So lässt sich das Datum für ein Event auswählen: 12 Punkte, die zu beachten sind

Wann sind denn die besten Termine für ein Event? Dies ist eine gute Frage, die wir gern in diesem Artikel beantworten möchten.

Es mag zwar unkompliziert erscheinen, ein bestimmtes Datum für ein Event auszuwählen: wie beispielsweise Geburtstage, Jahrestage, an Weihnachten, zu Ostern oder auch Neujahr… doch nicht jedes Event lässt sich leicht mit den bestimmten Anlässen verknüpfen.

Wie lässt sich denn einen richtigen Termin für ein Event finden?

Dabei stehen 365 Tage zur Auswahl, sodass es recht einschüchternd sein kann, dabei ein Datum zu finden und sich darauf festzulegen. Verwenden wir doch ganz einfach die Ausschlussmethode, um den Planungsprozess ein wenig zu vereinfachen.

Dieser Leitfaden befasst sich mit der Auswahl eines Termins für ein Event und hilft bei der Auswahl…

• Des Publikums
• Die Arbeit, die erledigt werden muss
• Beliebte Urlaubszeiten
• Feiertage
• Wetter- und Klimaveränderungen
• Störungen im öffentlichen Verkehr
• Konkurrierende Event-Termine
• Verfügbarkeiten von Anbietern und Eventorten
• Verfügbarkeiten von Referenten und Entertainer

Sobald wir alle diese Qualifikationen durchlaufen haben, dann entsteht eine bessere Vorstellung über die besten Termine für ein Event.

1. Denke an das Publikum

Wie bei allem, was mit einem Evententwurf zu tun hat, sollten die Event-Teilnehmer bei der Auswahl eines Event-Termins im Vordergrund stehen.

Dabei können Wochentage von Dienstag bis Freitag für Teilnehmer im B2B-Bereich gar sinnvoll sein. Teilnehmer im B2C-Bereich hingegen finden es möglicherweise bequemer, an einem Wochenendevent teilzunehmen.

Tipp: Sofern nicht sicher ist, was den Event-Teilnehmern zusagt, lese hierzu unseren Leitfaden zur Bestimmung der Zielgruppe.

2. Sich genügend Zeit nehmen

Beim Event gibt es derzeit viel zu entwerfen und zu promoten. Der gewählte Event-Termin sollte dabei ausreichend Zeit geben, um beides erledigen zu können, damit es auch ein Erfolg wird.

Tipp: Lese hierzu unsere Leitfäden zum Evententwurf und das Promoten, um eine genaue Vorstellung darüber zu bekommen, wie viel im ganzen Prozess tatsächlich involviert ist.

3. Die Ferienzeiten berücksichtigen

Es ist stets eine gute Idee, beliebte Urlaubszeiten zu meiden. Denn die Leute buchen ihre Reisen oft ziemlich weit im Voraus. Dabei fallen Schulferien und Feiertage oft in diese Kategorie.

Dabei sollte auch versucht werden, beliebte Termine kurz vor und nach den beliebten Urlaubszeiten zu vermeiden. Denn die Leute werden zu beschäftigt sein, um sich auf eine freie Zeit vorzubereiten, und auch zu beschäftigt sein, um gleich danach damit zu beginnen.

4. Politische und öffentliche Events

Es kann auch einmalige öffentliche Events geben, die deinen Evententwurf beeinträchtigen könnten. Denn politische Events wie eine Parlamentswahl, lenken häufig von anderen Events ab.

Die Menschen werden sich im Allgemeinen mehr auf dieses Event konzentrieren. Zudem werden auch die Medien, sich mehr auf das politische und andere öffentliche Events konzentrieren.

5. Störungen im öffentlichen Verkehr

Pendler in Großstädten wissen zu genau, dass nichts einem die Wochenendpläne ruinieren kann, wie „geplante Ingenieurarbeiten“ oder die gängigen Streiks bei der Bahn.

Glücklicherweise werden beide eher frühzeitig angekündigt, sodass sich ein Evententwurf besser anpassen lässt. Achte bei der Auswahl eines Event-Termins auf gemeldete Störungen des öffentlichen Dienstes.

6. Die Arbeitsstunden berücksichtigen

Wenn eine Geschäftskonferenz oder ein Musikfestival beschafft wird, das über mehrere Tage hinweg läuft, dann scheint ein Wochenende genau dafür richtig zu sein.

Für einen Teilnehmer ist es viel einfacher, sich für ein Event, das von Donnerstag bis Sonntag läuft, ein oder zwei Tage frei zunehmen, als den größten Teil der arbeitsfreien Woche.

7. Sei konsequent (oder nicht)

Es ist nicht schwer zu bemerken, dass die meisten jährlichen Events, wie Konferenzen und Festivals, jedes Jahr zur selben Zeit stattfinden. Es funktioniert so gut, weil es den Teilnehmern dabei hilft, ein ganzes Jahr im Voraus zu planen.

Es kann aber auch interessant sein, die Jahreszeit an dem jährlichen Event zu ändern. Dabei kann nämlich ein völlig neues Publikum erreicht werden und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

8. Beobachte stets die Konkurrenz

Apropos Wettbewerb, es sollte stets darauf geachtet, wann genau ein anderes Event veranstaltet wird. Du möchtest nämlich nicht, dass dein eigenes Event-Termin sich mit dem anderen kollidiert, sodass am Ende um die Teilnehmer gekämpft werden muss.

Daher kann es nützlich sein, sich alle konkurrierenden Events in einem Kalender abzubilden. Auf diese Weise ist es dann leicht überschaubar, wann genau sie stattfinden, sodass um sie herum geplant werden kann.

9. Bei Wind und Wetter

Das Wetter kann einen großen Einfluss auf ein Event haben, unabhängig davon, ob sie im Freien stattfindet oder nicht. Regen, Hagel und starker Wind wirken sich offensichtlich nachteilig auf Festivals im Freien aus.

Auf der anderen Seite, wer möchte schon bei 30 Grad und Sonnenschein im Freien stattdessen in einer stickigen Geschäftskonferenz stecken bleiben? (Und was passiert dann, wenn die Klimaanlage ausfällt?)

Tipp: Überprüfe die historischen Durchschnittstemperaturen, wenn ein Eventdatum auszuwählen ist.

10. Die Tage des Bewusstseins

Wenn ein Event ein bestimmtes Thema hat, sollte zunächst überprüft werden, ob es einen Tag (oder Monat) des Bewusstseins gibt, an dem es sich ausrichten lässt.

Herkömmliche Medien konzentrieren sich häufig auf die sogenannten Sensibilisierungstage, die letztendlich so viel bedeuten, dass sich eine Pressemitteilung eines Events mit größerer Wahrscheinlichkeit hervorheben lässt. Das Social Media wird wahrscheinlich auch einem passenden Hashtag zur Verfügung haben, das sich wunderbar promoten lässt.

11. Eventort und die Verfügbarkeit des Anbieters

Solltest Du einen bestimmten Eventort im Visier haben oder einen bevorzugten Anbieter hast, mit dem du gerne arbeiten möchtest, dann solltest du dessen Verfügbarkeit bei der Auswahl eines Event-Termins berücksichtigen.

Es sollte jedoch kein Problem sein, sofern sich dort regelmäßig Events abhalten, von denen sie dann Kenntnis haben. Bedenke jedoch, dass Eventorte und deren Anbieter auch Spitzenzeiten haben, an denen sie stark nachgefragt sind.

12. Verfügbarkeit von Referenten und Entertainer

Gleiches gilt für alle Referenten oder Entertainer, die für ein Event gebucht werden sollten. Wenn sich deren Zeitplan mit dem von dir gewählten Event-Termin kollidiert, werden sie sich wahrscheinlich abmelden müssen.

Die Hauptredner verkaufen Tickets für Konferenzen und große Bands verkaufen Tickets für Festivals. Wenn sie jedoch ausfallen, kann dies den Erfolg eines Events stark beeinträchtigen.

Den Termin vormerken

Nachdem alle Fallstricke besser durchdacht sind, ist es nun an der Zeit, das Datum deines Events bekannt zu geben.

Füge es im Kalender auf deiner Website hinzu und verbreite dort das Wort weit und breit. Kündige es zudem in den sozialen Medien und in der Mailingliste an. Fordere die Nutzer dazu auf, sich das Datum vorzumerken.

Viel Glück!