Wie man eine Wohltätigkeitsveranstaltung organisiert: die 10 wichtigsten Schritte

Wir werden oft gefragt, wie man ein Wohltätigkeitsevent veranstaltet. Warum sind Wohltätigkeitsevent so eine Herausforderung?

Organisatoren von Wohltätigkeitsevent müssen an genauso viel denken wie andere Eventorganisatoren…und mehr.

Du musst nicht nur ans Budget und an Spendenziele denken. Du musst außerdem sicherstellen, dass die Interessen aller Beteiligten aufeinander abgestimmt sind.

Leider reicht es manchmal nicht aus, Leute zu fragen, ob sie für eine gute Sache spenden wollen. Sie wollen was erleben, gesehen werden und sich besonders fühlen.

In diesem Artikel erfährst du wie du:

• Den Anlass deines Events formulierst
• Ein genaues Ziel setzt
• Ein realistisches Budget erstellst
• Dein Zielpublikum findest
• Ein Motto wählst, dass sie anspricht
• Einen Veranstaltungsort und Lieferanten findest, die diesem Motto entsprechen
• Ein Team aus Mitarbeitern und Sponsoren zusammenstellst
• Spenden entgegennimmst

Es gibt viel zu besprechen, also los geht’s!

1. Definiere den Anlass deines Events

Das beginnt mit der Definierung eines oder mehrere Ziele. Deine Anstrengungen sind viel fokussierter, wenn du den Zweck deines Events genau definierst und formulierst.

Ein offensichtliches Ziel der meisten Wohltätigkeitsveranstaltung ist das Sammeln von Spenden für eine gute Sache. Mehr Aufmerksamkeit auf ein Thema zu ziehen oder neue Menschen zu erreichen kann allerdings auch ein Ziel sein.

2. Setzte ein messbares Ziel

Sobald du den Zweck deines Events definiert hast, musst du ein messbares Ziel setzen. Abhängig vom Zweck deines Events kann dieses Ziel mehrere Dinge sein:

• Spendensammlung
• Eine bestimmte Anzahl verkaufter Tickets
• Eine bestimmte Anzahl von neuen Mitgliedern
• Die Anzahl an Partnerschaften, die geschmiedet wurden
• Sponsoren, die du dir gesichert hast
• Die Bewusstseinsförderung

Am wichtigsten ist es, bei der Zielsetzung SMART zu sein. So weißt du, ob dein Event ein Erfolg war oder nicht.

SMARTe Ziele sind:

• Specific – spezifisch
• Measurable – messbar
• Attainable – Erreichbar
• Realistic – realistisch
• Timely – Zeitgemäß und fristgerecht

Und zu guter Letzt ist es schlau, eine Timeline zu erstellen, wenn du dein Event planst.

3. Erstelle ein realistisches Budget

Man muss etwas Geld ausgeben, bevor man Geld verdienen kann.

Die Excel-Tabelle mit deinen Budgetplänen wachsen mit deinem Event. Du beginnst mit einer groben Schätzung, die dann langsam, aber sicher, immer genauer wird, während die Planung deines Events fortschreitet.

Mit einem guten Budget solltest du wissen, wie viel Geld du hast für:

• Unterhaltung
• Essen und Trinken
• Marketing
• Sicherheit
• Mitarbeiter
• Transportmöglichkeiten
• Strom und Gas
• Zulieferer und Dienstleister
• Einen Veranstaltungsort

Es ist wichtig, dabei einen Puffer mit einzuplanen, falls etwas Unvorhergesehenes passiert

Wie du deine Kosten minimieren kannst, erfährst du hier.

4. Entscheide dich für ein Zielpublikum

Du solltest dich im Vorhinein entscheiden, was du mit deinem Event erreichen willst. Es ist wichtig, dein Zielpublikum zu kennen, da es andere Entscheidungen, die du triffst, beeinflussen kann.

Faktoren, die du dabei beachten solltest, sind: Alter, Geschlecht, sozioökonomischer Hintergrund, Berufsbild und persönliche Interessen.

Sobald du dein Zielpublikum kennst, weißt du…

• Was für ein Motto sie ansprechen würde
• Wie du dein Event am besten bewirbst
• Welche Sponsoren gut zu deinem Event passen würden
• Für welche Art von Unterhaltung du sorgen solltest

Wenn du mal Zweifel hast, denk an dein Publikum.

5. Stelle ein Team zusammen

Viele Hände erleichtern die Arbeit, also brauchst du ein Team, das dir bei der Logistik hilft. Falls möglich, solltest du versuchen, ein Komitee aus örtlichen Promis oder wohlhabenden Sponsoren zusammenzustellen, die dir helfen.

6. Denk dir ein passendes Motto aus

Das Motto trägt wesentlich dazu bei, dass Leute sich für dein Event interessieren. Entscheide dich für ein Motto, das mit dem Anlass zu tun hat und dein Publikum anspricht.

Dir fällt nichts ein?

Vergiss nicht: Eine Wohltätigkeitsveranstaltung ist auch nur ein Event, aber mit einem gemeinnützigen Element. Lass dich von anderen Events inspirieren und versuche, den Anlass deines Events damit zu verbinden.

Hier einige Ideen, die dir auf die Sprünge helfen:

• Singles-Abend
• 5-Kilometer-Lauf in der Stadt
• Kostümparty
• Livekonzert
• Comedy-Abend

Das Motto hat Auswirkungen auf dein Budget und den Veranstaltungsort, denk also gut darüber nach.

7. Finde einen Veranstaltungsort

Wenn du dich für ein Motto entschieden hast, ist es Zeit, einen Veranstaltungsort für dein Event zu finden. Er sollte groß genug für die Anzahl an Gästen sein, die du erwartest, und gleichzeitig deinem Budget entsprechen.

Scheue nicht davor zurück, von der Tatsache Gebrauch zu machen, dass du eine Wohltätigkeitsveranstaltung veranstaltest, wenn du mit den Betreibern des Veranstaltungsortes verhandelst. Du wirst überrascht sein, wie viele von ihnen bereit sind, dir einen Rabatt zu geben – oder dir ihn gleich kostenlos zur Verfügung stellen.

Finde heraus…

• Wie viel er kosten wird
• Was im Preis inkludiert ist
• Wie viele Gäste Platz darin finden
• Ob du einen Rabatt bekommst

Vergiss nicht, dass der Veranstaltungsort nicht zwingend traditionell sein muss. Er muss nur angemessen sein. Du kannst einen Comedy-Abend in einem Flugzeughangar veranstalten, solange es Sitzplätze und eine Soundanlage gibt.

8. Sponsoren

Das Ziel einer Wohltätigkeitsveranstaltung ist es, Spenden zu sammeln. Der Großteil kommt dabei von den Gästen.

Aber es gibt keinen Grund, sich nicht auch an Sponsoren zu wenden.

Sobald du ein Ziel, ein Budget, ein Team, ein Motto und einen Veranstaltungsort hast, kannst du dich potentiellen Partnern nähern.

Suche nach Unternehmen, die dem Zweck deines Events sympathisch eingestellt sind und dein Zielpublikum erreichen wollen. Fange bei Unternehmen an, die schon anderen Wohltätigkeitsveranstaltung in deiner Umgebung sponsern.

Erfahre hier mehr, wie du Sponsoren für deine Wohltätigkeitsveranstaltung gewinnen kannst.

9. Finde einen Weg, Spenden entgegenzunehmen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie man bei einer Wohltätigkeitsveranstaltung Spenden entgegennehmen kann. Du kannst dich dabei für eine Möglichkeit entscheiden und diese promoten. Oder du gibst deinen Gästen mehrere Optionen, von denen sie eine wählen können.

Spenden kannst du sammeln durch:

• den Ticketverkauf
• den Verkauf von Merchandise
• „SMS senden, um zu spenden“
• Gewinnspiele

Du solltest du Ticketverkaufssystem nutzen, das benutzerfreundlich ist und auf allen Geräten einwandfrei funktioniert. Mach es deinen Gästen so einfach wie möglich, an deinem Event teilzunehmen.

10. Wähle die passenden Zulieferer und Dienstleister

Wenn du dich für eine Dinnerparty oder etwas Ähnliches entscheidest, brauchst du Zulieferer. Lass dich dabei vom Motto deines Events sowie deinem Zielpublikum leiten.

Zulieferer und Dienstleister, die du für dein Event möglicherweise brauchst, beinhalten:

• Caterer
• Fotografen
• Mediaplaner
• Equipmentverleih

Genau wie beim Veranstaltungsort solltest du in Erfahrung bringen, ob du von Zulieferern und Dienstleistern Rabatte bekommst. Wende dich an Firmen, die in der Vergangenheit schon auf Wohltätigkeitsveranstaltung tätig waren.

CharityComms hat ein großartiges Verzeichnis an Zulieferern und Dienstleistern, die bereit sind, auf Wohltätigkeitsveranstaltungen zu arbeiten.

Und zu guter Letzt…

… musst du alles zusammensetzen. Jetzt solltest du…

• Messbare Spendenziele haben
• Ein realistisches Budget für dein Event haben
• Wissen, wer dein Zielpublikum ist
• Ein Motto für dein Event haben
• Über die richtige Unterhaltung und den passenden Veranstaltungsort verfügen
• Ein Team und Sponsoren an deiner Seite haben
• Dienstleister und ein Ticketverkaufssystem haben

Du musst dafür sorgen, dass alle zusammenarbeiten und alles reibungslos abläuft. Erstelle für dein Event einen Lageplan und geh die Logistik im Vorhinein ein paar Mal durch.

Kommuniziere klar und offen mit deinem Team, deinen Sponsoren, den Betreibern deines Veranstaltungsortes und den Dienstleistern und Zulieferern, die du anheuerst. Sorge für einen Plan B und einen Plan C, falls etwas in letzter Minute schiefgeht.

Viel Glück bei deinem Event! Lass und in den Kommentaren wissen, ob wir unserer Liste etwas hinzufügen sollten!