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Nach dem Event

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Wie ein Follow-Up eines Wellness-Events nachzugehen ist: 5 Schritte, die verinnerlicht werden sollten

Das Wellness-Event hat ein Ende gefunden und die Arbeitsleistung ist ebenfalls gesunken. Trotzdem bist Du leider noch lange nicht fertig!

Die gute Nachricht ist: Ein Großteil der Nacharbeit besteht darin, zu überprüfen, was bereits zuvor getan wurde. Denn auch Beziehungen, müssen innerhalb der Wellness-Welt befestigt werden.

Starte nach deinem Wellness-Events ein Follow-Up und erhalte ein neues Arsenal an Informationen. Um Dir dabei zu helfen, das Beste aus deinen Erfahrungen zu machen, werden wir diese fünf einfachen Schritte behandeln:

  • Ein Dankeschön
  • Feedback einholen
  • Daten überprüfen
  • Das Budget anpassen
  • Die Nachbesprechung

1. Ein Dankeschön versenden

Dies ist einer der einfachsten Schritte. Doch wie nach einem Wellness-Event ein Follow-Up erfolgt, ist es auch ein sehr wichtiger Punkt. Es wird zudem viele Menschen geben, die ein Dankeschön verdient haben.

Denn die Dankbarkeit ist der Schlüssel, wenn nach einem Wellness-Event ein Follow-Up erfolgen soll
Zudem hat ein wenig Dankbarkeit hat noch nie jemanden geschadet. Vermutlich.

Massen-E-Mails sind eine Möglichkeit, um die Dankbarkeit direkt an alle Beteiligten auszusenden. Verwende für etwas mehr Öffentlichkeit beispielsweise Social Media-Konten oder erstelle eine spezifische Unterseite auf der eigenen Website. Diese können wunderbar als Dankesbotschaften und Werbeberichte dienen.

Hier sind einige der Gruppen, bei denen Du dich bedanken solltest:

Die Teilnehmer

Ziemlich selbsterklärend! Eine Massen-E-Mail, eine Webseite und gar ein Dankeschön in den sozialen Medien an seinen Gästen, kann durchaus das Geschäft besiegeln.

Das Event-Team

Dein Team steht für eine dauerhafte Beziehung. Desweiteren steckt unheimlich viel Forschung und Pflege in einem soliden Wellness-Event. Selbst die eigenen Crewmitglieder waren die entscheidenden Organe für die gesunde Anatomie deines Events. Daher sind Geschenktüten und Goodies eine coole Art, um sich bei denen zu bedanken.

Diese kannst Du dann bei der Nachbesprechung aushändigen (doch mehr dazu weiter unten).

Der Ort des Events

Baue langfristige Kontakte auf, indem Du dich bei deinem Veranstaltungsort bedankst. Eine gute Beziehung ist auch hier wichtig, da Du diesen Standort auch möglicherweise in Zukunft verwenden möchten. Verlasse den Ort des Events stets in einwandfreiem Zustand. In Sachen Dankbarkeit, gibt es da nichts zu übertreffen.

Der Wellness-Trend wächst, sodass Du möglicherweise bald Konkurrenz bekommen wirst. Mache dich daher mit dem Ort des Events vertraut, während es noch gut läuft!

Partnerorganisationen

Auch die eigenen Partner sind wichtig. Organisationen wie das Rote Kreuz sind zum Beispiel geradezu Schlüsselbeziehungen, um einen guten Ruf in der Gesundheitsbranche erzielen zu können.

Ein Dankeschön ist eine Möglichkeit zu zeigen, dass Du dich aufrichtig mit dem Thema Wellness beschäftigst (und nicht nur Partnerschaften zum persönlichen Vorteil nutzen möchtest). Zu diesem Zweck möchtest Du auch einige deiner wichtigen Post-Event-Daten an jene Partner weitergeben, welche weiter unten behandelt werden.

Tipp: Schreibe mithilfe dieser Anleitung herausragende Dankesnachrichten in Form von E-Mails.

2. Die Feedback-Bewertung

Je lauter die Gäste, desto mehr ist dabei zu lernen. Hoffentlich war Dein Wellness-Event ein Hit. Das will heißen, dass selbst die besten Eventplaner ein oder zwei Dinge aus dem Feedback lernen können.

Wenn Du Glück hast, bekommst du auch so viel Feedback zurück
Je mehr Feedback, desto besser!

Wellness-bezogene Fragen

Bei Wellness-Events möchtest Du dich auf die Sicht der Gäste, auf das Wohlbefinden und dessen Beziehung konzentrieren. Konnte deine Eventinhalte diese denn auf eine sinnvolle Weise erreichen?

Probiere doch hierzu einige dieser Fragen aus:

  • Hast Du das Gefühl, wichtige und neue Informationen zum Thema Wellness bekommen zu haben?
  • Was war der wichtigste Wellness-Tipp, den Du während des Events erhalten hast?
  • Wie hast Du dich vor und nach dem Event über Wellness gefühlt? Hat sich dazu deine Einstellung geändert?
    • Wenn ja, wie hat es sich geändert?
  • Planst Du etwa nach diesem Event besondere Veränderungen in Bezug auf die Gesundheit oder das Wohlbefinden im Leben umzusetzen?

Keine Blödeleien bei der Arbeit

Bei der Vorbereitung des Fragebogens nach einem Event, stehen diverse Tools zur Verfügung,mit denen Du den Prozess vereinfachen oder sogar verbessern könntest. MailChimp beispielsweise, ist eine sehr hilfreiche E-Mail-basierte Software, mit der angezeigt werden kann, wer gerade eine Umfrage empfängt und liest. Zudem kann es mitteilen, wie viele Interessenten an folgendes teilnehmen:

  • Geöffnete Umfragen
  • Linkverfolgung
  • Abmeldung der Updates

Tipp: Erstelle mithilfe von Online-Tools wie etwa SurveyMonkey ganz einfach eine perfekte Nachuntersuchung.

3. Nach Daten graben

Es gibt eine Menge guter Informationen zu sortieren, nachdem ein Wellness-Event abgeschlossen ist. Überprüfe daher unbedingt einige der folgenden Punkte:

  • Verkaufte Tickets
  • Die Einnahmen
  • Positive oder negative Feedback
  • Ein Nichterscheinen gegen erfüllte Karten
  • Gesundheits-Screening-Info
  • Erworbene Fitness-Studio oder Fitness-Mitgliedschaften

Tipp: Sehe hier genau, auf welche Daten nach einem Ereignis Du dich insbesondere konzentrieren solltest.

4. Das Budget biegen

Wenn Du kein Unternehmenswunder bist, besteht zudem die Möglichkeit, das Budget zu optimieren. Ordne die Finanzen mit einigen der folgenden:

Gewinn

Wie viel hast Du eigentlich mitgebracht? Denn zwischen dem Ticketverkauf, Essen, Merchandise und Fitness-Mitgliedschaften gibt es viel zu wiegen.

Vergesse dabei nicht die Wellness-Gurus, die Sportgeräte-Leihfirmen, den Eventort-Management und selbstverständlich dein Event-Team zu berücksichtigen!

In der Zukunft

Was könnte verbessert werden? Gibt es eine Möglichkeit, die Eventkosten zu senken? Für Wellness-Events ist die Natur möglicherweise eine günstigere Option.

Wie wäre es da mit dem Marketing: Könntest Du einen Weg finden, weniger für den Werbeaspekt auszugeben?

Oder sofern Reinigungskräfte engagiert sind, wie war denn das Verhältnis von Schmutz zu den Reinigungsgebühren? Nun, wo Du Bescheid weiß, wie viel Schmutz tatsächlich zurückbleibt, könntest Du das Reinigungsbudget für das nächste Jahr optimieren.

Tipp: Wenn Du über die richtigen Tools verfügst, muss der Aufbau eines neuen Budgets nicht entmutigend sein.

5. Eine Kurzform des Events

Läute etwa die Glocke, tippe mit einem Löffel auf einem Glas – wie auch immer Du es tun wirst, bringe dein Team ein letztes Mal zu einer Besprechung zusammen.

Eine solche Nachbesprechung ist eine gute Idee, wenn Du dein Wellness-Event nachverfolgen möchtest
Denn deine hart arbeitende Crew verdient geradezu ein lobendes Klopfen auf den Rücken und eine prüfende Nachbesprechung.

Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Feedback auszulesen und Ereignisdaten zusammenzufassen:

  • Hast Du die Ziele erreichen können?
  • Waren die Gäste engagiert und aktiv?
  • Gab es Momente beim Event, welche die Eventbesucher nicht überzeugen konnten?

Die Perspektive des eigenen Teams ist hier besonders wichtig. Schienen die Gäste der Fitness-Elemente energetisiert zu sein? Konnten sie etwa bei meditativeren Übungen mit einem Gefühl der verbesserten Ruhe davongehen?

Teile darauf die gewonnenen Auswirkungen

Möchtest Du einen richtigen Follow-Up für deinen Wellness-Event machen? Lasse dazu das Team wissen, wo sie einen Unterschied gemacht haben.

Denn deine Event-Crew tut dies buchstäblich für die Gesundheit der Gäste! Stelle zuvor sicher, dass alle Daten über die Sensibilisierung oder andere Vorteile für das Wohlbefinden der Gäste geteilt werden. Der Austausch von Geschichten über zufriedene Eventbesucher kann eine große Motivation für das nächste Jahr sein.

Tipp: Die Nachbesprechung ist ein wichtiger Schritt. Erstelle daher einen Plan für ein Meeting und halte dich daran.

Alles auf Anfang

Beende dein Follow-Up über das Wellness-Event mit diesem letzten Schritt: Mache es noch einmal!

Nur dieses Mal verfügst Du über noch mehr Erfahrung. Teile uns bitte unten im Kommentarbereich deine eigenen Ergebnisse und Follow-Up Maßnahmen mit.

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Bleibe stets auf den Füßen: Das Follow-Up eines Sportevents erfassen

Die Sportler haben den Atem angehalten und die Massen sind bereits gegangen. Möglicherweise denkst du „nun ist es an der Zeit, die Fensterläden zu schließen und die Füße hochzulegen“, doch da irrst du dich.

Denn das Spiel ist für dich noch lange nicht vorbei.

Stattdessen ist es an der Zeit, noch einmal die Ärmel hochzukrempeln und die nächsten Schritte zu planen. Dies ist die Chance, um die Beziehung zu deinen Teilnehmern zu vertiefen, wertvolle Informationen zu erhalten und zukünftige Sportevents zu planen.

Befolge dafür diese fünf Schritte, um deine Follower zu echten Fans zu machen.

1. Danke sagen

Du hattest einen großartigen Event und nun sind einige Dankeschöns besonders angebracht.

An einem Sportevent sind viele Menschen beteiligt: die Sportler, Mitarbeiter, Sponsoren und Fans. Sich bei ihnen zu bedanken, kann eine der wichtigsten Handlungen sein, welche Du nach einem Event machen solltest. Denn es wird ein großer Schritt in Richtung Aufbau und Aufrechterhaltung der Beziehung sein.

Stelle zunächst sicher, dass Du dafür die sozialen Medien nutzen wirst. Spreche Deinen Dank sofort nach dem Event aus. Sende dafür einen Tweet, poste es auf Instagram sowie auf Facebook.

Du möchtest sicherlich auch etwas persönlicheres mitteilen. Sende einen Brief oder eine E-Mail, indem Du dich persönlich bei allen bedankst, sofern Du die Zeit und Ressourcen dazu hast.

Die Teilnehmer/innen

Dies sind die Personen, für denen das Event ausgerichtet wird. Sende ihnen daher ein großes Dankeschön für den Erfolg.

Hier sind einige Dinge, welche Du in deiner Nachricht an sie aufnehmen solltest:

  • Teile ihnen mit, was für eine unglaubliche Atmosphäre sie allesamt geschaffen haben.
  • Füge Bilder und Medien von den Ereignissen des Tages hinzu.
  • Gib ihnen ein paar Zahlen (denn Sportfans lieben geradezu Statistiken).
  • Lasse dich von zukünftigen Ereignissen begeistern (möglicherweise mit Rabatten).

Die Sportler

Völlig egal, ob es sich um Läufer, Fußballer oder Dartspieler handeln, denn sie alle sind der wahre Grund darin, warum die Sport-Interessenten überhaupt gekommen sind.

Dinge, die Du erwähnen solltest:

  • Vielen Dank für die hervorragende Leistung.
  • Teile ihnen die Anwesenheitszahlen mit.
  • Lasse ihnen wissen, dass Du die Hoffnung hegst, sie in zukünftige Ereignisse mit einzubeziehen.
Ein Follow-Up nach einem Sportevent: Vielen Dank an alle Beteiligten.
Vielen Dank an alle Beteiligten.

Die Sponsoren

Sie halfen Dir dabei, deinen Event zu organisieren, indem sie Dir jene Ressourcen zur Verfügung gestellt haben, um dich zu finanzieren.

Dinge, die Du erwähnen solltest:

  • Vielen Dank für das Engagement.
  • Sende ihnen sämtliche Teilnehmer- und Umsatzdaten, die Du zur Verfügung hast.
  • Lasse ihnen wissen, dass ihre Hilfe das Event erst ermöglicht hat.
  • Sage ihnen, dass Du die Hoffnung hast, in Zukunft wieder mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Das Personal und die Freiwilligen

Ohne diese Personen, hättest du dein Event nie ohne Probleme geschafft.

Dinge, die Du erwähnen solltest:

  • Vielen Dank für die harte Arbeit.
  • Lasse sie wissen, dass ihr Beitrag zu einem großartigen Event geführt hat.
  • Biete zudem an, ihnen eine schriftliche Empfehlung für das nächste Event zu geben.
  • Schlage auch vor, mit ihnen bei zukünftigen und möglichen Sportevents in Kontakt zu bleiben.

Tipp: Solltest Du befürchten, in deiner Danksagung zu allgemein zu klingen, dann sehe Dir diese kreativen Möglichkeiten an, um sich zu bedanken.

2. Mache nach dem Event eine Berichterstattung

Du hast während des Events im Sturm getweetet, doch dies sollte am Event-Ende nicht aufhören. Da es sich um ein Sportevent handelt, ist die Berichterstattung nach dem Ereignis sogar ein Muss.

Social Media ist für jedes Sportevent unglaublich wichtig, da es den Fans wirklich leicht gemacht wird, auf den Laufenden zu bleiben.

Du solltest daher die Medieninhalte gut vorbereitet und zur Verfügung haben sowie unmittelbar nach dem Event damit loszulegen. Denn die Fans möchten die besten Inhalte noch einmal erleben wollen.

Sofern Du sogar ein Video von diesem Erfolgsevent veröffentlichst, kann gar wochenlang über deinen Event gesprochen werden.

Fühle Dich frei mit der Berichterstattung nach dem Event kreativ zu werden:

Dies ist eine hervorragende Chance für Dich, zusätzliche Werbeaktionen durchsetzen zu können. Solltest Du Produkte oder Waren zur Verfügung haben, dann ist dies genau der richtige Zeitpunkt, um diese zu verkaufen. Die Fans werden weitaus aufgeschlossener dazu sein, solange sie vom Event noch weit entfernt sind.

Nutze diese Gelegenheit dazu, um die Spannung für das nächste Event zu steigern. Solltest Du bereits ein Spiel geplant haben, teile diesen bitte mit, über das wann und wo.

3. Feedback erfassen

Feedback wird für die Entwicklung und Planung zukünftiger Events von entscheidender Bedeutung sein.

Du möchtest Feedback von deinen Teilnehmern und den Sportlern erhalten. Denn diese beiden Perspektiven sind für das Wachstum Deines Events von entscheidender Bedeutung.

Diese grundlegenden Fragen solltest Du stellen:

  • Was war deren Meinung nach richtig am Event?
  • Fanden sie am Event gefallen?
  • Was könnte verbessert werden?
  • Was möchten die Zuschauer im zukünftigen Event sehen?

Du solltest zudem auch konkrete Fragen stellen. Denn auf diese Weise gelangst Du zum Kern der Dinge, welche Du wissen musst. Passen die Fragen an die Event-Teilnehmer und Sportler an.

Beispielfragen an die Teilnehmer:

  • Fanden sie gefallen am Ort des Events?
  • Wie war die Aussicht von Sitzplatz aus?

Beispielfragen, welche Du den Sportlern stellen solltest:

  • Wie waren die Umkleidekabinen?
  • Hattest du alles, um dein Bestes geben zu können?

Nutze diese Gelegenheit, um wertvollen Feedback zu den Dingen zu erhalten, die Dir wichtig sind. Dies hilft Dir bei der Entwicklung der zukünftigen Events.

Tipp: Lese unseren Leitfaden mit kostenlosen Tools zur Umfrage von Events, um darin wertvollen Feedback erhalten zu können.

4. Die Auswertung

Wenn alles gesagt und getan ist, dann ist es an der Zeit, sich zurückzulehnen und den Eventerfolg zu bewerten.

Bespreche dies offen mit dem Team. Denn auf diese Weise können potenzielle versteckte Probleme aufgedeckt und neue Ideen eingebracht werden.

Notiere, was erreicht werden wollte und was genau dabei die Ziele waren. Wie gut stapeln sich diese bis zum Endergebnis?

Wolltest Du tausend Tickets verkaufen? Nun, und wie viele hast Du verkauft?

Sofern Du nicht genug verkauft hast, kannst Du dir beispielsweise ansehen, was die Leute für verbesserungsbedürftig gehalten haben. Verwende diese Option, um einen Plan zur Verbesserung dieser Bereiche zu erstellen.

Das Follow-Up nach einem Sportevent: Bewerte, wie sich jeder gegeben hat.
Bewerte, wie sich jeder gegeben hat.

Möglicherweise hast Du mehr verkauft, als Du selbst erwartet hast. Das ist großartig! Schaue Dir nun die Dinge an, die sich die Event-Teilnehmer für die Zukunft wünschen. Erstelle darauf einen Plan, wie diese Ideen umgesetzt werden können.

Denke über einige logistische Probleme nach und darüber, was richtig und was falsch gelaufen ist. War der Ort des Events zweckmäßig? Überlege, wie diese beim nächsten Mal verbessert werden können.

Mit jedem Event lernst du etwas Neues. Dies ist genau die Zeit, um auf diesem Lernen aufzubauen.

Tipp: Sehe Dir unseren Leitfaden zur Bewertung deines Events an, damit sämtliche Grundlagen abgedeckt sind und die kleinen Details besser erfasst werden können.

5. Plane das nächste Event

Du hast Dein erstes erfolgreiches Event durchgeführt und bist ein wenig mehr erfahren darin. Nun ist es an der Zeit, alles über das Du gelernt hast, in die Tat umzusetzen.

Durch das wertvolle Feedback- und den Bewertungsprozess, hast Du alle vorhandenen oder potenziellen Probleme identifiziert. Mit all diesen neuen Erkenntnissen, kannst Du das nächste Event so gestalten, dass sie noch größer und besser wird.

Sie muss nicht perfekt sein, doch sollte der Perfektion ein Stückchen näher kommen.

Tipp: Schaue Dir diese Eventplanungs-Webseiten an, um für das nächste Event Unterstützung finden zu können.

Teile unbedingt Deine Fragen und Erfahrungen

Haben wir im Follow-Up-Prozess etwas verpasst? Dann hinterlasse uns unten ein Kommentar zurück.

Sofern Du über Erfahrung mit der Nachverfolgung eines Sportevents verfügst, dann teile uns dies bitte mit!

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So evaluierst du dein Eventteam: Ein 11-Schritte-Guide zu Team Perfomance-Metriken

Du brauchst das eine oder andere Paar Hände, das dir beim Organisieren eines erfolgreichen Events hilft. Es sei denn, du bist ein Oktopus. Ein gutes Eventteam ist für dich als Eventplaner von unschätzbarem Wert.

Aber woher weißt du, wie gut dein Team ist? Indem du einen Weg findest, seine Leistung zu bewerten, damit du auch weiß, was funktioniert und was nicht.

Lies weiter, um zu erfahren, wie du Erfolgskriterien für dein Event definierst und die Leistung deines Teams daran messen kannst.

1. Definiere die Kriterien für den Erfolg des Eventteams

Bevor du dein Team oder deine Veranstaltung insgesamt bewerten kannst, musst du die Erfolgskriterien definieren. Ansonsten hast du nichts, an dem du deine Leistung messen kannst.

Erfolgskriterien könnten sein:

  • Verkaufte Tickets
  • Gesammelte Geldmittel
  • Social-Media-Interaktionen
  • Feedback zum Event per Umfragen
  • Team-Bewertungsformulare

Unabhängig davon, für welche Kriterien du dich entscheidest, stell sicher, dass du sie auch verwendest, um eine klare Grundlinie zu erstellen. Auf diese Weise wissen sowohl du als auch dein Team, was erwartet wird.

Tipp: Lies in unserem Guide, wie du Events bewertest, um deine Kriterien zu ermitteln.

2. Verwende KPIs für dein Eventteam

Wenn du eine Großveranstaltung mit einem entsprechend großen Personal organisierst, solltest du KPIs (Key Performance Indicators) in Betracht ziehen, um deine Teammitglieder zu bewerten.

Team-KPIs können dir helfen…

  • Herauszufinden, wer am meisten (und am wenigsten) arbeitet
  • Zu verstehen, welche Aufgaben die Mitglieder als herausfordernd empfinden
  • Für Transparenz im Veranstaltungsteam zu sorgen
  • Die Gesamtproduktivität aller Mitglieder zu steigern

Einige Manager betrachten Teammitglieder-Metriken als Zeitverschwendung, andere schwören auf sie. Das hängt von deiner Herangehensweise an die Verwaltung deines Eventteams ab.

So evaluierst du dein Eventteam: Nutze KPIs, um Leistung zu quantifizieren.
Nutze KPIs, um Leistung zu quantifizieren.

Hier sind einige der Metriken, anhand derer du dein Eventteam bewerten kannst:

  • Anwesenheit(Mitglieder, die spät kommen; Mitglieder, die früh gehen; Krankmeldungen)
  • Hilfsbereitschaft(welche Mitglieder werden von anderen als am hilfreichsten angesehen)
  • Effizienz(wie schnell sind sie bei ihren Aufgaben)
  • Initiative(wie oft übernehmen Mitglieder die Verantwortung und bringen Ideen ein)
  • Qualität(wie gut führen Mitglieder ihre Aufgaben aus)

Denke bei der Bewertung der Leistung jedes Teammitglieds daran, nach positiven oder negativen Ausreißern Ausschau zu halten.

Positive Ausreißer zeigen an, dass das Teammitglied etwas Außergewöhnliches tut, von dem auch der Rest des Teams profitieren könnte.

Negative Ausreißer zeigen hingegen an, dass ein einzelnes Teammitglied Probleme hat. Im besten Fall verringert dies die Produktivität des Mitglieds. Im schlimmsten Fall wird dadurch das gesamte Team weniger effizient.

Tipp: Nutze diese Ressource, um die KPIs deines Eventteams zu ermitteln.

3. Notiere dir Beobachtungen während des Events

Du solltest beobachten, was während des Events passiert. Zweifellos wird es ein anstrengender Tag sein, daher kann es hilfreich sein, aufzuschreiben, was du siehst.

Sobald sich der Staub gelegt hat, kannst du deine Notizen überprüfen. Sie sind eine hervorragende qualitative Ergänzung zu den Zahlen, mit denen du den Erfolg des Events messen kannst.

4. Bitten Gäste am Tag des Events um Feedback

Du kannst deine Bewertungsdaten auch mit Feedback ergänzen. Es kann nicht schaden, Gäste zu fragen, ob sie sich von deinem Team betreut fühlen.

Du solltest Gäste dazu auffordern, dein Event online zu rezensieren und bemerkenswerte Teammitglieder beim Namen zu nennen, wenn sie positiv auffallen.

5. Bitte Gäste auch nach dem Event um Feedback

Eine Umfrage nach einem Event ist ein hervorragendes Instrument, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Du kannst sie nutzen, um herauszufinden, wie Gäste über den Veranstaltungsort, die Unterhaltung, das Essen und dein Team gefunden haben.

So evaluierst du dein Eventteam: Nutze Post-Event-Umfragen, um die Teamleistung zu messen.
Nutze Post-Event-Umfragen, um die Teamleistung zu messen.

In deiner Post-Event-Umfrage kannst du offene Fragen und Multiple-Choice-Fragen zur Leistung deines Teams nach dem Event stellen.

Tipp:Lies unseren Guide über kostenlose Tools für Event-Umfragen, mit denen du Feedback sammeln kannst.

6. Miss Online-Daten

Wenn dich dein Team bei E-Mail-Kampagnen und bei der Werbung auf Social Media unterstützt, kannst du anhand des Erfolgs dieser Initiativen die Leistung deines Teams messen.

Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Aufgabe hat, auf Follower in sozialen Medien zu antworten, kannst du die Anzahl der Antworten, die es an potenzielle Gäste geschrieben hat, zusammenzählen.

Tipp:Lies hier nach, welche Daten du brauchst, um den Erfolg deiner Online-Werbung zu messen.

7. Halte eine Nachbesprechung ab

Es empfiehlt sich, nach dem Event ein Nachbesprechungstreffen mit dem Eventteam abzuhalten. Dadurch bekommst du die Möglichkeit, die Ziele, die du für das Event gesetzt hast, erneut zu besprechen und zu überprüfen, ob du sie erreicht hast.

Darüber hinaus kannst du alle kritischen Herausforderungen als Gruppe besprechen. Nutze die Nachbesprechung, um mögliche Lösungen für die Schwierigkeiten zu finden, die es vor und während des Events gegeben hat.

Tipp:Hier erfährst du, wie du mit deinem Eventteam eine Nachbesprechung nach dem Event abhältst.

8. Sprich mit jedem Mitglied persönlich

Es ist nicht für jeden angenehm, vor einer ganzen Gruppe zu sprechen, insbesondere wenn es um persönliche Probleme oder Kritik an anderen Teammitgliedern geht.

So evaluierst du dein Eventteam: Sprich mit jedem Mitglied persönlich, wenn möglich.
Sprich mit jedem Mitglied persönlich, wenn möglich.

Wenn du ein kleineres Event organisierst, solltest du in Betracht ziehen, mit jedem Teammitglied einzeln zu sprechen. Das gibt dir mehr Einblick darin, wie sie das Event wahrgenommen haben.

Tipp:Nutze diese Beispielfragen, um dich für deine Leistungsüberprüfung inspirieren zu lassen.

9. Beurteilen dein eigenes Engagement

Als Veranstalter und Teammanager ist es entscheidend, dass du auch deine eigene Leistung bewertest. Du bist der Kapitän des Schiffes. Ohne dich wird es sinken.

Es gibt viele Möglichkeiten, als Manager zu scheitern, selbst wenn du nur die besten Absichten hattest.

Eine davon ist, sich in den Details zu verlieren, und dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Gleichzeitig könntest du auch so von deinen Teammitgliedern sein, dass du für sie nicht mehr erreichbar bist.

Nimm dir die Zeit, um über dein eigenes Engagement im Team nachzudenken. Und scheue nicht davor zurück, dein Team um Feedback zu deiner Performance als Manager zu bitten.

Tipp: Hier erfährst du, wie du dich selbst als Leader bewertest.

10. Berücksichtige externe Faktoren

Wenn du dein Eventteam bewertest, solltest du auch die Dinge einkalkulieren, die außerhalb der Kontrolle deines Teams liegen.

Du kannst messen, wie gut dein Team das Event online promotet hat, aber du kannst nicht messen, welchen Einfluss konkurrierende Events haben werden, die zur gleichen Zeit stattfinden.

Auf ähnliche Weise kannst du messen, wie gut dein Team deine Gäste bei einem Outdoor-Event bedienen; plötzliche Wetteränderungen, die ihren Job beeinflussen, kannst du aber nicht vorhersagen.

11. Analysiere alles

Sobald du dir die Zahlen angesehen, eine Nachbesprechung mit deinem Team abgehalten und Feedback von den Teilnehmern eingesammelt hast, ist es Zeit, alles zu analysieren.

Inzwischen solltest du die folgenden Methoden zur Evaluierung der Leistung deines Teams haben:

  • Erfolgskriterien für das Event
  • KPIs deines Eventteams
  • Persönliche Beobachtungen während des Events
  • Feedback der Teilnehmer vor Ort
  • Umfrageergebnisse nach dem Event
  • Online-Daten
  • Vorschläge aus der Teambesprechung
  • Input aus Interviews mit einzelnen Teammitgliedern
  • Feedback zu deiner Rolle als Eventmanager
  • Externe Faktoren, auf die du keinen Einfluss hast

Es liegt an dir, ob du bei der Bewertung der Leistung deines Teams qualitative oder quantitative Daten verwendest. Wenn du Zweifel hast, verwende eine Mischung aus beiden, um ein detaillierteres Ergebnis zu bekommen.

Plane das nächste Event

Nachdem du die Leistung deines Eventteams bewertet hast, ist es Zeit, das nächste Event zu planen. Hoffentlich bekommst du viele wertvolle neue Erkenntnisse, damit dein nächstes Event noch besser wird.

Viel Glück und zöger nicht, Vorschläge in den Kommentaren mit uns zu teilen!

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Feedback zum Essen: Was du nach einem Gastro-Event tun solltest

Die Teller sind sauber geleckt und deine Gäste haben dein Event zufrieden verlassen. Was jetzt noch getan werden muss, ist zu entscheiden, ob diese Instagram-Fotos Filter brauchen oder nicht.

Sehen wir uns an, was du nach einem Food-und-Drink-Event tun solltest.

Dieser Schritt-für-Schritt-Guide zeigt dir, wie du…

  • Das Event evaluierst
  • Dich bei allen bedankst
  • Um Feedback bittest
  • Einen Anreiz bietest, zurückzukommen
  • Dein Marketing überprüfst
  • Ticketverkäufe zählst
  • Dein Budget abschließt
  • Dich auf das nächste Event vorbereitest

Appetit auf mehr? Dann mal los.

1. Evaluiere das Event

Jetzt, da sich der Staub gelegt hat, ist es an der Zeit, sich anzusehen, wie gut das Event verlaufen ist. Beginne mit dem Gesamtbild und beurteile, ob irgendwelche Aspekte verbessert werden können.

Fragen, die du dir dabei stellen solltest:

  • Ist alles verlaufen wie geplant?
  • Wie gut hat das Catering-Unternehmen seine Arbeit erledigt?
  • Hat der Veranstaltungsort deinen Erwartungen entsprochen?
  • Würdest du in Betracht ziehen, mit den gleichen Partnern erneut zusammenzuarbeiten?

Sobald du die Antworten auf diese Fragen hast, hast du eine bessere Vorstellung davon, wie du das nächste Event verbessern kannst.

Tipp: Unser Guide zur Evaluierung von Events beschreibt, wie du deinen Erfolg misst.

2. Verschicke Dankesschreiben

Es ist immer gut, sich bei seinen Gästen für ihr Kommen zu bedanken. Ohne sie wärst du alleine in einem Raum voller köstlichem Essen gesessen.

(Was sich gar nicht mal so schlecht anhört.)

Verschicke einen Brief oder ein E-Mail, in dem du deinen Gästen dafür dankst, dass sie gekommen sind und für eine tolle Atmosphäre gesorgt haben. Füge ein leckeres Bild hinzu, das sie an das großartige Essen die tollen Getränke erinnert.

Du solltest auch den Leuten danken, die dir bei dem Event geholfen haben. Dazu gehört auch das Personal des Veranstaltungsortes und – was vielleicht am wichtigsten ist – das Cateringunternehmen, das die Speisen geliefert hat.

Wenn ein Teil deines Events von einem Lebensmittel- und Getränkeunternehmen gesponsert wurde, bedanke dich für die Unterstützung.

3. Bitte um Feedback

Die „Danke“-E-Mail ist nicht nur eine ausgezeichnete Möglichkeit, etwas Wertschätzung zu zeigen, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Feedback zu sammeln. Nicht nur von den Gästen selbst, sondern auch von der Location und dem Catering.

Du könntest den Gästen folgende Fragen stellen:

  • Wie haben Sie die Speisekarte gefunden?
  • Wurde das Essen schnell serviert?
  • Was war der beste Teil der Mahlzeit?
  • Würden Sie an künftigen Events wie diesem teilnehmen?
  • Welche Speisen würden Sie am nächsten Event gerne sehen?
Was du nach einem Gastro-Event tun solltest: Waren deine Gäste zufrieden?
Waren deine Gäste zufrieden?

Du kannst solche offenen Fragen stellen oder du kannst das Feedback quantifizieren, indem du Multiple-Choice-Fragen stellst. Letzteres ist eher für größere Gastro-Events geeignet.

Das Feedback, das du von der Location und dem Cateringunternehmen erhalten wirst, ist wahrscheinlich spezifischer. Offene Fragen sind hier besser, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Details bekommst.

Scheue nicht davor zurück, dem Cateringunternehmen Feedback zu geben. Es ist wichtig, gut zu kommunizieren, wenn du vorhast, mit ihnen in der Zukunft wieder zu arbeiten.

Tipp: Lies unseren Guide über kostenlose Umfrage-Tools für Events, um Feedback von deinen Gästen zu bekommen.

4. Biete einen Anreiz, wiederzukommen

Du hast den Gästen für ihr Kommen gedankt, was sehr nett von dir ist. Dann hast du sie gebeten, dir Feedback zu geben, wobei du sie um ihre Zeit gebeten hast.

Strukturiere dein E-Mail wie ein Sandwich.

Anstatt es mit einer Bitte zu beenden, solltest du einen Anreiz für sie bieten, zu interagieren. Es gibt keinen besseren Weg, dies zu tun, als einen Rabatt auf das nächste Event anzubieten.

Dadurch geben sie dir nicht nur gern Feedback. Es wird auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie am nächsten Event teilnehmen.

Tipp: In diesem Guide erfährst du, wie du deine Gäste zu Event-Advocates machst, indem du ihnen die richtigen Anreize bietest.

5. Sieh dir die Marketingdaten an

Sobald du Feedback von jenen Gästen erhalten hast, die anwesend waren, solltest du dir ansehen, wie gut du dein Gastro-Event promotet hast.

Dein Ticketing-System bietet dir einige Einblicke, erzählt dir aber nicht alles. Du solltest auch Antwortmails und Social-Media-Daten analysieren.

Eine Mailing-Plattform wie MailChimp sagt dir, wie viele Menschen…

  • Dein E-Mail geöffnet haben
  • Den Link angeklickt haben
  • Dir geantwortet haben
  • Sich von deiner Mailingliste abgemeldet haben

Auf ähnliche Weise geben dir Social-Media-Plattformen wie Instagram (das Zuhause der Foodies) Einblicke in Likes, Shares, Kommentare und so weiter.

Zu guter Letzt zeigt dir Google Alert, wie oft der Name deines Events von Medien erwähnt wurde.

Addiere alles zusammen und du hast ein ziemlich gutes Bild davon, wie gut du dein Event promotet hast. Jetzt stellt sich die Frage, ob diese Bemühungen in verkaufte Tickets umgesetzt wurden.

Tipp: In unserem Guide „Wie du dein Food-Event promotest„ solltest du alle Tools finden, die du brauchst.

6. Bilanziere den Ticketverkauf

War dein Event gut besucht? Oder blieben ein paar Tickets übrig? Wenn du eine Ticketing-Plattform für den Verkauf von Tickets genutzt hast, sind diese Nummern nur wenige Mausklicks entfernt.

Wenn deine Tickets nicht ausverkauft waren, dann solltest du ein paar Ideen sammeln, wie du das nächste Mal ausverkaufst. Vielleicht könntest du ein Ticket-Giveaway auf Social Media veranstalten, um mehr Aufregung zu erzeugen.

7. Räum dein Budget auf

Es ist Zeit, sich um die Zahlen zu kümmern. Wie viel Geld hast du mit Tickets verdient? Wie viel hast du für Speisen, Getränke, den Veranstaltungsort und dir Promotion ausgeben?

Wenn du rote Zahlen geschrieben hast, heißt das nicht unbedingt, dass du Geld für zu viele Dinge ausgegeben hast. Es könnte sich dabei nur ums Geldausgeben für verschiedene Dinge handeln.

Könntest du beispielsweise…

  • Ein billigeres Catering-Unternehmen finden?
  • Andere Zutaten verwenden (wenn du die Speisen selbst zubereitet hast)?
  • Einen besseren Deal mit dem Veranstaltungsort verhandeln?
  • Geld für Instagram-Anzeigen statt Printanzeigen ausgeben?
Was du nach einem Gastro-Event tun solltest: Könntest du das nächste Mal beim Catering sparen?
Könntest du das nächste Mal beim Catering sparen?

Eine weitere Überlegung, die du anstellen solltest, bevor du die Kosten senkst, ist, ob du mit zukünftigen Veranstaltungen zusätzliche Einnahmen erzielen kannst.

Könntest du beispielsweise…

  • Sponsoring von einem Lebensmittellieferanten sichern?
  • Merchandise verkaufen?
  • Optionale Extras anbieten, für die Gäste bezahlen müssen?

Tipp: Lies unseren Guide und erfahre, wie du dein Eventbudget wie ein Profi strukturierst.

8. Plane das nächste Gastro-Event

Nachdem alle Berechnungen und Feedback-Anfragen aus dem Weg geräumt sind, ist es an der Zeit, nach vorne zu blicken. Wie wird dein nächstes Food-und-Drink-Event?

Wenn du dich aufs Essen konzentrierst, sollte das nächste Event-Thema Japan sein? Oder wenn es ein Drinks-Event ist, könntest du ja Whiskey statt Wein probieren?

Hoffentlich hast du viele Fotos von Speisen und Getränken von dem Event gemacht, das gerade stattgefunden hat. Sie werden jetzt sehr praktisch für deine Online-Promotion sein.

Verwende die Bilder und Videos, um Social-Media-Posts zu erstellen, nicht nur für die Gäste, die anwesend waren, sondern auch für zukünftige Gäste.

Auf zur nächsten Gaumenfreude

Du bist nur so gut wie dein letztes Event, also ist es jetzt an der Zeit, wieder an das Reißbrett zurückzukehren.

Du solltest jetzt ein paar weitere Tools in deinem Toolkit haben, um das nächste noch köstlicher und Instagram-würdiger zu machen als das letzte.

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Stärke deine Beziehungen: Was du nach einem Privatevent tun solltest

Puh! Du hast dir den Allerwertesten abgerackert, um das Privatevent so gut wie nur möglich zu machen. Jetzt ist es Zeit, dass du dich zurücklehnst und…

Nö, eine Sache gibt es da noch. Eigentlich sind es sieben Dinge, die noch tun musst.

Lies weiter, um herauszufinden,…

    • Warum du dich bei jedem für ihre Kommen bedanken solltest
    • Wie du erfährst, ob dein Event ein Erfolg war
    • Welche Fragen du deinen Teilnehmern stellen solltest
    • Wie du Meetings für die Nachbereitung arrangierst
    • Wonach du in deinem Budget suchen solltest
    • Wie du das meiste aus den Erinnerungen von deinem Event machst
    • Wie du dich für das nächste private Event vorbereitest

Es ist der letzte Schritt der Reise. Setzen wir also einen Fuß vor den anderen.

1. Bedanke dich bei deinen Gästen fürs Kommen

Du solltest dich immer bei deinen Gästen für ihr Kommen bedanken. Private Events sind eher kleiner als öffentliche, was es einem vereinfacht, sich bei allen persönlich zu bedanken.

Schreibe deinen Gästen individuelle Nachrichten und kommentiere bestimmte Episoden des Events. Vielleicht hattest du ja eine gute Unterhaltung mit jemanden oder du hast Pläne für ein Treffen gemacht.

Wenn bei deinem Event VIP-Gäste wie Influencer dabei waren, ist es gut, wenn du dich bei ihnen persönlich bedankst. Vielleicht haben sie ja Interesse, an deinem nächsten Event teilzunehmen und es zu promoten.

Hat jemand dein Event gesponsert? Dann solltest du ihnen deine Dankbarkeit zeigen und ein paar Statistiken zu dem Event mit ihnen teilen.

Wenn dir ein Team bei der Organisation des Events geholfen hat, dann sorge dafür, dass es weiß, was für einen Unterschied ihre Arbeit gemacht hat.

Zu guter Letzt solltest du dich bei dem Veranstaltungsort bedanken, an dem dein Event stattgefunden hat. Wenn sie für Privatsphäre für dein Event gesorgt haben, hinterlasse ihnen positives Feedback.

2. Überprüfe, ob du deine Ziele für das Event erreicht hast

Wenn dein Privatevent eine Geburtstagsfeier, eine Hochzeit oder ein Firmenjubiläum war, dann war das Ziel vermutlich, dass jeder Spaß hatte.

Wenn dein aber Event eher geschäftlich war, dann solltest du überprüfen, ob du mit dem Event erreicht hast, was du erreichen wolltest.

War es beispielsweise das Schmieden bestimmter neuer Connections in deiner Branche? Hast du die Fusion deines Unternehmens mit einem anderen besprochen?

Manche dieser Ziele sind nicht vom Event allein abhängig, aber du kannst evaluieren, ob dir dein Privatevent mit dem Erreichen dieser Ziele geholfen hat oder nicht.

Waren sie vom Veranstaltungsort, Essen oder Service beeindruckt? War es ein guter Ort für ein Meeting? Oder gibt es etwas, das du nächstes Mal besser machen könntest?

Tipp: Lies hier mehr darüber, wie du nach einem Networking-Event richtig nachbereitest.

3. Sammle Feedback darüber, wie du dich geschlagen hast

Feedback ist wesentlich, wenn es darum geht, noch besser zu machen, was du tust. Selbst wenn deine private Veranstaltung eine informelle war, kann es nicht schaden, die Meinungen deiner Gäste zu sammeln.

Wenn du ein Familientreffen organisiert hast, frage jeden, was sie davon gehalten haben. Vielleicht haben sie ja ein paar nützliche Vorschläge oder wollen dir beim nächsten Treffen helfen.

Wenn dein Privatevent rein geschäftlich war, solltest du Teilnehmer dennoch um Feedback bitten. Dadurch wirkst du professioneller und dankbarer für ihre Meinung.

Bei größeren privaten Events kann ein quantitatives Umfragetool erforderlich werden. Sieh dir Seiten wie Google Forms oder Survey Planet an, um benutzerdefinierte Feedback-Fragebögen zu erstellen.

Tipp: Sieh dir unseren Guide zur Evaluierung von Events an.

4. Stärke deine Beziehungen

Hoffentlich hattest du Spaß an deinem Event und hast Kontakte geknüpft oder gepflegt. Vielleicht hast du ein paar neue Freunde gefunden und würdest sie nach dem Event gerne wiedersehen.

LinkedIn ist ein großartiger Ort für Geschäftsleute, um nach einem Networking-Event miteinander in Verbindung zu treten. Füge sie zu deinen Kontakten hinzu und schreibe ihnen eine Nachricht.

Was du nach einem Privatevent tun solltest: Triff dich mit neuen und alten Bekannten auf einen Kaffee.
Triff dich mit neuen und alten Bekannten auf einen Kaffee.

Facebook ist die beste Plattform, um Familienmitglieder zu kontaktieren, von denen du schon lange nichts mehr gehört hast. Schreibe ihnen eine Nachricht und besprich künftige Hochzeiten, Geburtstage oder Familientreffen.

Twitter und Instagram sind gute Plattformen, um mit Influencern, Redner oder prominenten Gästen in Kontakt zu bleiben, die vielleicht ebenfalls auf deinem Privatevent zu sehen waren.

Social Media ist gut, aber persönliche Treffen sind besser. Versuche, deine Beziehungen zu stärken, indem du informelle Treffen arrangierst.

5. Rote Zahlen, schwarze Zahlen

Nach dem Event solltest du dein Bankkonto überprüfen, um zu sehen, ob Panik angebracht ist oder nicht. Hast du das Budget überschritten? Oder hast du noch ein paar Pfennige für das nächste Event übrig?

Wenn du eine Ticketing-Software genutzt hast, kannst du dir ganz einfach anschauen, wie viele Tickets du verkauft hast (oder wie viele Menschen auf deine Einladung reagiert haben, wenn das Event kostenlos war).

Sobald du das Feedback all deiner Gäste vor dir hast, ist es auch einfacher zu beurteilen, ob es sich gelohnt hat, all das Geld für den Veranstaltungsort, das Essen, die Getränke und die Unterhaltung auszugeben.

Könntest du mehr aus deinem Budget für dein nächstes privates Event holen? Vielleicht wäre es besser, Getränke bezahlen zu lassen als eine kostenlose Bar anzubieten. Oder vielleicht solltest du ein paar Unternehmen ansprechen und versuchen, Sponsoring zu sichern?

Wenn du Sponsoring für dein Event bekommen hast, solltest du die Ergebnisse mit ihnen teilen. Sie sind möglicherweise daran interessiert, weitere Events zu sponsern, wenn dieses ein Erfolg war.

6. Bereite Menschen auf das nächste Privatevent vor

Mal angenommen, dass das Event ein Erfolg war, solltest du jeden darauf vorbereiten, dass es ein weiteres Mal stattfinden wird…und besser wird als zuvor.

Eine der Möglichkeiten, wie du Menschen dazu bringen kannst, an deinem nächsten Event teilzunehmen, ist, ihnen Rabatte fürs nächste Mal zu bieten.

Eine andere ist, sie zu einem Influencer zu machen. Private Events sind von Haus aus exklusiv. Wenn du einen deiner früheren Gäste einen Freund mitnehmen lässt, verleiht ihnen das VIP-Status.

Beide Ansätze eigenen sich gut dafür, deine Gäste zu deinen Event Advocates zu machen. Sie sind besonders nützlich für private Events, da hier deine Promotion etwas eingeschränkter ist.

7. Kreiere Social-Media-Content mit Highlights

Wenn du mit deinen Gästen tolle Erinnerungen gemacht hast, dann hast du sie hoffentlich mit einigen Bildern und Videos verewigt.

Abhängig von deiner Herangehensweise, wie du dein privates Event promotest, kannst du diese auf deinen Social-Media-Kanälen teilen. Du kannst sie auch individuell an Gäste weiterleiten.

Was du nach einem Privatevent tun solltest: Versende Event-Highlights an deine privaten Gruppenchats.
Versende Event-Highlights an deine privaten Gruppenchats.

Wenn du viel Videomaterial und viele Bilder hast, sorge dafür, dass du dir alle ansiehst, bevor du alles auf einmal hochlädst oder verschickst.

Erstelle ein Highlight-Video deines Events mit nur den besten oder denkwürdigsten Momenten des Tages. Auf diese Weise rückst du das Privatevent ins beste Licht.

Unterm Strich

Ein privates Event zu organisieren ist oft eine belehrende Erfahrung, selbst für erprobte Eventplaner.

Hoffentlich bist du nach deinem Event etwas weiser.

Wenn du das Ticketing deines nächsten Events vereinfachen willst, ziehe ein Ticketing-System in Erwägung. Du kannst dein Event privat und kostenlos machen, wenn du nicht vorhast, Tickets zu verkaufen.

Danke fürs Lesen und viel Glück bei deinem nächsten Event!

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Follow-ups nach Wohltätigkeitsveranstaltungen: 8 Ideen für die Spenderkultivierung

Du hast Spenden für eine Wohltätigkeitsorganisation gesammelt und ein tolles Event auf die Beine gestellt. Hoffentlich hatten deine Gäste Spaß und wissen jetzt mehr über deine gute Sache.

Die Feierlichkeiten mögen zwar vorbei sein, aber dein Job ist es nicht.

Wenn du nach deiner Wohltätigkeitsveranstaltung die richtige Nachbereitung durchführst, ist es im Wesentlichen wie eine Bonusrunde Spendensammeln für dich. Es ist Zeit, deine Eventteilnehmer in Spender zu verwandeln.

Folgendes erfährst du in diesem Guide:

  • Wie du deine Resultate analysierst
  • Wie du das Budget nachbereitest
  • Wie du Content aus dem Event-Video- und Bildmaterial erstellst
  • Wie du dich bei allen bedankst und deine Ergebnisse teilst
  • Wie du Feedback sammelst und eine Nachbesprechung mit deinem Team abhältst

Am Ende wirst du in der Lage sein, deine Gäste in Spender zu verwandeln.

1. Bereite dich auf das Follow-up vor

Das Follow-up nach dem Event sollte ein Teil deiner Eventplanung sein. Du kannst im Vorhinein schon ein Dankesschreiben verfassen und dann es dann nach dem Event versenden.

Tipp: Nutze eine Follow-up-E-Mail-Vorlage, um zu erfahren, wie deine Aussendung etwa aussehen sollte.

2. Sieh dir die Zahlen an

Bevor du deine Follow-up-E-Mails verschickst, solltest du dir die Zahlen genau ansehen. Hast du die Ziele erreicht, die du für das Event gesetzt hast?

Egal, ob es dein Ziel war, Bewusstsein zu schaffen oder Spenden zu sammeln — du solltest die Daten, die du gesammelt hast, analysieren.

Du kannst deinen Erfolg messen an…

  • Der Anzahl der verkauften Tickets
  • Der Anzahl der Teilnehmer (wenn es ein kostenloses Event war)
  • Wie oft dein Event auf Social Media und in der Presse erwähnt wurde
  • Wie viele Spender zu gewonnen hast
  • Wie viel Geld du insgesamt gesammelt hast

Jeder möchte wissen, wie viel sie zu einem guten Zweck beigetragen haben. Gib ihnen Zahlen und Fakten, damit sie ein Gefühl dafür bekommen, was für einen Unterschied sie gemacht haben.

Das wird sie anspornen, dich weiterhin zu unterstützen.

Tipp: Nutze diese Erfolgsparameter für Wohltätigkeitsveranstaltungen, um deine Performance im Auge zu behalten.

3. Bereite dein Budget nach

Sobald die Party vorbei ist, ist es Zeit, die Buchhaltung unter die Lupe zu nehmen. Wohltätigkeitsorganisationen stehen unter strenger Beobachtungen, wenn es um das Budget geht, da das Geld ja für einen guten Zweck gedacht ist.

Wenn es dir gelungen ist, dich an das Budget zu halten, sollte diese Aufgabe jedoch ziemlich unkompliziert sein.

Einige der Zahlen, die du zusammenrechnen musst, sind:

  • Die Anzahl der verkauften Tickets
  • Speisen und Getränke, die du verkauft hast
  • Merchandise- und Swag-Verkäufe
  • Sponsoring
  • Spenden, die getätigt wurden
Follow-up nach einer Wohltätigkeitsveranstaltung: Analysiere die Zahlen und teile deine Ergebnisse.
Analysiere die Zahlen und teile deine Ergebnisse.

Und dann ziehst du sämtliche Ausgaben ab, wie etwa:

  • Mietkosten für den Veranstaltungsort
  • Catering-Kosten
  • Gagen für Redner und Entertainer
  • Marketingkosten

Vergleiche die finalen Zahlen, um herauszufinden, ob du dein ursprüngliches Budget-Ziel erreicht hast oder nicht. Das kann bei der Budgetierung künftiger Wohltätigkeitsveranstaltungen hilfreich werden.

Darüber hinaus ist es eine gute Gelegenheit, potenziellen Spendern zu zeigen, dass du das Geld auf verantwortungsbewusste Art und Weise verwaltest.

Tipp: Nutze diesen Guide, um die Einnahmen und Ausgaben deiner Wohltätigkeitsveranstaltung zu berechnen.

4. Kreiere Content

Du hast für die Wohltätigkeitsveranstaltung, die du gerade organisiert hast, einen Fotografen engagiert…oder? Du solltest jetzt jede Menge Fotos und Videos auf deiner Festplatte haben.

Wenn du das Event gestreamt hast, sollte das Video auf deinen Social-Media-Profilen online sein. Du kannst aber noch kreativer werden.

Eines der besten Dinge, die du tun kannst, ist, das Material in ein Highlights-Video zu verwandeln. Du kannst Videomaterial mit einfachen Fotos und Fremdmaterial, das für die Wohltätigkeitsorganisation, die du unterstützt, relevant ist, kombinieren.

Du solltest auch Zitate von den Vortragenden auf Social Media hochladen, die an deinem Event aufgetreten sind. Das animiert sie dazu, deine Posts mit ihren Followern zu teilen, was mehr Reichweite für dich bedeutet.

Visueller Content ist besonders gut dafür geeignet, neue Spender für deinen Zweck zu gewinnen. Nicht jeder wird von Zahlen und Fakten umgehauen — manche bevorzugen greifbarere Resultate.

Tipp: Wenn du nicht weißt, die man Videos bearbeitet, suche online nach einem freiwilligen Videoeditor.

5. Bedanke dich bei allen für ihren Beitrag

Du solltest dich auf jeden Fall bei allen Beteiligten bedanken, mit deren Hilfe dein Event erfolgreich geworden ist. Das verleiht einen persönlichen Touch und erhöht die Chancen, dass Teilnehmer zu Spendern werden.

Sorge dafür, dass ein großes „Danke“ geht an:

  • Die Eventteilnehmer
  • Die Redner und Entertainer
  • Den Veranstaltungsort und die Zulieferer
  • Die Sponsoren und Spender
  • Das Eventteam

Du musst dabei nicht hunderte handgeschriebene Briefe versenden. Aber es ist gut, wenn du dich bei wichtigen Personen wie deinen Sponsoren persönlich bedankst.

Tipp: Sieh dir diese Danksagungen für Spenden- und Wohltätigkeitsaktionen an, um etwas Inspiration für deine E-Mails zu finden.

6. Teile deine Resultate (und erzähle eine Geschichte)

Jeder wird daran interessiert sein, was dein Wohltätigkeitsevent erreicht hat. Deine Follow-up-E-Mail sollte so viel relevante Information enthalten wie nur möglich.

Bombardiere Leute dabei nicht mit komplizierten Statistiken und Zahlen — biete jedoch einen Überblick. Zeige ihnen, was für einen Unterschied ihre Unterstützung gemacht hat.

Hier sind einige Resultate, die du nach dem Event teilen kannst:

  • Wie viel Geld gesammelt und wie viel Bewusstsein geschaffen wurde
  • Presseauszüge und Erwähnungen in den Medien
  • Social-Media-Engagement und Shares

Am wichtigsten ist, dass du hervorhebst, was all diese Resultate für die Sache, die du unterstützt, bedeuten. Was ist mit den zusätzlichen Finanzmitteln und der erhöhten Aufmerksamkeit möglich?

Erzähle eine Geschichte, die mit der Wohltätigkeitsorganisation zu tun hat, und wie die ganze Unterstützung dafür dabei geholfen hat. Nutze sie, um zu zeigen, was die zusätzlichen Spenden von den Spendern zukünftig ermöglichen werden.

Tipp: Lies mehr darüber, wie du den Erfolg einer Spendenaktion messen kannst, und inkludiere ein paar zusätzliche Ergebnisse.

7. Sammle Feedback von allen

Einer der wichtigsten Teile des Event-Follow-up ist Feedback. Jeder, der beteiligt war, wird dir wertvolle Einblicke liefern, die du für künftige Events nutzen kannst.

Um Feedback zu fragen hilft nicht nur dir. Gäste und Sponsoren fühlen sich dadurch als wesentlicher Bestandteil des Events geschätzt.

Du kannst Feedback-Fragebögen verschicken und Teilnehmer bitten, dein Event auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten. Du solltest aber auch ein Kommentarfeld einfügen, in dem sie dir detaillierteres Feedback geben können.

Follow-up nach einer Wohltätigkeitsveranstaltung: Sammle Feedback und verwerte es für künftige Events.
Sammle Feedback und verwerte es für künftige Events.

Wenn du genaueres Feedback möchtest, frage deine Teilnehmer…

  • Was ihnen an deinem Event besonders gefallen hat
  • Wie du dein nächstes Event verbessern könntest
  • Ob sie an ähnlichen Events interessiert wären
  • Ob sie es in Betracht ziehen würden, für die Wohltätigkeitsorganisation zu spenden

Tipp: Nutze eine Plattform wie SurveyMonkey, um deinen eigenen Feedback-Fragebogen zu erstellen.

8. Halte eine Nachbesprechung mit deinem Team ab

Der letzte Teil deines Event-Follow-up ist eine Nachbesprechung mit deinem Team. Du solltest jetzt schon ungefähr wissen, was gut funktioniert hat und was nicht.

Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt, an dem du fragst,…

  • Ob ihr das Ziel erreicht habt
  • Was gut geklappt hat
  • Was gar nicht geklappt hat
  • Wie ihr euch verbessern könnt

Jetzt ist es Zeit für eine tiefergehende Besprechung mit deinem Team. Nutze das Feedback! Versuche, bei deinem nächsten Event das Positive hervorzuheben und das Negative zu reduzieren.

Nutze die Gelegenheit, die Resultate des Events, das gerade stattfand, noch einmal hervorzuheben und zu besprechen. Versuche, damit für Aufregung unter deinem Team für das nächste Charity-Event zu generieren. Motiviere sie und sporn sie an!

Tipp: Lies diesen Guide und erfahre mehr, wie du eine ordentliche Nachbesprechung mit deinem Eventteam abhältst.

Zusammengefasst gesagt

Du hast jetzt richtig und erfolgreich nach deiner Wohltätigkeitsveranstaltung nachbereitet. Hoffentlich sind die Resultate davon glückliche Spender, Sponsoren und Teammitglieder.

Am wichtigsten ist aber, dass du einen wesentlichen Beitrag zu einer guten Sache geleistet hast. Und das Feedback, das du bekommen hast, sollte dir bei der Planung des nächsten Events helfen.

Apropos nächstes Event: Schmiede das Eisen, solange es heiß ist. Du hast Eventteilnehmern dabei geholfen, den ersten Schritt zu tätigen, Spender zu werden.

Beim nächsten Schritt liegt’s an dir!