So veranstaltet sich eine Preisverleihung in 17 Schritten (+ Checkliste)

Jeder liebt eine gute Preisverleihung. Man muss sich nur die Unterhaltungsindustrie ansehen, um zu sehen, wie beliebt sie sind. Schauen wir uns also an, wie eine eigene Preisverleihung veranstaltet werden kann.

Lese diesen Artikel, um herauszufinden…

• Warum eine Preisverleihung veranstaltet werden sollte
• So wird ein Award-Bankett entworfen
• Eine nützliche Checkliste, die darauf zu verwenden ist

Warum eine Preisverleihung veranstalten?

Der Hauptgrund für die Veranstaltung einer Preisverleihung ist die Anerkennung für die Leistung einer bestimmter Personen. Preisverleihungen können auch als großartiges PR-Tool verwendet werden.

Es gibt zwei Arten von Preisverleihungen: interne und externe.

Intern

Interne Preisverleihungen werden in der Regel für Mitarbeiter des Unternehmens abgehalten und tragen Titel wie „Employee of the Year Awards“ oder „Bester Verkäufer der XYZ Company Awards“.

Extern

Externe Preisverleihungen konzentrieren sich oft auf eine ganze Branche und tragen Titel wie „The Grammy Awards“ und „The Golden Globe Awards“.

Werfen wir einen Blick darauf, was bei der Veranstaltung einer Killer-Award-Show zu beachten ist, sei es für die Mitarbeiter, für Spender oder für eine gesamte Branche.

1. Entwerfe ein Briefing

Das Briefing für die Preisverleihung sollte den Zweck der Veranstaltung umreißen. Diese könnten darin beruhen, Spenden für einen guten Zweck zu sammeln oder einfach die Wertschätzung für die Kollegen zu zeigen.

Stelle dir beim Entwerfen des Briefings die folgenden Fragen:

• Wer soll für eine Auszeichnung nominiert werden?
• Warum verdienen sie die Nominierung?
• Welche Informationen brauchst du noch?
• Wer soll die Gewinner auswählen?
• Wie sollen die Awards aussehen?
• Wann soll die Zeremonie stattfinden?

2. Wähle ein Thema

Die Zeremonie wird interessanter, wenn ihr ein übergeordnetes Thema vergeben wird. Stelle sicher, dass etwas Inspirierendes und Denkwürdiges ausgewählt wird, das die Leute später zum Reden bringt.

Tipp: Lese unseren hilfreichen Leitfaden, wie Du ein Thema für ein Event auswählst.

3. Lege das Budget fest

Das Budget für die Preisverleihung hängt hauptsächlich davon ab, ob Tickets verkauft werden oder Personen die Teilnahme kostenlos gestatten möchten. Berücksichtige auch Spenden für wohltätige Zwecke und Unternehmenssponsoring.

Tipp: Verwende unseren Leitfaden zum Verwalten eines Eventbudgets, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

4. Wähle einen Ort

Sobald eine Vorstellung vom Budget des Events vorliegt, ist es an der Zeit, einen geeigneten Eventort zu finden. Preisverleihungen sind in der Regel glamourös, daher muss der Eventort diese Tatsache widerspiegeln.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie der richtige Eventort für ein Thema auszuwählen ist.

5. Plane das Bühnenbild

Überlege, wie die Bühne aussehen soll und ob sie in den Eventort hineinpasst. Stelle dir vor, wo der Gastgeber und das Podium sein werden und wo die Preise verliehen werden soll. Lasse genügend Platz für das Branding.

Tipp: Pinterest verfügt über Bühnenbildern für eine Preisverleihung, die als Inspiration verwendet werden können.

6. Erstelle einen Grundriss

Die Menschen werden einen Platz brauchen, an dem sie sich setzen können, während die Zeremonie stattfindet. Platziere die Nominierten so, dass sie leicht aufstehen und ihre Auszeichnung entgegennehmen können. Platziere die Gewinner in der Nähe der Bühne.

Tipp: Mit einem Tool wie PerfectTablePlan kann ein Grundriss für die Zeremonie erstellt werden.

7. Plane den Ton und das Video

Die Technik muss auf dem neuesten Stand sein. Denke also rechtzeitig an Mikrofone, PA-Systeme, WiFi-Verbindungen und Projektoren. Zudem sollten die besten Positionen für die Kameras ermittelt werden.

Tipp: In unserem Leitfaden zur Eventequipment finden sich Tipps, wo auch das zu finden ist, was auch gebraucht wird.

8. Wähle die Award-Songs aus

Es ist eine nette Geste, ein fröhliches und inspirierendes Lied zu spielen, wenn ein Gewinner seinen Preis entgegennimmt. Es können auch Songs verwendet werden, um die Sprecher vor der Preisverleihung vorzustellen.

Tipp: Hier ist eine YouTube-Wiedergabeliste der beliebtesten Songs für eine Preisverleihung.

9. Ernenne einen Gastgeber für die Zeremonie

Der Gastgeber ist der Klebstoff, der alle Redner und Ankündigungen am Tag der Preisverleihung zusammenhält. Sofern Du nicht selbst veranstaltest, dann ernenne einen kompetenten und erfahrenen Gastgeber.

Tipp: Es besteht auch die Möglichkeit, einen professionellen Moderator für die Preisverleihung zu beauftragen.

10. Rekrutiere die Redner

Es kann eine gute Idee sein, jeden Preis mit einem anderen Redner vorzustellen, der ein Experte auf dem Gebiet ist. Helfe jedem, den sich dazu anwirbt zusätzlich mit Skriptkarten und einer Autocue, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Tipp: Verwende diese Tipps, um die richtigen Redner für eine Preisverleihung zu rekrutieren.

11. Wähle die Juroren

Die Auszeichnungen sollten etwas bedeuten, weshalb die Auswahl der Juroren auch so wichtig ist. Sie müssen Experten sein, die qualifiziert genug dafür sind, um den Gewinner zu bestimmen, der die Auszeichnung auch am meisten verdient hat.

Tipp: Informationen zur Auswahl von Juroren für die Zeremonie findest Du in der kostenlosen OpenWater-Anleitung.

12. Suche nach relevanten Anbietern

Finde genau heraus, was in Bezug auf technische Ausstattung, Catering, Möbel, Inszenierung und Einrichtung benötigt wird. Beschaffe bereits im Voraus die besten Lieferanten dieser Dinge, um dabei ein gutes Geschäft abzuschließen zu können.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie mit Anbietern zu verhandeln ist, um das Budget einhalten zu können.

13. Miete eine Unterhaltung

Nicht jeder wird eine Auszeichnung erhalten, stelle also sicher, dass die verbleibenden Gäste einen Mehrwert haben. Buche ein Unterhaltungsprogramm für die Preisverleihung und machen das Event unvergesslich.

Tipp: Finde eine Booking-Agentur mit Live-Bands, Comedians oder anderen Unterhaltungsangeboten.

14. Erstelle ein Programm

Erstelle einen detaillierten Ablaufplan für die Siegerehrung und informiere dann das Team über die Reihenfolge des Events. Denke daran, kleine Puffer zwischen den Segmenten zu belassen, um Verzögerungen berücksichtigen zu können.

Tipp: Verwende eine dieser Vorlagen für die Tagesordnung der Preisverleihung, um den Prozess darin zu beschleunigen.

15. Wiederhole die Zeremonie

Übung macht den Meister, nehme dir also die Zeit, die Show mit deinem Team zu proben. Auf diese Weise können sich potenzielle Risiken identifizieren lassen, an die Du während des Planungsprozesses nicht gedacht hast.

Tipp: Wir haben einen Leitfaden für den Testanlauf entworfen, um dir helfen zu können.

16. Promote die Preisverleihung

Egal, ob es sich um eine kleine interne Preisverleihung oder eine große Industriepreisverleihung handelt, so sollte diese im Voraus angemessen promotet werden. Das ist umso wichtiger, wenn die Tickets dafür verkauft werden müssen.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie für ein Event promotet wird, um darin die Reichweite zu maximieren.

17. Verwende eine Checkliste

Puh, das war viel zu überlegen. Wenn Du dich nun schwindelig oder überfordert fühlst, solltest Du dennoch eine Checkliste zum Veranstalten einer Preisverleihung verwenden, um alles im Auge zu behalten.

Und der Gewinner ist…

Jetzt, da Du nun über alles informiert bist, das für eine Preisverleihung wichtig ist, muss nur noch alles in Gang gebracht werden.

Worauf wartest Du also noch?