Ein Event veranstalten

by Andrew Mortier on August 15, 2019 Schreibe einen Kommentar

So veranstaltest du ein Wellness-Event mit einem gesunden Ergebnis

Wenn du dir vorstellst, ein Wellness-Event zu veranstalten, woran denkst du?

Vielleicht an eine Gruppe meditierender Mönche mit gekreuzten Beinen im Zen-Zustand. Oder begeisterte Gäste die ganz begeistert an ihren veganen und kalorienarmen Burgern schlemmen.

Was auch immer dir in den Sinn kommt, wir können dir versichern, dass sich ein Wellness-Event nicht von selbst veranstaltet!

Selbst echte Wellness-Event-Gurus können nicht auf Reinkarnation warten. Ein gutes Event erfordert gute Planungund Promotion. Ganz zu schweigen von einem tollen Gastgeber, der im Mittelpunkt steht.

Wir geben dir ein paar Tipps zur Veranstaltung eines Wellnes-Events, einschließlich:

Digitale Tools
Team-Organisation
Veranstaltungsortvorbereitung
Gäste-Erlebnisse
Logistische Planung
Wie du alles einpackst

Digitale Tools, gemacht für die Branche

Digitale Tools machen dir das Leben einfacher. Besonders Tools, die für Wellness-Events gemacht sind. Ticketing-Websites – wie Billetto – können hier eine großartige Ressource sein.

Am Tag des Wellness-Events kannst du eine Ticketing-Website nutzen, um sich auf die Vorbereitungen und den Check-in deiner Gäste vorzubereiten. Dazu gehört:

Gästelisten ausdrucken und dein Team informieren
Tickets am Eingang mit Kassen-Software verkaufen (iPads eignen sich super dafür)
Tickets scannen mit deinem Smartphone oder Tablet (Billetto hat eine App dafür)
Bei Bedarf Kontakt zu den Gästen mit Updates aufnehmen

Tipp: Hier findest du ein großartiges Tool für die Terminplanung bei Wellness-Events.

Sei der Kapitän deines Wellness-Teams

Partnerschaften mit Gesundheitsorganisationen sind bei Wellness-Events weit verbreitet. In der Regel fühlen sich auch Event-Freiwilligevon solchen Dingen angezogen. Das bedeutet, dass nur sehr wenige Wellness-Events ohne großen Teamaufwand stattfinden.

Ein solches Team ist ein notwendiger Bestandteil bei der Ausrichtung eines Wellness-Events. — Es braucht viele Hände, um für ein wirklich unvergessliches Wellness-Event zu sorgen.

Kurz vor Beginn deines Wellness-Events ist es wichtig, den Plan ein letztes Mal durchzugehen. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, das Veranstaltungsprogramm vorzustellen, auf das sich alle Organisatoren beziehen und das sie diskutieren können.

Dieses Meeting kann eine Zusammenfassung verschiedener Aufgaben und andere Informationen enthalten:

Das Begrüßen der Gäste
Das Kontrollieren des Zeitplans
Planen für den Notfall
Event-Berichterstattung auf Social Media

Sich fokussieren

Das Team sollte immer allen mit Informationen zu deinem Wellness-Event zur Verfügung stehen.

Wenn der Fokus deines Wellness-Events beispielsweise auf gesunder Ernährung liegt, sollte das Team Fragen zu Proteinen, Kohlenhydraten und Kalorien beantworten können. Oder wenn Meditation das Thema ist, sollten einige Mitarbeiter vorbereitet sein, Gästen behutsam grundlegende meditative Techniken beizubringen.

Tipp:Für maximale Vorbereitung solltest du ein cooles Veranstaltungsprogramm entwerfen.

Den Veranstaltungsort vorbereiten

Wellness-Events können viel Arbeit erfordern. Wenn dein Veranstaltungsort nicht bereit ist, bist du es auch nicht! Stell sicher, dass du weißt, wann der Veranstaltungsort für deine Vorbereitungen verfügbar ist. Du solltest so schnell wie möglich loslegen.

Was vorbereitet werden muss

Je nach Art deines Wellness-Events musst du möglicherweise bestimmtes Equipment herrichten:

Stationen für Vorsorgeuntersuchungen
Fitnessgeräte
Sport- und Spielzubehör
Erste-Hilfe-Stationen
Utensilien für Kochkurse oder Buffettische
Gegebenenfalls Wellness-Merchandise und -Verkaufsstände. (Stressbälle, irgendwer)

Deine Partnerorganisationen haben möglicherweise angefordert, dass Promotion für sie aufgebaut werden soll. Halte diese Beziehungen aufrecht, indem du deine Vereinbarungen einhältst und dazu beiträgst, sie bekanntzumachen.

Sei nicht schüchtern

Beginne das Event mit guter Stimmung. Das ist immer wichtig, vor allem aber, wenn du ein Wellness-Event durchführst.

Es kommt alles auf – du hast es erraten – Wellness an! Gönne deinen Gästen ein herzliches Willkommen. Das kann so einfach sein wie ein freundliches „Hallo“ bei der Ankunft der Gäste. Du musst es nicht mit einer seltsamen Zen-Stimme sagen.

Tipp:Hier findest du einige super Ideen, mit denen du Gäste willkommen heißen kannst.

Was ist mit Gästen, die früh dran sind?

Vermeide Wartezeiten außerhalb der Veranstaltung. Dies kann vermieden werden, indem Einlass etwas früher gewährt wird, damit sich Gäste sofort amüsieren können.

Stelle jedoch sicher, dass es Dinge gibt, mit denen sie sich beschäftigen können! Gesundheitsvorsorgekabinen sind eine einfache Möglichkeit, früh ankommende Gäste zu beschäftigen. Buffets mit gesundem Essen können auch gute Stimmung bringen und dazu beitragen, dass sich Gäste von Anfang an wie zu Hause zu fühlen.

Tipp:Früh oder spät, Gäste sollten sich beim Check-in immer willkommen fühlen.

Ein Schild, das Gäste bei einem Wellness-Event begrüßt — Sorge immer dafür, dass sich deine Gäste willkommen fühlen.

Logistik und Bescheid wissen

Du willst doch nicht, dass dir auch nur das kleinste Detail entgeht, oder?

Sprich dich am Tag des Events immer mit Sprechern, Verkäufern und anderem Personal ab. Denke an diese eine Szene aus Star Wars Episode IV: „Red 10, standing by. Rote 7, standing by… “

Hier sind einige Dinge, die du überprüfen solltest, bevor alles beginnt:

Ist das Essen frisch? Und servierbereit?
Funktioniert die Ausrüstung? (Teste sie, wenn nötig, selbst)
Gibt es irgendetwas in der Nähe des Veranstaltungsortes, das mit der Wellness-Atmosphäre in Konflikt geraten könnte? (Schmutzige Badezimmer, Müll, den jemand hinterlassen hat, und so weiter)
Hast du ein Backup-Plan für schlechtes Wetter? (Viele Wellness-Events finden im Freien statt.)

Bitte lächeln!

Denke bei der Veranstaltung eines Wellness-Events auch an die Zukunft. Bilder und Videos von deinem Event können verwendet werden, um für zukünftige Veranstaltungen zu werben.

Bei fitnessorientierten Events bieten sich Vorher-Nachher-Aufnahmen hervorragend an. Viele Gesundheits- und Fitnessgruppen wenden diese Strategie an und steigern so die Motivation. Sie nehmen zwei Bilder auf mit einem Jahr dazwischen und vergleichen die Resultate.

Diese Bilder kannst du dann auf deiner Webseite und deinen Social-Media-Profilen veröffentlichen: „Meine Fitness-Reise begann mit dem Healthy Guy Fest 2019…“

Andere Bilder, die du knipsen kannst

Stell sicher, dass du auch Bilder von Dingen machst wie:

Leckeres, gesundes Essen
Körperliche Aktivitäten
Kinder, die über Wellness lernen
Lächelndes Personal und Gäste

Die Idee ist, hier so viel Freude wie möglich einzufangen. Immerhin geht es um Wellness. Stell also sicher, dass deine Mitarbeiter die besten Momente einfangen!

Tipp:Hier erfährst du mehr über die Kunst der Vorher-Nachher-Fotos. Gib diese Tipps an Gäste weiter, sodass sie es auch probieren können.

Es geht ums Publikum

Während du dich auf dein Wellness-Event vorbereitest, können die Dinge kompliziert werden. Aber es kann hilfreich sein, über eine Sache zu meditieren:

Bei diesem Event geht es um die Gäste.

Lass dich von deinem Planungswahn nicht von einem großartigen Event abhalten. Alle guten Gesundheits- und Wellness-Event wollen einen Service leisten.

Service für die Eventbesucher, deren Leben durch ihren Besuch verbessert werden soll. Auch, wenn es nur ein bisschen ist.

Tipp:Sag deinen Gästen nicht nur, dass sie wichtig sind, sondern zeigen es ihnen auch.

Baue etwas wirklich Tolles

Wenn das dein erstes Wellness-Event ist, kann es ziemlich stressig werden. Konzentriere dich auf die Grundlagen, betreue deine Gäste und versuche, sie so glücklich wie möglich zu machen. Wenn du mal den Dreh raus hast, wirst du beim nächsten Event schon mehr Erfahrung haben.

Mit der Zeit kann dein jährliches Wellness-Event langsam zu einer wundervollen Sache werden.

Tipp: Behalte dir einige dieserIdeen für großartige Gesundheitsmessen im Hinterkopf, während du langsam, aber sicher, dein perfektes Gesundheits- und Wellness-Event zusammenstellst.

Pack alles ein!

Du wusstest, dass das kommt, stimmts? Aufräumen, alles aufräumen. Genau wie das alte Lied: „Everybody, do your share…“

Singen musst du aber nicht.

Sobald dein Event zu Ende ist, gibt es noch jede Menge abzubauen und aufzuräumen. Das Letzte, was du brauchst, ist der Ruf als Faulpelz. Bei Wellness-Events dreht sich alles um innere und äußere Sauberkeit. Das gilt auch für die Umwelt!

Ein kaputter Stand auf dem Boden — Putzen macht keinen Spaß, ist aber ein wichtiger Faktor bei der Ausrichtung eines Wellness-Events.

Stell sicher, dass du effiziente Entsorgungsmethoden vorbereitet hast. Du solltest dich auch um Kompost und Recycling kümmern. Man weiß nie, woher Publicity kommen wird. Ein Wellness-Event, das dafür bekannt ist, recycelbare Güter in den Müll zu werfen, wird kein gutes öffentliches Image haben.

Gesunde Körper, gesunde Umwelt.

Tipp:Event-Reinigungsdienstekönnen dir die Arbeit erheblich erleichtern.

Eine Vielzahl von Dingen, über die man nachdenken muss

Halte unseren Guide immer griffbereit, wenn du ein Wellness-Event veranstaltest, und du bist in bester Verfassung.

Lass doch unten einen Kommentar hier mit deinen eigenen Vorschlägen und Erfahrungen … oder was du sonst noch über Wellness-Events zu sagen hast!

by Andrew Mortier on April 12, 2019 Schreibe einen Kommentar

Veranstalten einen Workshop mit diesen 7 cleveren Tipps

Warum einen Workshop veranstalten? Für manche gibt es nichts Aufregenderes, als ihre Liebe zu einem persönlichen Handwerk zu machen.

Wenn Du es leid bist, verängstigten Nachbarskindern die Freude am Malen exotischer Früchte beizubringen, ist ein freiwilliger Workshop die beste Wahl. Sobald Du deinen Workshop geplant und promotet hast, hast du möglicherweise Fragen, was Du dann am großen Tag tun solltest.

In diesem Artikel behandeln wir diese sieben einfachen Tipps für einen super Workshop:

Bereite den Ort des Events vor
Begrüße die Gäste
Beginne den Workshop richtig
Bleibe flexibel
Sei zurückhaltend
Verschaffe die richtige soziale Atmosphäre
Runde richtig ab

1. Die Vorbereitung

Workshops mögen vielleicht nicht nach viel Arbeit klingen oder einen besonders großen Eventraum benötigen, aber es ist immer eine gute Idee,früh aufzutauchen, um den Raum entsprechend herzurichten.

Das Equipment

Möglicherweise musst du ein Tutorial-Video für eine meisterhafte Ton-Bildhauerei streamen. Oder du benötigst einen Projektor, um deinen Internetbrowser anzuzeigen oder deinen Teilnehmern zu zeigen, wo sie erstklassiges Bastelmaterial kaufen können.

Lass dir Zeit für das Setup deines Equipments und eine mögliche Fehlerbehebung. Du möchtest nicht wie dieser eine alte Lehrer sein, der den Audio- / Video-Eingang für den Videorecorder auf das Röhrengerät nicht finden kann.

Einige Eventorte verfügen über Techniker oder anderes Personal, das bei diesem Prozess helfen kann. Teste alles und bringe alles zum Laufen, bevor deine Teilnehmer eintreffen.

Führe eine kleine Demo für ein unsichtbares Publikum durch, wenn es sein muss. Wenn es jetzt nicht repariert wird, reparierst Du es unnötig vor einem Live-Publikum.

Durchdachte Workshop-Utensilien — Sitze nicht herum und dreh die Däumchen — bereite stattdessen deine Workshop-Equipment vor!

Die Feng Shui-Option

„Feng shuawäh“ ausgesprochen, entspricht dieses Konzept einer alten chinesischen Praxis. Feng Shui bedeutet im modernen Sinne meist nur Ergonomie.

Der Raum deines Workshops sollte physisch auf maximale Produktivität angeordnet sein. Es ist nicht gerade Raketenwissenschaft, daher musst du dein Bestes geben, um eine komfortable Umgebung zu schaffen. Einige Faktoren, mit denen man sich herumschlagen kann, können dabei sein:

Die Temperatur
Die Beleuchtung
Die Stühle, der Schreibtisch und der Tischabstand
Der Geräuschpegel aus der nahen Umgebung
Kunst oder Poster an den Wänden (entsprechen sie etwa dem Ton deines Workshops?)
Die Sauberkeit

Die Materialien

Welche Materialien Du auch immer für deinen Workshop benötigst, stelle zuvor sicher, dass sie zugänglich und durchdacht sind. Egal, ob du einen Nähworkshop mit einer Menge Ersatzgarn betreibst oder ein Brettspieldesign-Treffen planst, bereite nur alle Teile so vor, dass sie leicht zugreifbar sind.

Und bringe zur Sicherheit mehr mit als Du brauchen wirst. Das ist immer besser, als nicht genug da zu haben.

Goodies

Du lügst, wenn du behauptest, keiner mag Goodies. Setze den richtigen Ton für deinen Workshop an und sorge für ein paar Dopamin-Boosts, indem Du am Anfang des Events Goodies austeilst

Alternativ kannst Du sie auf Tische stellen, damit die Teilnehmer sich daran bedienen können, sobald sie Platz nehmen.

Das kann dabei alles sein, von Imbissbeuteln bis zu lustigen Workshop-Werkzeugen wie Mini-Journale oder kleinen Gedenkmünzen. Workshops haben genau die richtige Größe für solche Dinge. Sie müssen keine benutzerdefinierten T-Shirts aus Luftkanonen feuern. Es sei denn Du möchtest das, welches wir auf einen kleinem Raum nicht besonders empfehlen.

Tipp:Schau dir diese Liste mit über 100 kreativen Ideen für ein Event-Giveaways an.

2. „Grüße, Erdlinge“

Ein simpler persönlicher Touch wie eine Begrüßung ist überraschend wichtig, wenn Du einen Workshop veranstaltest. Wenn du früh genug aufgetaucht bist, um alles rechtzeitig vorzubereiten, kannst Du darauf die Zeit vor dem Workshop nutzen, um deine Teilnehmer persönlich begrüßen zu können.

Unterhalte dich mit der Gruppe und bringe etwas Rapport in Gang! Größere Events machen genau das zu einer Herausforderung, aber wenn Du einen Workshop veranstaltest, dann sind gute Beziehungen daher sehr wichtig.

Das formale Intro

Sobald der Ball ins Rollen kommt und der Workshop beginnt, stelle zuvor sicher, dass du dich der Gruppe offiziell vorstellst. Dein Intro sollte einige der folgenden Punkte abdecken:

Deine Referenzen: Wie wurdest du zum Miniaturen-Maler-Profi oder zum örtlichen Jonglier-Experten?
Das Endziel deines Workshops: Was wirst Du damit erreichen?
Welche Fortschritte können die Teilnehmer erwarten und welche Fähigkeiten sollten sie zu Beginn haben?

Tipp:Sieh dir diesen Leitfaden an, um dich einer kleinen Gruppe oder einer kleinen Klasse richtig vorzustellen.

Das Eis brechen

Nicht jeder ist ein Fan des bösen Eisbrechers, aber es kann einem nützlichen Zweck dienen, wenn Du einen Workshop veranstalten möchtest.

Eisbrecher können ein guter Weg sein, um Hemmungen abzubauen und das soziale Element des Workshops zum Laufen zu bringen. Und wo Komfort herrscht, kann Kreativität für alle entstehen.

Manchmal kann ein Eisbrecher so unkompliziert sein, wie die Teilnehmer zu fragen, was sie von der Tagung erwarten.

Tipp: Nicht alle Eisbrecher sind rein informativ. Einige sind sogar ziemlich amüsant.

3. Los geht’s

Es ist soweit!

Zeit, diesen Plan in die Tat umzusetzen Stell sicher, dass du den Plan allen Beteiligten beschreibst. Das Ausdrucken eines Zeitplans ist hier unerlässlich. Entweder das oder Du sorgst für einen digitalen Format, der geteilt werden und von jedem zugegriffen werden kann.

Lies den Zeitplan vor und teile diesen deinen Gästen mit, was sie erwarten können. Das ist einem Lehrer, der einen Lehrplan behandelt, nicht ganz unähnlich. Es kann auch darin nützlich sein, um den Gästen den Sinn zu erklären, warum Du den Workshop genauso eingerichtet hast.

Tipp:Ein Workshop-Zeitplan muss nicht shakespearisch sein – mach ihn simpel und kurz.

4. Die Regeln biegen

So hilfreich die Pläne auch sind, Du musst dabei auch flexibel bleiben. Ein Workshop, der nur streng nach Plan geht und nicht auf die Gäste eingeht, ist ein schlechter Workshop.

Wenn eine Übung nicht wie geplant verläuft, schalte einen Gang herunter. Wenn deine Teilnehmer nicht genug bekommen können, scheue nicht davor zurück, die ursprünglich vorgesehene Zeit zu verlängern. Schwimme mit dem Strom und sorge für Spaß.

5. Sei leise!

Es besteht vielleicht die Tendenz dazu, dass Du zu viel erklärst und vorträgst, doch dies ist selten eine gute Idee.

Lasse stattdessen diese kleinen Vogelbabys aus ihren Nestern floppen. Du solltest immer zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und Hilfe anbieten zu können. Doch solltest Du einen Workshop veranstalten, dann geht es eigentlich nur um die Teilnehmer.

Die Leute haben Spaß. Du möchtest schließlich einen Workshop veranstalten -- und nicht das Mikromanagement übernehmen. — Du möchtest einen Workshop veranstalten — und nicht das Mikromanagement übernehmen.

Lass sie experimentieren, Fehler machen und sich wirklich mit der Thematik beschäftigen. Das ist jedenfalls der spaßige Teil eines Workshops.

Tipp:Natürlich hast Du eine schöne Stimme, aber denke daran, dass selbst die besten Aufmerksamkeitsspannen schnell nachlassen können.

6. Ein gerechter Abend

Wenn Du einen Workshop veranstaltest, sollten sich deine Gäste ebenbürtig fühlen. Wenn Du in kleinen Gruppen arbeitest, für die Führungskräfte erforderlich bist, dann solltest Du das durch rotierende Führungsrollen ausgleichen.

Und nur weil einige Gäste nicht viel von sich geben, bedeutet das nicht, dass sie nichts zu sagen haben. Stelle daher sicher, dass Du während des Kurses von allen mindestens ein paar Mal etwas hörst.

Dies bedeutet nicht, dass Du deine Gäste zu einem Kommentar zwingen solltest, aber es ist wirklich hilfreich, die einzelnen Personen einfach zu fragen, wie sie sich zu dem Thema oder dem aktuellen Projekt fühlen. Kleingruppenarbeit kann auch sehr hilfreich sein, um alle dazu zu bringen, einen Beitrag zu leisten, da es in einer kleineren Gruppe einem oft leichter fällt, sich zu öffnen und sich zu sozialisieren.

Tipp: Trello ist eine einfache Möglichkeit, um die Projektziele in Echtzeit an alle zu vermitteln. Du kannst dabei verfolgen, wie die Dinge während des Workshops laufen und jeder kann dazu etwas beitragen.

7. Fasse zusammen

Runde die Dinge ab, indem du besprichst, was dein Workshop alles behandelt hat. Stelle sicher, dass deine Teilnehmer in deinem Workshop auch auf ihre Kosten gekommen sind.

Das führt dazu, dass deine Gäste ein Gefühl der Errungenschaft haben (und den Wunsch haben, deinen Workshop ihren Freunden weiter zu empfehlen). Vergiss dabei nicht, alle daran zu erinnern, wo sie sich für den nächsten Workshop anmelden können!

Tipp:So beendest Du den Workshop mit einer unterhaltsamen und unvergesslichen Note.

Feierabend

Was sind deine Lieblingsstrategien, wenn Du einen Workshop veranstalten möchtest? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!

So veranstaltest du ein Wellness-Event mit einem gesunden Ergebnis

Digitale Tools, gemacht für die Branche