Crashkurs Event-Equipment: Was du brauchst und wo du es findest

Wie alle Veranstalter wissen, sind für gute Events viele Teile erforderlich, die alle zusammenpassen müssen. Einige dieser Teile sind absolut notwendig, damit das Event überhaupt erst beginnen kann.

Sprechen wir also über das Werkzeug eines jeden Eventorganisators: Event-Equipment.

Folgendes erfährst du in diesem Guide:

• Welche Events Equipment benötigen
• Allgemeines Equipment, das bei den meisten Events gebraucht wird
• Spezielles Event-Equipment
• Die verschiedenen Möglichkeiten, wie du es besorgen kannst
• Wo du Event-Equipment findest

Bist du bereit, dein Arsenal etwas zu erweitern?

Welche Events benötigen Equipment?

Hier sind Beispiele für Events, die auf jeden Fall Event-Equipment benötigen:

• Konferenzen
• Messen
• Ausstellungen
• Konzerte
• Comedy-Shows
• Theateraufführungen
• Filmvorführungen
• Kurse

Selbst wenn du nicht sicher bist, ob du für dein Event Equipment benötigst oder nicht – du wirst überrascht sein, was man nicht alles übersieht. Lies also weiter.

Equipment, das für die meisten Events wichtig ist

Obwohl jede Veranstaltung einzigartig ist, gibt es bestimmte Ausrüstungsgegenstände, die für einen reibungslosen Ablauf immer erforderlich sind. Lass uns einige der Beispiele für allgemeines Event-Equipment durchgehen, die man fast immer braucht.

1. Sitzmöbel und Tische

Für jedes Event, bei dem Speisen serviert oder Gespräche und Aufführungen stattfinden, sind für die Gäste Tische und Stühle erforderlich. Bemerkenswerte Ausnahmen umfassen Empfänge und Raves. Aber selbst dann können ein oder zwei Tische praktisch sein.

Möglicherweise benötigst du Tische für:

• Mahlzeiten
• Registrierungsvorgänge
• Informationsanzeigen
• Equipment
• Merchandise

Tipp:Lies mehr über die verschiedenen Tisch- und Sitzplatzordnungen, um dir ein besseres Bild davon zu machen, was du brauchst.

2. Zelte und Überdachungen

Wenn du ein Event im Freien veranstaltest, sollten du dich vor dem Wetter schützen können, indem du ein Zelt oder Überdachungen mitbringst.

3. Schilder und Banner

Event-Beschilderungen sind ein Muss für so ziemlich jedes Event, selbst wenn es nur den Gästen zeigen soll, wo die Veranstaltung stattfindet.

Es gibt jedoch viele Verwendungsmöglichkeiten für Schilder und Banner, wie etwa …

• Branding
• Programm
• Anweisungen
• Parken
• Rauchen

Tipp:Lies unseren Guide zur Beschilderung von Events, um dir ein Bild davon zu machen, was du benötigst.

4. Strom und Verkabelung

Wenn du ein Outdoor-Event organisierst, musst du dir überlegen, wie du die Feierlichkeiten mit Strom versorgen wirst. Aber auch für Indoor-Events sind möglicherweise ein oder zwei Verlängerungskabel erforderlich.

5. Beleuchtung

Egal, ob du Laser und Spotlights oder nur gedämpftes Licht benötigst, um für die richtige Stimmung zu sorgen, es ist immer gut, wenn Gäste sehen können, was los ist… oder sich selbst sehen können.

Hier sind einige der Bereiche, für die du die richtige Beleuchtung brauchst:

• Der Veranstaltungsort insgesamt
• Podeste
• Bühnen
• Geländer
• Seile und Netze
• Zelte und Überdachungen

Tipp:Um dich inspirieren zu lassen, sieh dir diese kreativen Ideen zur Beleuchtung von Events an.

6. Bühne

Wenn an deinem Event eine Art Performer oder Sprecher teilnimmt, ist es nützlich, eine Bühne zu haben, damit Zuschauer sie auch sehen und hören können.

Tipp:Lies mehr zu den verschiedenen Bühnengrößen, damit du weißt, welche du für dein Event brauchst.

7. Sound

Wie die Beleuchtung ist auch die Tonausrüstung ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Events, bei der Reden oder Aufführungen stattfinden.

Folgendes Soundequipment brauchst du:

• Mikrofone
• Lautsprecher
• Bühnenmonitore
• Mikrofon- und Lautsprecherständer
• Mischpult
• Kopfhörer
• Turntables
• Musikplayer (Telefon, Tablet oder Laptop)

Tipp:Erfahre hier, wie die Teilnehmerzahlen deine Anforderungen beeinflussen, und lies diesen ausführlichen Guide zu Soundequipment, um zu verstehen, wie alles funktioniert.

8. Visuelles

Präsentationen können bei vielen Events angemessen sein, von Produktvorführungen von Unternehmen bis zu peinlichen Familienfotos bei Zusammenkünften.

Folgendes Equipment wirst du brauchen:

• • Laptop (für Webvideos)
• PowerPoint
• Projektor
• Bildschirm
• Flipchart
• Leere Oberfläche oder Leinwand

9. Lagerung

Ja, du brauchst auch einen Ort, an dem du alles aufbewahren kannst. Die Lagerung ist jedoch nicht nur für dein Event-Equipment wichtig. Sie kann auch nützlich sein, um die sieben Sachen deines Teams sowie Speisen und Getränke zu lagern.

Spezielles Event-Equipment

Wenn du ein besonderes Event organisierst, für das konventionelles Equipment nicht ausreicht, solltest du dir genau überlegen, was du für deine Veranstaltung benötigst.

Hier findest du Beispiele für Sonderequipment, das für verschiedene Arten von Veranstaltungen erforderlich ist:

• Bastelbedarf für Workshops
• Instrumente für Musikkurse
• Utensilien und Zutaten für Food-Events
• Sportgeräte für Fitness- und Sportevents
• Festliche Dekorationen für Partys

Wie bekomme ich Ausrüstung für mein Event?

Du hast mehrere Möglichkeiten, um an das richtige Equipment für dein Event zu kommen. Es ist nicht notwendig, übermäßig viel Geld auszugeben, unabhängig von deinem Event-Budget.

1. Neu kaufen

Wenn Geld für dich keine große Rolle spiel oder das Equipment, das du benötigst, ohnehin nicht so teuer ist, ist es eine gute Idee, Equipment neu zu kaufen. Auf diese Weise kannst du es behalten und beliebig oft verwenden.

2. Gebraucht kaufen

Wenn das, was du brauchst, etwas teuer ist, kann es sich lohnen, eBay nach guten Angeboten für gebrauchtest Event-Equipment zu durchstöbern. Eine weitere gute Plattform für gebrauchtes Equipment ist Gumtree.

3. Mieten

Wenn du das Equipment nur für einen kurzen Zeitraum benötigst (z. B. für ein oder zwei Events), ist die Miete von Event-Equipment vermutlich deine beste Option.

4. Mietkauf

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du in Zukunft ein weiteres Event veranstalten möchtest, du es aber veranstalten möchtest, wenn die erste Veranstaltung ein Erfolg war, solltest du versuchen, Equipment zuerst zu mieten und es zu einem späteren Zeitpunkt zu kaufen.

Tipp: Nicht sicher, welche Option die beste für dich ist? Informiere dich über die Vorteile das Mieten von Equipment.

Wo du Event-Equipment findest

Nun zur Millionen-Frage: Wo findest du die Ausrüstung, die du für dein Event brauchst?

Bei den meisten Anbietern von Event-Equipment kannst du neu oder gebraucht kaufen sowie mieten und leasen.

Hier ein Beispiel britischer Anbieter, bei denen du mit deiner Suche loslegen kannst:

• Event Equipment Hire
• Add To Event
• Event Equipment Ltd
• Party Doctors
• Event Hire UK
• Options Hire
• Event Hire Online
• Thorns Group

Hier sind ein paar Webseiten, auf denen du gute Deals für gebrauchtes Equipment findest:

• Fat Llama
• Facebook Marketplace
• eBay
• Gumtree

Wenn dir das noch nicht reicht, sieh dir diese Verzeichnisse von Equipment-Anbietern an:

• Event Services Directory
• Stand Out Magazine
• Showman’s Directory
• The White Book

Tipp:Wenn dein Budget nicht ganz reicht, lies hier, wie du mit Event-Equipmentanbietern verhandelst, um einen besseren Deal zu bekommen.

Rüste dich aus!

Jetzt solltest du dir ein ziemlich gutes Bild davon gemacht haben, was du brauchst, wo du es findest und wie viel Geld zu dafür brauchen wirst.

Wenn du irgendwelchen guten Deals für das oben genannte Equipment begegnet bist, sag uns doch in den Kommentaren Bescheid! Du weißt: Sharing is Caring!