Wie man mit Menschenmengen an Events umgeht, hängt weitgehend von der Menge ab. Bestimmte Massen sind ausgereift. Andere feiern gerne besonders. So sehr, dass sie Dinge dabei zerbrechen.
Es kann durchaus schwierig sein, sich auf das Unbekannte vorzubereiten. Mit den richtigen Crowd-Management-Strategien kann jedoch das Risiko, dass ein Events zu einer schlechten Erfahrung wird, erheblich reduziert werden.
In diesem Ratgeber geht es um Folgendes …
- Welche Events einen Crowd Management benötigen
- Weshalb es so wichtig ist
- Tipps zum Umgang mit Menschenmengen an Events
- Leitfäden, Apps und Firmen, die weiterhelfen können
Zeit, einen soliden Plan für das Crowd-Management von Events aufzustellen, um auf alles vorbereitet zu sein.
Doch welche Events müssen sich mit dem Crowd Management auseinandersetzen?
Das Crowd Management wird in der Regel erst relevant, wenn ein Event über eine große Menge an Menschen anzieht. Sofern ein kleines Treffen mit der Familie und Freunden geplant ist, dann ist das Handhaben einer Menschenmenge kein Problem.
Sobald jedoch mit der Organisation eines Großevents zu beginnen ist, wird Folgendes relevanter:
- Musikkonzerte und Festivals
- Sportevents und Turniere
- Internationale Geschäftskonferenzen
Warum ist das Crowd Management wichtig?
Menschen verhalten sich anders, wenn sie Teil einer großen Menge gesichtsloser Menschen sind. Starke Emotionen wie Freude, Wut und Aufregung können sich schnell ausbreiten und sogar gefährlich werden.
Mangelndes Crowd Management kann zur Zerstörung von Eigentum, zu Personenschäden und allgemeinem Hooligan-Verhalten führen. Lese diese umfassende Liste von Massenkatastrophen, um darin zu erfahren, wie schlimm die Dinge werden können.
Tipps für ein effektives Crowd Management an Events
Menschenmengen können durchaus gefährlich werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden. Lasse uns daher einige Crowd-Management-Strategien untersuchen, mit denen sich eine Katastrophe an einem Event vermeiden lässt.
1. Kenne dein Zielpublikum
Fußballspiele und Heavy-Metal-Festivals haben etwas mehr zu bieten als akademische Konferenzen und Messen. Erfahre, wer genau die Teilnehmer sind und wie sie sich in Massen verhalten.
2. Plane stets im Voraus
Der Umgang mit Menschenmengen auf Events sollte Teil einer Evententwurfsprozess sein. Sobald ein Eventsort ausgewählt ist, kann darüber nachgedacht werden, wie sich die Menschen bewegen werden.
3. Informiere die betroffenen Parteien
Sobald eine Vorstellung davon besteht, kann mit allen Kontakt aufgenommen werden, die direkt vom Event betroffen sind und zudem wissen müssen, welche Art von Publikum sie genau erwartet.
Stelle daher sicher, dass Folgende kontaktiert werden:
- Rettungsdienste
- Event-Auftragnehmer
- Kommunalbehörden
- Benachbarte Unternehmen
- Eventort-Management
Sie können zudem dabei helfen, die praktischen Aspekte des Crowd-Managements zu erarbeiten, da sie wahrscheinlich Erfahrung mit ähnlichen Events in der Vergangenheit hatten.
4. Führe eine Risikobewertung durch
Risikobewertungen für Gesundheit und Sicherheit an einem Event sind ein wesentlicher Bestandteil des Entwurfs einer Crowd-Management-Strategie. Identifiziere potenzielle Gefahren und stelle fest, wie die Menschen von ihnen fernzuhalten sind.
5. Verfüge über einen Notfallplan
Die Dinge können schief gehen, egal wie sorgfältig ein Event entworfen ist. Deshalb sollte stets ein Notfallplan bestehen, wenn es einmal schief geht.
Es sollte ein Plan für einige dieser Worst-Case-Szenarien bestehen:
- Das Wetter ändert sich plötzlich
- Entflammbare Gegenstände entzünden sich
- Zwischen den Teilnehmern bricht ein Kampf aus
- Jemand wird beim Stehlen erwischt
- Jeder gerät in Panik und die Leute treten sich gegenseitig mit Füßen
Finde heraus, wie diese Situationen am besten zu bewältigen ist, damit die Kontrolle dabei nicht zu verlieren ist.
Tipp: Lese unseren Leitfaden zur Erstellung eines Event-Notfallplans, der ebenfalls bei der Erstellung eines eigenen Plans unterstützen kann.
6. Verwende dabei viel an Beschilderung
Viele Fragen am Event-Tag beantworten zu müssen kann vermieden werden, sofern die richtigen Event-Beschilderungen verwendet werden. Stelle sicher, dass die Teilnehmer sich am Gelände zurecht finden und zudem wissen, wohin sie nicht gehen sollen.
Verfüge über große Hinweise, die leicht aus der Ferne gelesen werden können für Folgendes:
- Registrierungswarteschlangen
- Toiletten
- Raucherbereiche
- Aufenthaltsräume nur für Mitarbeiter
- Gefahrenquellen
7. Die verschiedenen Bereiche abgrenzen
Verwende Barrikaden, Kegel, Seile oder Pfosten, um aktiv zu zeigen, wo sich Personen für Tickets und Registrierung anstellen sollten. Stelle klar, wo sich das Hauptevent befindet, und begrenze zudem jene Bereiche, in denen Aufenthaltsräume für das Personal vorgesehen sind.
8. Beschränke den Zugang zu Alkohol
Alkohol ist ein guter Eisbrecher, kann aber auch viele andere Dinge zerbrechen, wenn er von einer aufgeregten Menge in großen Mengen konsumiert wird. Abhängig von der Zielgruppe, sollte möglicherweise bestimmte Grenzwerte festgelegt werden.
9. Das Screening der Besucher
Sofern die Meinung besteht, dass einige Teilnehmer versuchen werden, ein Event mit etwas Illegalem zu besuchen, dann sollte in Betracht gezogen werden, dass das Sicherheitsteam zuvor alle Besucher überprüft, sobald sie dann ankommen.
Tipp: In diesem detaillierten Leitfaden zur Eventsicherheit finden sich Tipps zum Screening von Teilnehmern und vieles mehr.
10. Optimiere das Einchecken, um die Anzahl der Warteschlangen zu reduzieren
Ein sicherer Weg, um Leute ungeduldig zu machen, ist es sie warten zu lassen. Lange Warteschlangen können ansonsten zivilisierte Event-Teilnehmer in ihre Gegensätze verwandeln.
Hier sind einige Möglichkeiten, um den Eincheckvorgang zu optimieren:
- Verfüge über mehrere Check-in-Punkte
- Verwende eine Ticketing-App wie beispielsweise Billetto
- Weise ein kundenorientiertes Personal für den Umgang bei der Registrierung zu
- Verwende zudem Drehkreuze, Barcodescanner oder RFID-Chips
Tipp: Unser Leitfaden zum Einchecken von Gästen an Events hilft dabei, die zusätzliche Belastung durch zu lange Warteschlangen zu verringern.
11. Verfüge über die richtige Anzahl von Mitarbeitern
Nicht alles kann allein umgesetzt werden, stelle also sicher, dass die richtige Anzahl an Mitarbeitern eingestellt sind, die auch der zu erwartenden Menge entspricht.
Es sollte zudem Platzanweiser geben, die die Leute herumführen können. Das gesamte Team sollte das Layout des Eventortes kennen. Auch sollte eine bequeme Art der Kommunikation miteinander bestehen, z.B. Walkie-Talkies oder ein Gruppenchat auf jedem Telefon.
Platziere die Mitarbeiter strategisch in der Nähe des Eventortes und achte darauf, dass die wichtigsten Punkte des Interesses abgedeckt sind:
- Eingänge
- Check-in-Bereiche
- Ticketkauffenster
- Sitzbereiche
- Gastservicebereich
- Präsentationsräume
12. Die Sicherheit einstellen
Für Großevents ist in der Regel eine Sicherheitsfirma eines Drittanbieters erforderlich, die für den Umgang mit großen Menschenmengen, lautem Verhalten und gefährlichen Situationen geschult ist.
Das Sicherheitspersonal, das einzustellen ist, sollte sich mit Folgendem befassen:
- Überprüfung der Teilnehmer auf Schmuggelware
- Körperliche Konfrontationen auflösen
- Kontaktaufnahme mit dem Rettungsdienst
13. Bitte darum, sämtliches verdächtiges Verhalten zu melden
Doch das Sicherheitspersonal kann nicht überall sein, daher müssen also mehr aufmerksame Augäpfel rekrutiert werden. Bitte daher das eigene Team- und die Event-Teilnehmer darum, im Thema Sicherheit etwas Seltsames oder Verdächtiges zu melden.
14. Verfüge über eine Möglichkeit, alle zu warnen
Es ist besonders leicht, dass eine Stimme von einer dröhnenden Menge übertönt werden kann. Daher werden andere Kommunikationsformen benötigt, um die Menge auf wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Erwäge daher die Verwendung eines PA-Systems, um die Nachricht zu verstärken oder alarmiere die Teilnehmer nach Möglichkeit über eine besondere Event-App.
15. Überprüfe erneut die Strategie
Sobald ein Event beendet ist, überprüfe erneut die Crowd-Management-Strategie. Spreche mit dem Team und der Sicherheitsfirma und erkundige dich, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte.
Unternehmen und Tools, die dich bei der Handhabung von Menschenmengen unterstützen können
Es gibt viele Ressourcen und geschulte Fachkräfte, die dich beim Crowd-Management und bei der Sicherheit unterstützen können.
Hier sind einige der beliebtesten Sicherheitsdienstleister:
Nützliche Leitfäden findest Du auch auf den Websites der Branchenverbände:
Schließlich gibt es eine Reihe von Softwareanwendungen für die Massenkontrolle:
Kinder, denkt also daran: Sicherheit geht vor!
Große Events können viel Spaß machen, besonders wenn sie laute Musik und viel Alkohol beinhalten. Dennoch ist es stets eine gute Idee, ein Team aus Erwachsenen zu haben, die dafür sorgen, dass jeder in Sicherheit bleibt.
Mit diesen Crowd-Management-Strategien kann hoffentlich sichergestellt werden, dass jeder beim nächsten Event ein gutes Erlebnis genießt.
Verfügst Du über Erfahrungen und Meinungen aus erster Hand zum Umgang mit Menschenmassen an Events? Hinterlasse uns unten in den Kommentaren deine Gedanken darüber!