Gesundheit und Sicherheit bei Events: Was du wissen musst

Gesundheit und Sicherheit bei Events sind oft ein Teil der Planung, den Eventorganisatoren vergessen.

In diesem Beitrag sehen wir uns genau an, was du über effektive Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen für dein Event wissen musst.

Wesentliche Dinge, die du bei Gesundheit und Sicherheit bei Events bedenken musst

Wir möchten dich darauf hinweisen, dass dieser Artikel Informationen und Links enthält, die auf britische Organisationen und Vorschriften verweisen. Die allgemeinen Konzepte und Vorschläge sind jedoch für Eventorganisatoren weltweit anwendbar. Wenn du ein Event organisierst, sollten Gesundheit und Sicherheit allerhöchste Priorität haben. Dabei musst du die folgenden Dinge bedenken:

Über wen hast du bei deinem Event die Verantwortung?

Die Leute, für die du verantwortlich bist, beschränken sich nicht nur auf deine Gäste. Du musst auch an diejenigen denken, die für dich arbeiten: Personal, Zulieferer oder Freiwillige.

Wie groß ist das Risiko?

Wenn bei deinem Event erhöhtes Verletzungs- oder Unfallrisiko herrscht, musst du bei deiner Planung dafür sorgen, dass dieses minimiert wird.

Sollte unter deiner Aufsicht dennoch etwas schiefgehen, solltest du über die richtigen Verfahren verfügen, damit du entsprechend auf das Problem reagieren kannst. Wenn das nicht der Fall ist, kann es sein, dass du gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften vorstößt, was eine saftige Geldstrafe von £20,000 bedeuten kann.

Im schlimmsten Fall kann es sogar zu einer Anklage kommen. Die richtige Planung und Vorbereitung sind absolut essenziell, um sicherzustellen, dass du alle Gesundheits- und Sicherheitsvorschrift einhältst.

Was du für die Vorbereitung brauchst

Als Eventorganisator musst du eine Risikoeinschätzung, einen Notfallplan und einen Eventsicherheitsplan erstellen.

1. Risikoeinschätzung

Egal, was für ein Event du veranstaltest, du brauchst in den frühen Stadien deiner Planung eine Risikoeinschätzung.

Diese Risikoeinschätzung hebt alle potenziellen Gefahren hervor, die dein Event beeinflussen können.

Eine Risikoeinschätzung sollte die folgenden Dinge beinhalten:

• Ist der Geräuschpegel auf einem akzeptablen Level?
• Besteht die Gefahr, dass Stromkabel beschädigt werden können?
• Wie hoch ist das Brandrisiko?
• Könnte das Stroboskop epileptische Anfälle auslösen?
• Sind meine temporären Konstruktionen sicher genug für alle zugewiesenen Gäste?
• Gibt es für die Anzahl der Gäste genügend WC-Anlagen?
• Gibt es Zugang zu Trinkwasser?
• Wird mein Müll ordentlich entsorgt?

Auf jede Situation vorbereitet zu sein, wird dazu beitragen, dass deine Gäste sicher sind und dass jeder weiß, was zu tun ist, wenn etwas schiefgeht.

Lade diese Vorlage herunter und mach für jedes Event, das du organisierst, eine Kopie. Nimm dir Zeit, wenn du sie ausfüllst, und besprich sie mit deinem Event-Team.

Es lohnt sich außerdem auch, sich mit der Einschätzung von Brandrisiken vertraut zu machen.

Tipp: Wirf einen Blick in diesen ausführlichen Guide zur Durchführung einer Risikoeinschätzung, der auch praktische Beispiele für das Ausfüllen der Vorlage enthält.

2. Notfallplan

Kein Eventorganisator will seinen Notfallplan einsetzen müssen, aber es ist wichtig, einen zu haben, falls etwas schiefgeht.

Ein Notfall kann alles sein: von einem Feuer zu Überflutung bis hin zu einer Bombendrohung. Wie reagierst du auf solche Dinge? Wie alarmierst du Polizei, Feuerwehr oder Rettung?

Jedes Mitglied deines Personals muss den Notfallplan kennen. Sie können dabei helfen, ihn umzusetzen, sollte das Unvorhergesehene passieren.

Du solltest deinen Notfallplan dann erstellen, nachdem du deine Risikoeinschätzung abgeschlossen hast. Dann weißt du besser, welche Probleme potenziell auftreten könnten und was du tun kannst, um auf sie vorbereitet zu sein.

Tipp: In diesem Guide erfährst du, wie du dich auf Zwischenfälle und Notfälle bei Events vorbereitest.

3. Eventsicherheitsplan

Ein Eventsicherheitsplan ist ein weiteres Dokument, das du haben solltest, und beinhaltet normalerweise deine Risikoeinschätzung und deinen Notfallplan. Damit zeigst du, dass du über die wesentlichen Gesundheits- und Sicherheitsaspekte, die mit deinem Event zusammenhängen, nachgedacht hast.

Abhängig von dem Typ des Events werden Veranstaltungsorte und lokale Behörden diesen Sicherheitsplan sehen wollen, während du dein Event planst. Sie werden wissen wollen, ob du auf potenzielle Gefahrensituationen vorbereitet bist.

Du wirst dieses Dokument brauchen, wenn etwas Schlimmes während des Events passiert und du dich in einem Rechtsstreit wiederfindest.

Dein Sicherheitsplan sollte die folgenden Dinge beinhalten:

• Die Details deines Events: Wo, wann, was, der Zeitplan, der Lageplan und so weiter.
• Verantwortungsträger und andere Ansprechpersonen
• Lizenzen und Genehmigungen, die du hast
• Deine Risikoeinschätzung
• Deinen Notfallplan
• Wie das Eventpersonal miteinander kommuniziert
• Stromregelung und -versorgung
• Details zu den WC-Anlagen, Trinkwasserzugang und Müllentsorgung
• Behindertengerechte Einrichtungen und Ein-/Ausgänge
• Geräuschpegel und -regelung
• Wie du Verkehr und Menschenmassen kontollieren wirst
• Informationen zu Erste-Hilfe-Versorgung und Sicherheit
• Informationen über temporäre Konstruktionen, Equipment und Attraktionen.
• Lebensmitteldienstleister: Wer sind sie, was machen sie und welche Lizenzen haben sie?
• Wie viel Personal gibt es und was sind ihre Aufgaben?

Tipp: Du weißt nicht, wo du beginnen sollst? Wie du einen effektiven Sicherheitsplan erstellst, erfährst du hier.

Gesundheits- und Sicherheitsguidelines für Events

Die Organisation Health and Safety Executive (HSW) in Großbritannien ist die beste Quelle, die du finden kannst, wenn es um Eventsicherheit geht.

Die HSW-Webseite hat die Informationen zu Aspekten, die du benötigst:

• Management von Menschenmassen
• Transport
• Brandschutz
• Lautstärke
• Mitarbeiterfürsorge
• Wie man Absperrungen und Separatoren nutzt
• Wie man Müll richtig entsorgt
• Spezialeffekte
• Gestaltung und Aufbau des Veranstaltungsortes
• Abstürze aus großen Höhen
• Nutzung temporärer Konstruktionen

Du wirst:

• … lernen, welche Verantwortungen du als Eventorganisator hast.
• … herausfinden, was die wichtigsten Dinge sind, die du wissen solltest.
• … Links zu zusätzlichen Quellen erhalten, die du möglicherweise brauchen wirst.

Ob du ein Event zum ersten oder zum zehnten Mal veranstaltest, ist es immer eine gute Idee, sich die Webseite der HSE genau anzusehen.

Tipp: Der abonnementbasierte The Purple Guide richtet sich vor allem an die Veranstaltung von Musikevents und bietet auch viel relevantes Informationsmaterial zum Thema Gesundheit und Sicherheit bei Events, einschließlich Fallstudien und Praxisbeispielen.

Sind alle Gesundheits- und Sicherheitsaspekte für mich relevant?

Alle Eventorganisatoren müssen bei der Veranstaltung von Events an die Gesundheit und Sicherheit ihrer Gäste denken. Dennoch unterscheiden sich manche Aspekte, je nachdem, welche Art von Event du planst.

So wird beispielsweise eine kleine Kunstausstellung in einer lokalen Galerie ganz anders aussehen als ein Event in einem Stadion mit fünftausend Gästen. Du musst dich nicht mit temporären Konstruktionen, WC-Anlagen oder der Müllentsorgung herumschlagen. Du brauchst also nur einen Gesundheits- und Sicherheitsplan, der zu deinem Event passt.

Ebenso werden Events, die Alkohol oder Aktivitäten im Freien beinhalten, anfälliger für Gesundheits- und Sicherheitsfragen sein.

Tipp: Beginne mit einer Suche nach „Gesundheit und Sicherheit für [deinen Veranstaltungstyp]“, um zu sehen, ob es bereits Informationen zu diesem Thema gibt.

Wo du Unterstützung bekommst

All das erscheint abschreckend, vor allem, wenn es dein erstes Mal ist. Aber keine Sorge! Es gibt viele Quellen und Hilfsstellen, an die du dich wenden kannst.

Der „Getting started„-Artikel der HSE ist für Beginner sehr hilfreich. Du hast auch die folgenden Optionen.

Unterstützung von den Veranstaltungsorten

Viele Veranstaltungsorte bieten auf ihren Webseiten Informationen, die direkt an Eventorganisatoren gerichtet sind. Diese Informationen sind dazu da, um sicherzustellen, dass alle Gesundheits- und Sicherheitsaspekte bei deinem Event abgeklärt sind.

Wenn du auf ihrer Webseite nichts findest, frag sie, ob sie über Informationen oder Checklisten verfügen, die dir helfen können. Schlussendlich ist es in ihrem Interesse, dafür zu sorgen, dass dein Event reibungslos über die Bühne geht. Vielleicht haben sie ja schon Erfahrung mit Events wie deinem.

Hilfe von örtlichen Stadtverwaltungen

Webseiten von regionalen Stadtverwaltungen wie PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk und Yorkshiredales.org.uk bieten detaillierte Informationen und Checklisten zum Thema Gesundheit und Sicherheit bei Events. Es kann sich für dich lohnen, dir die Webseite deiner Gemeinde anzusehen oder dich mit deinen Repräsentanten in Verbindung zu setzen, um zu erfahren, welche Informationen sie dir bieten können.

Unterstützung durch Fachberater für Gesundheit und Sicherheit bei Events

Es gibt auch Unternehmen, die darin spezialisiert sind, Eventorganisatoren bei Gesundheits- und Sicherheitsaspekten bei Events zu unterstützen. Hier sind ein paar:

• Event Safety Plan bietet Eventplanern Unterstützung bei der Sicherheit. Das Unternehmen bietet Trainingskurse, Beratungsdienst und Online-Tools, die dich bei der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften unterstützen.
• Stagesafe ist ein Gesundheits- und Sicherheitsberatungsunternehmen, das sich auf Musikevents und Live-Produktionen spezialisiert hat. Sie bieten Unterstützung bei erforderlichen Gesundheits- und Sicherheitsdokumenten sowie Inspektionen, Notfallplänen und Unfalluntersuchungen.
• The Event Safety Advisors arbeiten mit vielen bekannten Marken, um Events genau nach Maß zu veranstalten. Auf ihrer Webseite kannst du dir außerdem einige interessante Fallstudien ansehen.

Es gibt viele ähnliche Beratungsfirmen, also solltest du schnell eine finden, die in deiner Nähe ist.

Sonderberücksichtigungen bei Großevents

Wenn du ein großangelegtes Event veranstaltest und du dir Sorgen um das Management von Menschenmengen machst, dann sieh dir Crowd Safety an. Dort findest du diesbezüglich Tipps und Unterstützung für die Planung.

Aufgrund der bedauerlichen Gefahr, die Terrorismus bei Großveranstaltungen darstellt, solltest du dir auch den „Leitfaden zu Orten mit großen Menschenmengen“, („Crowded places guidance„) der britischen Regierung ansehen.

Tipp: Diese Gesundheits- und Sicherheitscheckliste der Northumbria University ist ein gutes Beispiel dafür, welche spezifischen Details du berücksichtigen solltest.

Sei bei deinem Gesundheits- und Sicherheitsplan nicht knausrig

Auch wenn sich Gesundheit und Sicherheit bei Event zunächst nach viel Arbeit anhören, ist es absolut essenziell, die richtigen Vorsichtmaßnahmen bereitzuhaben.

Die Konsequenzen schlechter Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen können für dich als Eventorganisator verheerend sein. Es ist deine Verantwortung, die relevanten Vorschriften einzuhalten und einen geeigneten Notfallplan zu haben.

Durch die Durchführung einer Risikoeinschätzung und die Erstellung eines Eventsicherheitsplans gewährleistest du die Sicherheit deiner Mitarbeiter und Gäste. Außerdem bist du vorbereitet, wenn etwas während dem Event schiefgeht.