Personal einstellen

by Frederik Nielsen on Februar 4, 2020 Schreibe einen Kommentar

Event-Technologe: Warum du möglicherweise einen benötigst und wie sie zu finden sind

Die Arbeit eines Eventplaners ist nie erledigt. Sobald du ein Thema ausgewählt hast, einen Eventort gefunden hast, ein Budget festgelegt und einen Marketingplan erstellt hast, dann ist auch die Technologie dabei noch zu verwalten. Hier kann es praktisch sein, mit einem Event-Technologe zusammenzuarbeiten.

Wir haben uns diesen aufstrebenden Beruf näher angesehen, um dir bei der Entscheidung helfen zu können, ob du tatsächlich einen brauchst. In diesem Fall haben wir einige Hinweise, wo genau sie zu finden sind.

Lese hier weiter, um folgendes zu entdecken…

Was genau ein Event-Technologe ist
Die Vorteile bei der gemeinsamen Arbeit
Welche Events einen brauchen (und welche eher nicht)
Was zu beachten ist, bevor du einen einstellst
Wo nach Kandidaten gesucht wird

Was genau ist ein Event-Technologe?

Wenn du stets die neuesten Trends in der Eventbranche im Auge behältst, dann weiß du genau, dass Veranstaltern eine breite Palette neuer Technologien zur Verfügung steht.

Doch es gibt ein großes Problem: Nur ein Fünftel der Eventplaner weiß wirklich, wie sie zu nutzen sind.

Hier kommt der Event-Technologe ins Spiel.

Die Rolle selbst steckt noch in den Kinderschuhen und existiert erst seit einem Jahrzehnt. Das macht es schwierig, die genauen Funktionen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

Die ersten Event-Technologen mussten sich mit Eventapps und Netzwerken befassen. In diesen Tagen hat sich ihre Zuständigkeit um Datenanalysen und Erfahrungsevents (Think Augmented und Virtual Reality) erweitert.

Dies ist im Kontext aufkommender Event-Technologien wie künstlicher Intelligenz, hybriden Events, Gamification und Automatisierung äußerst sinnvoll.

Zusammenfassend kann die Rolle eines Event-Technologen folgendes beinhalten:

Das Sammeln, Analysieren und Melden von Daten und Feedback
Entwickele eine umfassende Tech-Strategie
Quelle relevante Equipment-Lieferanten
Verwalte alle Event-Techniken
Website und Online-Registrierung verwalten
Technische Unterstützung vor Ort bei Events
Bleibe über digitale Trends auf dem Laufenden

Warum solltest du einen Event-Technologen beauftragen?

Auch wenn du dich als technisch versierter Eventplaner betrachtest, kannst du von der Einstellung eines Event-Technologen profitieren. Schauen wir uns einige der Vorteile an.

1. Fachwissen

Sofern du im Management sind, dann ist der Event-Technologe deine IT-Abteilung. Sie sind besonders auf Technologiebereiche spezialisiert, für die du wahrscheinlich weder die Zeit noch die Neigung zur näheren Forschung verfügst.

2. Bessere Dateneinsichten

Ein Event-Technologe kann beispielsweise erklären, wie relevante Daten gesammelt und analysiert werden können, um darauf effektiv zu reagieren. Die kann die ROI eines Events steigern.

Event-Technologe: Die richtige Person zu finden, kann dabei helfen, die Eventdaten noch besser zu verstehen. — Durch die Auswahl der richtigen Person, können die Eventdaten noch besser verstanden werden.

3. Geringere Arbeitsbelastung

Mit nur 24 Stunden am Tag – möglicherweise 25, bei entsprechender Ausdehnung – brauchst du jede Hilfe, die du bekommen kannst. Ein Event-Technologe kann sämtliche technischen Aspekte eines Events und des Teams verwalten.

4. Lieferantenrecherche

Sofern du nicht genau damit vertraut bist, nach welcher Technologie du genau suchst, kann es schwierig sein, einen geeigneten Anbieter zu finden, der diese liefern kann. Ein Event-Technologe weiß genau, was du brauchst und kann die relevanten Lieferanten recherchieren.

Welche Arten von Events, können denn von einem Event-Technologen profitieren?

Nicht für alle Events ist auch ein Event-Technologen erforderlich. Sie werden nur relevant, wenn es viel technisches Equipment oder Teilnehmer gibt.

Kleinere Events wie ein privates Abendessen, lokale Gemeinschaftsevents, Hochzeiten, Yoga-Kurse und von Studenten geleitete Universitätsevents, benötigen normalerweise nicht viele Apps und Equipment, um in sich erfolgreich zu sein. Sie verfügen zudem über keine große Gruppe aus Teilnehmern, über die sie den Überblick behalten und Daten sammeln können.

Sobald jedoch eine bestimmte Größe erreicht ist, sieht das Bild jedoch anders aus.

Bei großen Geschäftskonferenzen, Musikfestivals und Theateraufführungen, muss in der Regel eine große Anzahl von Teilnehmern und eine große Menge an technischen Equipments auf- und abgebaut werden. Dann ist ein Event-Technologe genau das Richtige für dich.

Woran du also denken solltest, bevor du einen Event-Technologen beauftragst

Wenn du der Meinung bist, dass ein Event-Technologe zu der Art deines Events passt, dann ist es an der Zeit, die Tastfühler herauszustrecken, um einen geeigneten Kandidaten für genau diese Rolle zu finden. Hier sind einige Tipps dazu.

1. Intern vs. Outsourcing

Als Erstes sollte überlegt werden, ob du intern einen eigenen Event-Techniker einstellst oder eher einen freiberuflichen Auftragnehmer einstellen möchtest. Das Outsourcing ist sofern eine gute Option, wenn du nur den Kandidaten für ein einmaliges Event oder einen kleinen Teil eines wiederkehrenden Event benötigst.

Ein interner Event-Technologe, kennt die Ziele und die Kultur deines Eventunternehmens genau. Dies erleichtert es ihnen, auf eine bestimmte Vision hinzuarbeiten. Denn sie können dich insofern besser beraten, welche Software, Anbieter und Teammitglieder zu verwenden sind, als dies ein Außenseiter etwa tun könnte. Noch wichtiger ist, dass die von dir gesammelten und analysierten Daten in weitaus sichereren Händen sind, als bei einem auswärtigen Auftragnehmer.
Doch das Outsourcen an einem Event-Technologen, erfordert weniger Investitionen von deiner Seite her, da du nun nicht mehr für einen Vollzeitmitarbeiter bezahlen musst. Agenturen, welche sich auf die Event-Technik spezialisiert haben, bringen möglicherweise auch mehr Wissen auf den Tisch, als eine einzelne Person es tun könnte. Schließlich bestehen bei etablierten Agenturen in der Regel Verbindungen zu relevanten Equipment-Herstellern und Softwareanbietern.

2. Technologiestrategie

Es ist stets eine gute Idee, eine Strategie für die Event-Technik zu entwickeln, bevor du nach einen Kandidaten suchst. Erstelle doch eine Liste der Apps und dem Equipment, welche du deiner Meinung nach benötigst, sowie auch Daten, die es zu sammeln gilt. Auf diese Weise weiß du bereits, nach welchen Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidat verfügen muss.

3. Persönlichkeitsmerkmale

Wie bei der Technologiestrategie ist es eine gute Idee, vorweg genau zu skizzieren, welche Art von Person du in deinem Team haben möchtest. Benötigst du jemanden, der sehr analytisch und detailorientiert ist? Oder brauchst du jemanden, der die technische Seite mit der Führung eines Personenteams in Einklang bringt?

4. Irrelevante Aufgaben

Es ist wichtig zu erkennen, dass nicht alle technischen Probleme in die Zuständigkeit eines Event-Technologen fallen. Es ist eine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn du sie lediglich nur darum bittest, einen Computer zu formatieren oder eine App zu installieren. Delegiere diese Aufgaben stattdessen an einem lokalen IT-Experten.

Event-Technologe: Stelle sicher, dass du deinem Event-Technologen auch die richtigen Aufgaben zuweist. — Stelle sicher, dass du deinem Event-Technologen auch die richtigen Aufgaben zuweist.

5. Referenzen und Ergebnisse

Wenn du bestimmte Kandidaten interviewst, dann stelle sicher, dass du frühere Arbeitgeber um Referenzen bittest. Dadurch erhältst du eine gute Vorstellung davon, wie sie arbeiten möchten. Du solltest auch einen Überblick über die erzielten Ergebnisse anfordern, z.B. eine Fallstudie, in der das Problem und die Lösung beschrieben wurde.

Wo findest du einen Event-Technologen?

Da die Rolle noch recht neu ist, entstehen möglicherweise gewisse Schwierigkeiten darin, Websites zu finden, auf denen diese Art von Job auch angeboten werden. Doch wenn du niemanden kennst, der dich mit einem potenziellen Kandidaten in Verbindung bringen kann, dann gibt es immer noch Orte, an denen du suchen kannst.

Dein erster Halt sollte darin bestehen, eine Anzeige auf Event orientierten Websites zu schalten:

Andernfalls kannst du die Stelle auf allgemeineren Stellenbörsen bewerben:

Keine technischen Schwierigkeiten mehr

Daran führt kein Weg vorbei: Die Zukunft ist da. Sofern du also Großevents veranstaltest und dich selbst nicht als ein technisch versierter Eventplaner betrachtest, benötigst du möglicherweise einen Event-Technologen. Sofern du die richtige Person für die Rolle gefunden hast, wirst du darüber froh sein, in diese Person investiert zu haben.

Kennst du über Ressourcen für ein Event-Technologen? Arbeitest du schon mit einem zusammen? Wir würden es gerne hier wissen, also schreibe uns dazu einen Kommentar im folgenden Abschnitt.

by Andrew Mortier on September 26, 2019 Schreibe einen Kommentar

Die Einstellung von Event-Personal: 3 Grundvoraussetzungen für die Suche nach deinem A-Team

Wenn Du es bevorzugst, die Dinge auf die harte Tour zu unternehmen, dann versuche doch einmal ein ganzes Event selbst zu veranstalten. Wir leben gerne nach dem alten Sprichwort: „Viele Hände machen leichte Arbeit.“

In Wahrheit wird es eine große Herausforderung sein, ein ganzes Event zu veranstalten, egal wie groß die Crew ist (wenn es ein gutes Event sein soll). Tatsächlich kannst Du mit ein wenig Hilfe durch Freunden die Arbeitslast ein wenig erleichtern. Oder eher die Arbeit deines Personals.

Hier gilt das Fazit: Häufig ist die Einstellung von Eventpersonal unabdingbar.

Wir möchten dir eigentlich sagen, dass es keinen falschen Weg gibt, ein Event richtig zu besetzen, aber…

Du bist dennoch besser dran, wenn du überlegend und mit einem Hauch von Vorsicht vorgehst. Verwende daher diesen Leitfaden, wenn Du dein Eventpersonal einstellen möchtest, und du wirst auf dem Weg zu einer lebhaften Versammlung sein.

1. Was sind die Hauptrollen des Eventpersonals?

Die Besetzung von allgemeinen Event-Positionen, ist nicht immer so einfach. Die beabsichtigte Rolle eines Personals beeinflusst so ziemlich alles über den Einstellungsprozess. Bevor wir also über die Vorgehensweise bei der Einstellung von Eventpersonal sprechen, sind hier einige der Rollen aufgeführt, die möglicherweise zu besetzen sind.

1. Feldjobs

Dies sind die grundlegenden Positionen für das Eventpersonal. Diese Tätigkeiten können dabei folgende Aufgaben beinhalten:

Das Scannen oder verkaufen der Tickets an der Tür
Den Teilnehmern grundlegende Eventinformationen zur Verfügung zu stellen
Die Kinderbetreuung
Den Vendoren helfen
Sich um das Aufstellen / Abbauen kümmern
Nach dem Event aufzuräumen

Ein Eventpersonal sollte involviert sein und nicht so herumstehen. — „Feldjob“ bedeutet nicht, auf einem Feld herumzustehen. Die Mitarbeiter sollten einbezogen werden!

2. Die Sicherheit

An dieser Stelle, musst Du dich nicht um eine private Sicherheitsfirma kümmern. Doch eine kleine Hilfe, um lediglich den Überblick zu behalten, kann jedoch viel bewirken.

3. Die Vendoren

Vendoren sind häufig Gruppen von Drittanbietern, die zu einem Event hinzugebeten werden. Jedoch kannst Du auch deine eigenen Lieferanten für bestimmte Verkaufsstände oder ähnliche Attraktionen beauftragen.

4. Das Marketing

Man begegnet nicht einfach die Welt des Marketings! Möglicherweise möchtest Du dafür einen Fachmann einstellen, der die Kampagne des Events verwaltet.

5. Die Logistik & die Planung

Was passiert eigentlich am Tag des Events, Stunde für Stunde? Was ist mit dem Grundriss? Was passiert, wenn ein Gastredner in letzter Sekunde ausfällt? Je größer ein Event, desto mehr Planungspersonal sollte eingestellt werden.

Tipp: Es tut nicht weh, unter den potenziellen Mitarbeitern nach Erste-Hilfe-Fähigkeiten zu suchen. Alternativ bieten einige Gruppen ein geschultes medizinisches Personal speziell für ein Event an.

6. Das Essen & die Unterhaltung

Unabhängig davon, ob es sich um ein Food-Event oder ein anderes Event mit Essen handelt, müssen einige der folgenden Rollen ausgeführt werden. Warum den Teilnehmern nicht ein wenig Unterhaltung bieten, während sie am Essen sind?

Einen Koch: Sofern Du nicht gerade die vollständige Verpflegungsroute selbst erledigst, wird sich das Essen nicht von selbst zubereiten!
Das Bedienungspersonal: Je nach Event kann es angebracht sein, ein Bedienungspersonal mit einzubeziehen. Vor allem, wenn das Abrufen oder Erhalten des Essens die Erfahrung der Gäste stören könnte.
Die Begrüßung & die Sitzplatzordnung: Es kann vom Veranstalter eine besonders nette Geste sein, die Gäste mit einer zusätzlichen Begrüßung willkommen zu heißen oder eine festgelegte Sitzordnung zur Verfügung zu stellen.
Ein Ansager: Für strukturierte Events, Debatten oder gar leistungsorientierte Events verleiht ein guter Ansager oder Moderator ein Event die professionelle Note. Andernfalls werden Gastredner und Performer sich unbeholfen ins Rampenlicht rücken.

2. Wo finde ich ein Eventpersonal?

Wenn es damals für Großvater gut genug war, eine Anzeige in der Lokalzeitung zu schalten, dann ist es auch gut genug für dich!

Das war nur ein Witz. Du kannst gerne die lokale Zeitung verwenden, sofern Du wirklich möchtest, doch wenn du ein Eventpersonal einstellst, dann ist es wahrscheinlich auch in deinem Interesse, einige spezielle Online-Methoden auszuprobieren.

Es gibt zwei grundlegende Pfade, die wir hierzu empfehlen können:

1. Die DIY-Methode

Online-Suchportale ermöglichen es dir, sozusagen weiter in die Tiefe zu gehen. Auf diese Weise kannst Du manuell über eine digitale Plattform suchen.

Im Endeffekt schaltest Du dort eine „Hilfeanzeige“ auf einer Website ein. Diese Website vereinfacht den Prozess, indem sie Benutzer anziehen, die genau nach dieser Art Arbeit suchen, die Du vergeben möchtest. Hier sind einige solcher Seiten, um dir den Einstieg zu erleichtern:

Sofern Du den gesamten Einstellungsprozess selbst durchführen möchtest, dann ist dies der richtige Weg.

Tipp: Dieser Artikel enthält eine längere Liste von Websites, auf denen Du nach Eventpersonal suchen kannst.

Eine Frau, die einen PC bei der Einstellung des Eventpersonals verwendet — Eventpersonal einstellen? Schritt 1: Hole dir einen Computer heran

2. Das Outsourcing

Du führst derzeit ein Event durch. Du hast zudem soviel auf dem Schirm, dass bereits nur der Gedanke an eine traditionelles DIY dich nervös macht.

Das Outsourcing an Eventagenturen ist dabei völlig normal. Auf diese Weise überlässt Du den Interviewprozess zertifizierten Fachleuten.

Hier ist eine kurze Liste der Personalfirmen:

Gruppen, die sich auf den Eventbereich spezialisiert haben, können dein Eventpersonal mit bewährten Interviewstrategien unterstützen, weil sie letztendlich darauf abzielen, die besten Mitarbeiter für einen Job auszuwählen.

Tipp: Es gibt bestimmte Agenturen für Eventpersonal, die eine Liste erfahrener Mitarbeiter führen. Dabei beschreibst Du deine Bedürfnisse und sie haben genau die richtigen Kandidaten dafür.

3. Wie rekrutiere ich ein Eventpersonal?

Wenn Du die Einstellung selbst vorzunehmen möchtest, unterscheidet sich dies nicht allzu sehr von der allgemeinen Einstellungspraxis. Im Falle eines Events sind die Positionen jedoch wahrscheinlich vorübergehend. Ein Eventpersonal kann darüber hinaus bestimmte Fähigkeiten wie das Betreiben eines Verkaufsstandes oder das Ausführen der Event-Sicherheit erfordern.

Im Folgenden findest Du eine kurze Beschreibung der Vorgehensweise bei der Einstellung von eines Eventpersonals.

1. Sei beschreibend

Wahrscheinlich muss Du eine Stellenbeschreibung für das Eventpersonal verfassen, unabhängig davon, wie du die Einstellungen vornehmen möchtest. Das hat eine eigene Kunst und ist ziemlich wichtig.

Tipp: Hier findest Du eine Vorlage mit einer Stellenbeschreibung für das Eventpersonal, die dir eine Vorstellung darüber geben kann, wie diese aussehen könnte.

Einstellung eines Eventpersonals durch ein Interview — Es ist kein gutes Zeichen, wenn dein Kandidat während des Interviews leer drein schaut.

2. Das Interviewing

Zeit, die Spreu vom Weizen zu trennen!

Interviews sind ein differenzierter Prozess, selbst für den einfachsten Job. Auf die Fragen kommt es an. Hier sind einige hilfreiche Interviewfragen an das Eventpersonal:

Kannst Du dein Eventerlebnis beschreiben?
Was hat dich an dieser Stelle als Eventmitarbeiter gereizt?
Was sind deine Stärken und wie setzt Du dich im Bereich Eventmanagement ein?
Wie triffst Du zeitkritische Entscheidungen?
Wie gehst Du mit Überraschungen bei Events um?
Beschreibe eine Zeit, in der Du aufgefordert worden bist, etwas zu tun, für das du nicht geschult warst. Wie bist Du damit umgegangen?
In welchen Bereichen der Eventplanung benötigst Du weitere Verbesserungen oder Schulungen?
Was macht für dich als Teilnehmer eines Events zum Vergnügen?
Was reizt dich besonders an der Arbeit mit Veranstaltern?
Hält dich irgendetwas davon ab, Überstunden zu nehmen, an den Wochenenden, an den Abenden oder gar in letzter Minute zu arbeiten?

Tipp: Hast Du einen Kandidaten gefunden, der auf dich zutrifft? Event-Positionen sind einzigartig, aber beachte dennoch diese universellen Grundlagen, wenn Du das Stellenangebot erweitern möchtest.

Bereite die Mitarbeiter vor

Die richtigen Arbeiter können das Event wirklich schaffen oder verhindern. Dies ist ein Teil des Eventaufbaus, der immer die volle Aufmerksamkeit benötigt.

Erfahrene Beschaffer, wie sieht dein persönlicher Personalprozess für ein Event aus? Teile dazu deine Methoden unten mit!

Event-Technologe: Warum du möglicherweise einen benötigst und wie sie zu finden sind

Was genau ist ein Event-Technologe?