Die Durchführung eines Fokusgruppenevents, um weiter Einblicke einer Zielgruppe zu erhalten

Die Marktforschung ist ein wesentlicher Bestandteil des Toolkits für den professionellen Veranstalter. Es gibt allerhand zu erledigen, einschließlich das Versenden einer Umfrage und das Veranstalten eines Fokusgruppenevents.

Wir haben hier bereits alles im Zusammenhang mit Event-Umfragen behandelt. Jetzt ist es an der Zeit genau zu ermitteln, wie eine Fokusgruppe durchgeführt wird und welche wertvolle Einblicke zu erhalten sind.

Lese weiter, um Folgendes zu entdecken…

• Die Fokusgruppen
• Wie eine Fokusgruppe zu entwerfen ist
• Welche Fragen dabei zu stellen sind
• Das Rekrutieren der Teilnehmer
• Eine Diskussion zu moderieren
• Was mit den Ergebnissen zu tun ist

Warum eine Fokusgruppe leiten?

Event-Feedback-Umfragen, für die wir uns in der Vergangenheit eingesetzt haben, zeigen dir, wie sich die Teilnehmer fühlen und wie sie das Event erlebt haben.

Auf der anderen Seite, gehen Fokusgruppen eingehend auf das Thema ein und versuchen herauszufinden, warum genau die Teilnehmer dies empfinden und was sie tun sollten.

Mit anderen Worten, geben Feedback-Umfragen dir einen umfassenden Überblick darüber, was beim Event richtig und was falsch gelaufen ist. Eine Fokusgruppe hilft dir dabei, die detaillierten Details genauer zu verstehen.

Fokusgruppen – und Eventumfragen – sind nicht nur für die Auswertung nach Events nützlich. Sie können dir auch bei den Marktforschungsbemühungen vor einem Event behilflich sein.

Wie eine Fokusgruppe zu entwerfen ist

Der Entwurf ist alles, aber das wusstest Du durch die Durchführung von Events. Dasselbe gilt für das Veranstalten einer Fokusgruppendiskussion. Sprechen wir also darüber, wie dies durchgeführt werden kann.

1. Definiere die Ziele

Ein klares Ziel wird benötigt, bevor Teilnehmer für eine Fokusgruppe rekrutiert werden. Welche Fragen sind dabei zu beantworten? Welche Informationen erleichtern die Planung der zukünftigen Events?

Hier sind einige Fragen, die mithilfe einer Fokusgruppe beantwortet werden können:

• Wird die Eventidee etwa die Zielgruppe auch ansprechen?
• Wie können Events am besten promotet werden?
• Wie können Events verbessert werden?

Ein klares Ziel erleichtert den Entwurf der Fokusgruppe. Es stellt auch sicher, dass das Beste aus der Zeit und den Anstrengungen herauszuholen ist.

2. Definiere die Zielgruppe

Ob zuerst die Ziele oder eine Zielgruppe definiert werden, ist genau wie bei der Henne-Ei-Situation. Es hängt nämlich davon ab, welches zu priorisieren ist.

Wenn ein klares Ziel für ein Event vorhanden ist und Du dich nicht dafür interessierst, wen es genau anspricht, dann solltest du mit dem Definieren der Fokusgruppe beginnen.

Sofern der Zweck des Events andererseits darin besteht, ein bestimmtes Publikum zu erreichen, dann solltest Du jedoch festlegen, wer zuerst an der Reihe ist. Später kannst Du dich dann immer noch auf das Eventkonzept konzentrieren.

Unabhängig von der Reihenfolge, muss die Zielgruppe definiert werden. Je enger Du dabei vorgehst (z. B. „20- bis 30-jährige technikinteressierte Frauen“), desto spezifischere Antworten erhältst du dabei.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie eine Zielgruppe zu finden ist, um die richtigen Personen finden zu können.

3. Finde einen Eventort

Die Fokusgruppen sind in der Regel klein. Dies bedeutet, dass bei der Auswahl eines Eventortes praktisch unbegrenzte Möglichkeiten bestehen.

Stelle sicher, dass es in einer entspannten Umgebung mit minimalem Lärm ist. Überprüfen auch, ob es eine gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten gibt.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie ein Eventort zu finden ist, damit Du nicht am falschen Ort landest.

4. Entwerfe die Fragen

Nachdem die Zielgruppe und den Zweck des Events bekannt ist, entsteht eine allgemeine Vorstellung davon, was von den Teilnehmern zu erwarten ist.

Entwerfe Fragen, die nicht einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Überlassen später diese bloß für die Umfragen. Verwende stattdessen offene Fragen, mit denen die Teilnehmer ihre Antworten ausarbeiten können.

Hier sind einige Beispielfragen, die verwendet werden können:

• Was macht ein Event für dich unvergesslich?
• Wo hörst du von bevorstehenden Events?
• Wie fühlst du dich bei XYZ-Aktivitäten?

Tipp: In diesem Leitfaden erfährst Du, wie die Interviews der Fokusgruppen entworfen werden können, um dich bei den Fragen zu unterstützen.

5. Das Rekrutieren der Teilnehmer

Es ist an der Zeit, einige Teilnehmer zu rekrutieren… aber wie viele? Das hängt ganz davon ab, wie lange Du sie behalten möchtest und wie viele Fragen sie dir beantworten können.

Sofern nur eine Stunde Zeit bleibt und zehn Fragen gestellt werden sollen, dann verbleibe bei 5 bis 6 Teilnehmern, damit jeder die Möglichkeit dazu hat, diese zu beantworten.

Es hat sich zudem bewährt, als Gegenleistung für die Zeit der Teilnehmer eine Art Anreiz anzubieten. Eine Option ist ein Geschenkgutschein für beliebte Geschäfte oder Restaurants.

Tipp: Dafür kann ein Unternehmen wie TestingTime verwendet werden, um die richtigen Teilnehmer einer Fokusgruppe zu gewinnen.

Wie eine Fokusgruppe zu entwerfen ist

Es sollte ein Moderator anwesend sein, um die Diskussion in der Fokusgruppe zu erleichtern. Da es schließlich Du selbst bist, der nach Antworten suchst, solltest du auch diese Person sein.

Es ist auch eine gute Idee, einen Assistenten vor Ort anwesend zu haben, um Notizen zu machen und möglicherweise die Diskussion der Fokusgruppen für eine spätere Überprüfung aufzuzeichnen.

Beginne die Sitzung damit, indem Du dich bei allen für ihr Kommen bedankst. Erkläre kurz den Zweck des Events, welches Du veranstaltest und wie die Informationen zu verwenden sind.

Beachte beim Moderieren der Fokusgruppe die folgenden wichtigen Punkte:

• Umschreibe lange oder mehrdeutige Kommentare der Teilnehmer, um sicherzustellen, dass sie richtig verstanden wurden.
• Behalte die Moderationsrolle bei: Vermeide es dabei, selbst an der eigentlichen Diskussion teilzunehmen.
• Stelle sicher, dass Du mit deinem Tonfall oder deiner Körpersprache keine Leitfragen stellst oder die Reaktionen der Menschen beeinflusst.
• Lege zuvor einige Regeln für die Diskussion fest (und setze diese durch), um vermeiden zu können, dass sich die Teilnehmer gegenseitig unterbrechen.

Wenn die Sitzung beendet ist, danke allen für ihr Kommen. Denke daran, ihnen die versprochenen Anreize zu geben.

Tipp: Lese diese Tipps, um eine Diskussion der Fokusgruppe zu moderieren und für die spätere Verwendung ordnungsgemäß zu transkribieren.

Wie das Feedback und die Ergebnisse zu analysieren ist

Transkribiere die Diskussionsaufzeichnung der Fokusgruppe. Schneide dabei alle überflüssigen Smalltalks aus, damit Du dich nur auf die wichtigen Punkte konzentrieren kannst.

Erstelle eine Tabelle mit den von dir gestellten Fragen. Fülle die Antwort jedes Teilnehmers aus, um darauf eine klare Übersicht zu erhalten.

Kategorisiere die Antworten für jede Frage, damit die beliebtesten leichter zu verstehen sind. Zum Beispiel könntest Du die folgenden Kategorien für „Wie sind bevorstehende Events zu entdecken?“ Frage:

• A: Social Media
• B: E-Mail-Newsletter
• C: Flyer und Broschüren

Sobald alle Antworten transkribiert, codiert und kategorisiert sind, dann ist es an der Zeit, einen Bericht zu verfassen. Füge alle wichtigen Ergebnisse und Schlussfolgerungen hinzu, die Du daraus ziehen kannst.

Tipp: Hier erhältst Du einen guten Einblick in die Analyse der Ergebnisse einer Fokusgruppe.

Halte den Fokus

Fokusgruppen sind eine großartige Möglichkeit, um die Zielgruppe wirklich kennenzulernen. Es gibt dir Einblicke darüber, die bei einer einfachen Feedback-Umfrage nicht zu gewinnen ist.

Trotzdem haben Fokusgruppen nur eine kleine Stichprobengröße. Das bedeutet, dass Du möglicherweise mehr als eine Sitzung ausführen musst, um weiter sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erhalten wurden.

Verfügst Du über Erfahrung mit einer Fokusgruppen für Events aus erster Hand? Teile uns hier deine Erfahrungen unten in den Kommentaren mit!