bietest. Nachfolgend findest du die Schritte, die du befolgen solltest, um einen Sponsor für dein Event zu sichern.

1. Recherchiere potenzielle Event-Sponsoren

Die darauffolgenden Schritte werden um einiges einfacher sein, wenn du potenzielle Sponsoren gründlich recherchierst. Beginne mit Unternehmen in deiner Branchennische und finde heraus, ob sie bereits Events gesponsert haben.

Du kannst den Vorgang auch umkehren. Suche nach Events, die deinem ähnlich sind, und finde heraus, welche Firmen sie finanziert haben. Die Chancen stehen gut, dass sie auch künftige Events von der gleichen Art sponsern werden.

Tipp: SponsorMyEvent ist großartig, um potenzielle Event-Sponsoren zu finden.

2. Erstelle ein Angebot für potenzielles Event-Sponsoring

Sobald du einmal eine Liste an potenziellen Sponsoren zusammengestellt hast, wird es Zeit, ein solides Angebot zu erstellen. Dein Sponsoring-Angebot sollte auf jedes einzelne Unternehmen maßgeschneidert sein.

Dein Angebot sollte folgendes enthalten:

• Wer du bist und warum du glaubwürdig bist
• Worum es in deinem Event geht
• Was für ein Publikum es anziehen wird
• Welche Sprecher und Sponsoren an deinem Event beteiligt sind
• Wie die Firma vom Sponsoring profitieren wird
• Wichtige Kennzahlen (Teilnehmerzahl, Social-Media-Statistiken, etc.)

Dein Angebot sollte nicht das Erste sein, dass du potenziellen Sponsoren entgegenwirfst. Du solltest du sie vorher erst etwas aufwärmen.

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3. Finde heraus, mit wem du sprechen solltest

Sobald du einmal ein solides Angebot hast, ist es Zeit, potenzielle Sponsoren anzusprechen.

Es ist gängige Praxis, ein E-Mail zu schicken…aber Unternehmen werden jeden Tag von tausenden E-Mails überflutet. Wie sorgst du also dafür, dass dein E-Mail nicht in einer Flut aus anderen E-Mails untergeht?

Erstens, solltest du „info@“-E-Mail-Adressen unbedingt vermeiden. Die sind wie ein Friedhof für Sales-E-Mails.

Zweitens, solltest du nie das Unternehmen anrufen und nach der Marketingabteilung fragen. Du wirst sofort als neu beginnender Telemarketer abgestempelt und dir wird gesagt, dich an oben genannte „info@“-E-Mail-Adresse zu wenden.

Stattdessen solltest du LinkedIn durchkämmen und herausfinden, wer sich um Event-Sponsoring kümmert. Normalerweise ist es jemand aus der Marketingabteilung.

Notiere dir ein paar vielversprechende Namen und greif zum Hörer.

Frage nach, ob du mit jemanden auf deiner Liste sprechen kannst und frag nach einer E-Mail-Adresse, wenn sie nicht verfügbar sind. Auf der Mailbox brauchst du eine Nachricht gar nicht erst hinterlassen, denn das funktioniert selten.

Die meisten Unternehmen vermeiden es, persönliche E-Mail-Adressen auf ihre Webseite zu stellen, um Spam zu vermeiden. Marketingpersonen jedoch werden oft von Online-Medien kontaktiert und ihre E-Mail-Adressen sind oft auf ihrer Webseite zu finden.

Eine Alternative ist es, die richtigen E-Mail-Adressen zu erraten. Manchmal sind sie so simpel wie vorname.nachname@firma.com. Manchmal sind es ihrer Initialen.

4. Verfasse ein Begrüßungs-E-Mail

Zu diesem Zeitpunkt bist du vielleicht immer noch nicht zu 100 % sicher, mit dem du am besten sprechen solltest. Deshalb solltest du ein simples Begrüßungs-E-Mail schreiben:

„Hallo [Name der Person, der du mailst], ich hoffe, dieses E-Mail findet ihren Weg zu Ihnen. Ich bin auf der Suche nach der Person, die sich mit Event-Sponsoring auseinandersetzt und ich hatte gehofft, Sie können mir dabei helfen. Mit freundlichen Grüßen, du.“

Schicke dieses Mail an alle Personen auf deiner Liste. Die Chancen stehen nicht schlecht, dass eine von ihnen dir sagen wird, an wen du dich wenden solltest.

Tipp #1: Vergiss nicht, in deinem Mail „[Name der Person, der du mailst]“ mit dem Namen der richtigen Person zu ersetzen.“

Tipp #: Sieh dir die DSGVO-Regulierungen an, bevor du blind E-Mail verschickst.

5. Schreibe das eigentliche E-Mail

Jetzt weißt du, mit wem du sprechen solltest, also hast du anderen Verkaufspersonen gegenüber schon einen Riesenvorteil.

Du brauchst jetzt einen überzeugenden Betreff. Die Chancen, dass dein E-Mail geöffnet wird, sind dadurch um einiges höher.

Du kennst ihren Vornamen, also beginne dein E-Mail auch damit. Scheue nicht davor zurück, den Namen der Person zu erwähnen, die dich weitergeleitet hat.

Halte dich kurz und bündig. Das zeigt, dass du ihre Zeit wertschätzt.

Hebe hervor, warum du gerade sie kontaktierst und was sie davon haben, mit dir zu interagieren. Füge dem Mail dann dein Angebot für das Event-Sponsoring hinzu.

6. Hake nach

Es ist wahrscheinlich, dass du nicht sofort eine Antwort bekommst. Das ist okay. Die Person ist vermutlich beschäftigt. Gib ihnen eine Woche und hake dann nach.

Wie du richtig und vor allem vorsichtig nachhakst, ist eine Sache von Geschmack. Ein zweites E-Mail könnte genügen, doch ein kurzer Anruf könnte effektiver sein.

Du musst nicht mehr als eine Minute ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Sag einfach:

„Hallo, ich hoffe, Ihnen geht es gut. Ich habe letzte Woche ein E-Mail geschickt und wollte mich nur erkundigen, ob Sie schon eine Gelegenheit gefunden haben, es zu lesen. Danke, tschüss.“

Mehr nicht. Belästige die Person nicht.

Wenn sie sich innerhalb einer bestimmten Zeit immer noch nicht bei dir gemeldet haben, mach beim nächsten Sponsor weiter. Und wiederhole das Ganze.

Die verschiedenen Arten von Event-Sponsoring

Bei Event-Sponsoring handelt es sich nicht immer nur um Bares. Ein Unternehmen kann dein Event auch auf andere Art und Weise sponsern.

1. Finanzielles Sponsoring

Finanzielles Sponsoring ist die üblichste Art von Event-Sponsoring. Das Unternehmen platziert ihr Logo auf der Webseite deines Events und bei der Veranstaltung selbst.

2. Sponsoring anhand Produkte oder Dienstleistungen

Anstatt dir Cash zu geben, kann dir ein Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Das können Essen, Getränke oder auch der Veranstaltungsort sein.

3. Mediensponsoring

Auf Medien zu werben kann teuer sein, wodurch Mediensponsoring wertvoll ist. Ein Unternehmen kann dir anbieten, dafür zu zahlen. Im Gegenzug werden sie im Rahmen des Events erwähnt.

4. Influencer-Sponsoring

Influencer-Sponsoring ähnelt dem Mediensponsoring. In diesem Fall ist der Sponsor ein Medium und nicht jemand, der dafür zahlt. Influencer können Blogger, Promis oder Social-Media-Persönlichkeiten sein.

Nun hängt es von dir ab…

Bei Event-Sponsoring geht es natürlich um mehr als das, aber jetzt verstehst du die Grundlagen. Stelle anständige Nachforschungen an, erstelle ein Angebot und sprich mit den richtigen Personen.

Es wird nicht immer klappen. Ein bisschen Glück gehört auch dazu. Es gibt viele Faktoren, die beeinflussen, ob ein Unternehmen dein Event sponsern kann oder will oder nicht.

Halte dich jedoch an diese Schritte und du erhöhst deine Chancen, Sponsoring für dein Event zu sichern.

Gute Jagd!