Du hast dein privates Event erfolgreich geplant und nun ist der Tag gekommen. Obwohl es zweifellos amüsant sein wird, gibt es noch viele Dinge, über die man als Gastgeber nachdenken muss.
Lies weiter, um herauszufinden, wie du…
- Für einen ordnungsgemäßen Zugang zum Veranstaltungsort und die richtige Beschilderung sorgst
- Tische und Sitzgelegenheiten anordnest
- Mit Musik und Beleuchtung für die richtige Stimmung sorgst
- Redner oder Entertainer unterbringst
- Das technische Equipment testest
- Das Event richtig startest
- Ein paar Erinnerungen kreierst und sie online teilst
Wenn du all das tust, wird dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis für deine Gäste.
1. Vergewissere dich, dass der Veranstaltungsort ordnungsgemäß zugänglich ist
Da du ein privates Event veranstaltest, besteht die Möglichkeit, dass deine Räumlichkeiten weniger zugänglich sind als der anderer Veranstaltungsorte.
Daher ist es eine gute Idee, als Erstes den Zugang zum Veranstaltungsort zu überprüfen. Wenn einer deiner Gäste besondere Bedürfnisse hat, stell sicher, dass er Zugang zum Eingang, zu den Toiletten und zu den Räumlichkeiten selbst hat.
Auch bei ausreichendem Zugang ist es nicht immer einfach, sich in einem neuen Gebäude zurechtzufinden. Hilf deinen Gästen, indem du Hinweisschilder anbringst.
Hier sind ein paar Bereiche, auf du hinweisen könntest:
- Eingang
- Hauptveranstaltungsraum
- Notausgänge
- Toiletten
- Garderobe
- Raucherbereich
Du solltest das Management des Veranstaltungsortes natürlich um Erlaubnis bitten, Schilder aufhängen zu dürfen.
Tipp: Hier findest du einige Anregungen für die Event-Beschilderung.
2. Ordne Tische und Sitzgelegenheiten an
Du hast möglicherweise mehrere Möglichkeiten, wenn es um Tische und Sitzgelegenheiten bei deinem Privatevent geht. Manche Events, wie beispielsweise ein Geschäftstreffen, erfordern spezielle Tischlayouts und Sitzordnungen.
Beachte bei der Anordnung der Tische und Sitzplätze immer das Veranstaltungsformat und den Komfort der Gäste. Wir sehen uns diesbezüglich im Folgenden einige Aspekte an.
Tischlayout
Tische gibt es normalerweise in drei Formen: quadratisch, rechteckig und rund. Mit der letzten Form ist es oft am schwierigsten zu arbeiten, aber sie sieht gut aus.
Im Folgenden findest du ein paar Möglichkeiten, wie du das Tabellenlayout konfigurieren könntest:
Erkundige dich immer beim Veranstaltungsort, ob du die Tische an dein Veranstaltungsformat anpassen kannst.
Tischdekorationen
Je nach Anlass deines privaten Events sollten die Tische möglicherweise dekoriert sein. Es mag für ein geschäftliches Event überflüssig sein, ist aber für eine Hochzeit oder eine Geburtstagsparty von wesentlicher Bedeutung.
Die häufigste Art der Tischdekoration sind Blumen. Aber auch hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Frage den Veranstaltungsort, ob sie runde Displays oder lange, niedrige Displays anbieten.
Tischplan
Entscheide im Voraus, ob du einen Tischplan wünschst oder nicht. Es kann nützlich sein, einen zu haben, wenn es bestimmte Personen gibt, die du miteinander in Verbindung bringen willst.
Tischpläne können eine großartige Möglichkeit sein, um zwei Geschäftsleute miteinander bekanntzumachen. Sie können auch für Familientreffen geeignet sein… solange du nicht versuchst, Mitglieder, die sich nicht mögen, nebeneinander zu setzen.
Sitzplätze (und Sitzdekoration)
Warum Essstühle so unbequem sind, bleibt für immer ein Rätsel. Vielleicht hat es etwas mit der einzigartigen Vision der Designer von Essstühlen zu tun.
Es lohnt sich jedoch darüber nachzudenken, wie lange deine Gäste auf ihren Plätzen sitzen werden. Wenn es sich bei deinem Event um eine längere Veranstaltung handelt, solltest du dich erkundigen, ob am Veranstaltungsort bequemere Sitzgelegenheiten zur Verfügung stehen.
3. Sorge mit Musik und Beleuchtung für die richtige Stimmung
Licht und Audio können viel zur Atmosphäre beitragen. Da dein Event privat ist, wirst du den Rest des Veranstaltungsortes nicht stören, wenn du sie änderst.
Die Frage ist, ob der Veranstaltungsort über das Equipment verfügt, um das zu tun. Frage nach, ob es dimmbare Lichter gibt und die Möglichkeit besteht, Hintergrundmusik abzuspielen.
Tipp: Spotify bietet einige großartige Playlists für jeden Anlass.
4. Bringe Entertainer oder Redner unter
Wenn du für dein Event Performer, Redner oder Musiker gebucht hast, sorge dafür, dass diese gut betreut werden.
Wenn sie früher ankommen, biete ihnen ein paar Erfrischungen an. Möglicherweise benötigen sie auch einen separaten Raum, um ihr Equipment auszupacken, sich umzuziehen oder vorzubereiten.
5. Überprüfe das technische Equipment
Wenn du bei deinem Event technisches Equipment benutzt, solltest du es testen, bevor deine Gäste erscheinen. Du möchtest nicht, dass eine Rede von einem nicht funktionierenden Mikrofon unterbrochen wird.
Folgendes solltest du testen:
- Mikrofone
- Die Soundanlage
- Den Projektor
- Spotlights
- IT-Systeme
Tipp:Es ist auch praktisch, einen Backup-Plan für alle technischen Pannen zu haben, die auftreten können.
6. Bereite Begrüßungsgetränke und Canapés vor
Die Gäste sind gleich da, aber es gibt noch eine Sache, die du vorbereiten musst, bevor sie ankommen. Stell sicher, dass Begrüßungsgetränke und kleine Häppchen bereitstehen.
Wenn du eine Privatevent für Geschäftsleute veranstaltest, musst du möglicherweise auch einige Marketingmaterialien vorbereiten. Stell sicher, dass alle Schilder und Banner von Sponsoren gut sichtbar sind.
7. Begrüße die Gäste
Sie sind hier! Zeit, der beste Gastgeber zu sein, den die Welt je gesehen hat. Das ist dein Moment!
Als privater Veranstalter und Gastgeber musst du in erster Linie sicherstellen, dass sich alle amüsieren. Das bedeutet, Gäste einander vorzustellen und Konversationen anzuregen.
Wenn die Gäste ankommen, ist es auch ein guter Moment für dich, die Agenda des Events zu besprechen. Auch wenn es nur eine Dinnerparty ist, kannst du die Gäste darauf vorbereiten, was sie erwartet.
8. Mach Fotos und rege zum Teilen an
Zeig Bilder oder es ist nie passiert. Es ist immer eine gute Idee, Fotos oder Videos von deinem Event zu machen. Nicht zuletzt dienen sie als großartige Erinnerung an eine gute Zeit.
Für dich als Veranstalter haben sie einen sekundären Zweck. Es gibt keine bessere Form des Marketings als Bilder und Videos von einer erfolgreichen Veranstaltung.
Wenn die Veranstaltung formell ist, ist es praktisch, einen professionellen Fotografen zu beauftragen, der die Arbeit für dich erledigt. Auf diese Weise kannst du dich auf deinen Job als Gastgeber konzentrieren, was oft mehr als genug ist.
Zu guter Letzt solltest du deine Gäste ermutigen, eigene Fotos zu machen und diese auf ihren Social-Media-Profilen zu teilen. So werden deine Gäste zu deinen Event Advocates.
9. Stell sicher, dass alle sicher nach Hause kommen
Sobald die Feierlichkeiten vorbei sind, ist es Zeit, sich von allen zu verabschieden. Sorge dafür, dass alle Gäste sicher nach Hause kommen, und hilf ihnen, bei Bedarf ein Taxi zu bestellen.
Denk daran, sich bei allen für ihr Kommen zu bedanken, und bitte um Feedback zu deinem Event. Das wird bei der Organisation zukünftiger Privatevents von großem Wert sein.
Der Tag ist vorüber!
Deine Gäste sollten sehr zufrieden nach Hause gehen… und du vermutlich sehr erschöpft.
Klopf dir auf den Rücken für deine gute Arbeit. Jetzt gibt es nur noch eine Sache, die du tun musst, bevor du dich entspannst.
Lies hier weiter, um zu erfahren, was du nach einem Privatevent tun solltest.